Ajouter des fichiers sur les tâches

Vous avez désormais la possibilité d'ajouter des fichiers aussi bien au sein d’une tâche que dans la partie commentaires. 

Ajout de fichiers dans le corps d'une tâche

Dans un premier temps, l’ajout d’un fichier dans le corps d'une tâche est réalisable via le raccourci disponible sur l'onglet "Synthèse" ou depuis l'onglet "Fichiers".

 

 

Depuis l'onglet dédié, un fichier peut être ajouté de deux façons : 

 

- En le sélectionnant depuis votre ordinateur. 

- En renseignant l'URL du document. 

 

Une fois votre fichier ajouté, il viendra se classer automatiquement dans l’onglet « Fichiers (x) » comme ci-dessous (à noter que le numéro entre parenthèse "(x)" représente le nombre de total de fichiers insérés dans la tâche. Cela comptabilise à la fois les documents dans le corps de mails et les commentaires) :

 

 

Par défaut, le dernier document ajouté est affiché en haut de votre section. 

 

À noter :

1. Un nombre total de 10 fichiers (hors fichiers issus des commentaires) peut être ajouté à une tâche. 
2. Lorsqu'une tâche est dupliquée, les fichiers ne sont pas dupliqués.
   

Ajout de fichiers dans les commentaires

Une deuxième solution s'ouvre à vous concernant l'ajout de fichiers : via les commentaires.

Cette action est réalisable via les commentaires des tâches, accessibles depuis l'onglet "Commentaires" ou directement depuis l'onglet "Synthèse". Pour ce faire, il suffit de vous rendre dans une tâche déjà existante. Lors de l'ajout d'un commentaire, un nouveau bouton d'action apparaît avec le label suivant "Ajouter des fichiers".

Une fois le document ajouté, il sera représenté via une icône :

Vous avez la possibilité de supprimer votre document avant tout enregistrement avec la petite croix disponible à cet effet :

Aucune limite n'est fixée sur le nombre de fichiers issus des commentaires. En revanche, un même commentaire peut contenir jusqu'à six fichiers maximum.

Actions disponibles sur les fichiers

Pour chaque fichier ajouté dans l'onglet dédié, cinq actions peuvent être réalisées : 

1. Télécharger : vous avez la possibilité de télécharger votre document.
   
2. Renommer : l'ensemble des fichiers importés dans les tâches peuvent être renommés. Cette action n'apparaît que dans l'onglet "Fichiers" 
   

1. Prévisualiser (uniquement pour les formats compatibles)
   
2. Supprimer : tout document importé peut être facilement et définitivement supprimé.
3. Classer dans la GED : vos documents seront automatiquement ajoutés dans le module transverses "Documents".  
   

1. À noter :  partir du moment où un fichier est classé dans la GED, le stockage dans la GED et dans la tâche ont des comportements indépendants : si je renomme ou supprime le fichier dans la tâche, cela ne viendra ni renommer ni supprimer le fichier dans la GED et inversement.
   

Afficher les documents ajoutés sur tâches

Seuls les documents téléchargés dans le corps de la tâche seront par défaut visibles :

Afin d'afficher l'ensemble des fichiers provenant du corps d'une tâche et d'un commentaire, il vous suffit de sélectionner la checkboxe "Afficher les fichiers des commentaires" :

Via cette checkboxe, vous retrouverez l'ensemble des documents dédiée à cette tâche : 

Habilitations sur les fichiers ajoutés

Habilitations Fichiers ajoutés sur la tâche

1. Tous les utilisateurs ayant accès à la tâche sont habilités à prévisualiser / télécharger / consulter dans la GED.
2. Seul le demandeur et le responsable d'une tâche sont habilités à effectuer les actions suivantes : ajouter, supprimer, renommer les fichiers et les classer dans la GED.

Habilitations Fichiers issus des commentaires

1. L'ensemble des utilisateurs avec un accès à la tâche peuvent ajouter des fichiers dans les commentaires et réaliser les actions associées, hormis le classement dans la GED.

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