Configuration des préférences de communication par défaut de vos utilisateurs
Introduction
Avec les droits d'administrateur de la plateforme et les droits d'acheteur, vous pouvez définir, en fonction des abonnements attribués à vos utilisateurs, les types de communications qu'ils recevront au niveau :
- des tâches (récapitulatif quotidien ou hebdomadaire des tâches suivies),
- de la plateforme Abraxio (mails de newsletters, webinaires, release note),
- des rappels d'échéances de contrats sur les Fournisseurs.
Section Tâches
Dans cette section, vous pourrez définir les abonnements quotidiens et hebdomadaires par défaut des utilisateurs selon leur rôle sur une tâche (demandeur, responsable, observateur) :
Ces préférences s'appliqueront par défaut à la création des nouveaux utilisateurs. Les utilisateurs peuvent ensuite les modifier.
Trois types de mails peuvent être envoyés par semaine aux utilisateurs associés aux tâches :
- Mail de notification d'affectation de tâche (temps réel)
- Mail récapitulatif des tâches modifiées ou clôturées (quotidien)
- Mail récapitulatif des tâches en retard, à traiter, à planifier, traitées récemment, abandonnées récemment (hebdomadaire)
Notification d'information des tâches modifiées ou clôturées
Cette notification quotidienne est séparée en deux parties :
- Les tâches clôturées
- Les tâches modifiées. Dans la rubrique "tâches modifiées", l'ensemble des champs modifiés sont renseignés ainsi que les utilisateurs à l'origine des modifications.
À noter :
- Un utilisateur qui décide de recevoir les mails quotidiens en tant que responsable, demandeur et observateur, ne recevra qu'un mail récapitulatif avec l'ensemble des modifications réalisées par des tierces personnes, quel que soit son rôle sur chacune des tâches. En revanche, si un utilisateur s'est abonné au mail hebdomadaire du lundi et au mail quotidien, ces deux mails restent séparés.
- Le mail sur les tâches affectées, envoyé en temps réel, reste indépendant et n'est fusionné avec aucun mail
- Le mail quotidien est envoyé uniquement les jours ouvrés (WE exclus). Les modifications effectuées entre le vendredi matin et le dimanche soir sont donc transmises dans le mail du lundi
Section Plateforme Abraxio
Dans cette section, vous pourrez définir les préférences de communication de la plateforme Abraxio par défaut pour tous vos utilisateurs en fonction de leur abonnement :
Ces préférences s'appliqueront par défaut à la création des nouveaux utilisateurs. Les utilisateurs peuvent ensuite les modifier.
Par défaut, seuls les utilisateurs disposant d'un abonnement Manager ou Chef de projets ont accès à toutes les communications.
Les administrateurs reçoivent obligatoirement les communications Produit.
Section Fournisseurs
Par défaut, le "Superviseur de contrats" (définit dans l'onglet Administration > Configuration > Fournisseurs) reçoit tous les rappels d'échéances de contrats dans le mail hebdomadaire "Récapitulatif de vos échéances contrats à traiter".
Ce paramètre permet de retirer le superviseur de contrats en tant que destinataire de tous les rappels d'échéances.
Si le paramètre est désactivé, le superviseur ne recevra que les rappels des échéances où :
- il est responsable du contrat ;
- ou il a été ajouté en tant que destinataire des rappels d'échéance.
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