Section Organisation

1. TVA par défaut : renseigner le taux de TVA le plus fréquemment utilisé (20% en métropole, 8,5% dans les DOM). Cette valeur sera positionnée par défaut à la saisie de montants dans Abraxio et vous pourrez la surcharger ponctuellement pour gérer les exceptions.
   
2. TVA immobilisable : si une ligne budgétaire ou une facture est définie comme étant à immobiliser, ce paramètre indique si la TVA doit également être immobilisée.
   
1. Ce paramètre impacte uniquement le calcul des indicateurs OPEX et CAPEX ainsi que la vue P&L.
   
2. Généralement, les sociétés du secteur privé n'immobilisent pas la TVA alors que les collectivités immobilisent la TVA, mais beaucoup d'exceptions existent.
   
3. En cas de doute, contactez votre direction financière.
   

Section Budgets

1. Affichage des coûts : "HT", "TTC" ou "HT et TTC"
   
1. Choisir "HT" si vous pilotez votre budget exclusivement en HT. C'est le cas le plus général pour les entreprises du secteur privé. Dans ce cas, la saisie des montants sera également en HT.
   
2. Choisir "TTC" si vous pilotez votre budget exclusivement en TTC. C'est généralement le cas des collectivités et des entreprises non assujetties à la TVA comme dans le secteur de l'assurance. Dans ce cas, la saisie des montants sera également en TTC.
   
3. Choisir "HT et TTC" si vous souhaitez pilotez en HT et TTC. Dans ce cas, vous devez préciser :
   
1. l'affichage par défaut qui sera pris en compte dans les écrans Abraxio : HT ou TTC.
   
2. le mode de saisie souhaité : HT ou TTC.
   

Si vous choisissez le mode "HT et TTC", vous aurez à gérer explicitement la TVA pour basculer de l'un à l'autre. Si vous n'avez pas un besoin fort, optez pour un affichage exclusif en HT ou en TTC afin de simplifier votre gestion.

1. Immobilisations : indiquez si vous souhaitez gérer les immobilisations dans votre budget.
   
1. Si vous sélectionnez Oui, renseignez les valeurs par défaut à positionner quand vous définissez une ligne budgétaire ou une facture comme étant à immobiliser; si nécessaire, vous pourrez surcharger ces valeurs sur chacune de vos lignes budgétaires et factures :
   
1. Durée par défaut : durée de l'immobilisation en nombre de mois
   
2. Taux d'immobilisation : part à immobiliser

1. Lissage : si vous activez cette option, Abraxio propose deux modes de lissage :
   
1. Cashout : vous lissez vos dépenses en vue "cashout" pour refléter vos engagements, et ce même si la facturation se fait en une fois. Si cette option est utilisée, vous pourrez lisser les factures pour que le consommé soit aligné avec votre budget.
   
Par exemple : Vous avez un abonnement annuel de 1200€ facturé le premier mois, Vous mettez au budget "cashout" 100€ par mois pendant 12 mois. Quand vous recevez la facture, vous pouvez lisser le consommé selon la même répartition. La répartition peut être à cheval sur plusieurs exercices.
2. P&L : cette option correspond à l'activation de l'option "CCA" qui était disponible auparavant. Vous lissez uniquement votre budget en vue P&L, cette option correspond aux charges constatées d'avance. Votre vue cashout reste alors strictement orientée "coûts décaissés".
   
Par exemple : Vous avez un abonnement annuel de 1200€ facturé le premier mois, Vous mettez 1200€ au budget "cashout" le premier mois et vous paramétrez en vue P&L un lissage sur 12 mois (soit 100€ par mois). Quand vous recevez la facture, celle-ci est comptabilisée pour 1200 € sur le premier mois (Début de période de la facture).

Type de charge	Vue Budget (Cashout)	Vue P&L
OPEX (budget non immobilisé)	Oui	Oui Si CCA, part impactant l'exercice
CAPEX (budget immobilisé)	Oui	Non
Dotations aux amortissements	Non	Oui

Pour activer les indicateurs OPEX et CAPEX, vous devez activer les immobilisations.

Les écrans d'Abraxio s'adaptent automatiquement en fonction de votre paramétrage. Activez uniquement ce dont vous avez besoin pour simplifier les écrans et votre gestion.

Sélecteur de ligne budget

Le sélecteur s'adapte à cette configuration pour présenter les champs paramétrés  :

Section Exercice courant

1. Il définit l'exercice sélectionné par défaut à l'arrivée sur des écrans nécessitant la sélection d'un exercice budgétaire.
2. Sur le portail Abraxio et les tableaux des différents modules, il définit l'exercice budgétaire sur lequel les KPI financières sont présentées.
   
3. Dans le module portefeuilles qui permet de travailler sur des projets pluriannuels, il définit l'exercice pour lequel les caractéristiques des lignes budgétaires doivent être affichées. Cet aspect est une fonctionnalité avancée d'Abraxio et qui sauf cas très spécifique vous sera totalement transparente. Pour l'illustrer par un exemple sur un projet allant de 2020 à 2021 : en 2020, vous aviez défini un axe analytique correspondant à l'organisation de votre entreprise 2020. En 2021, cette organisation change. Dans le module Finance qui fonctionne par exercice, si vous consultez votre projet sur l'exercice 2020, vous retrouverez bien l'organisation de 2020, et sur l'exercice 2021, votre nouvelle organisation 2021. Dans le module portefeuilles, vous avez une vue globale du projet sur 2020-2021. L'exercice courant va donc permettre de définir par quel exercice vous visualisez les caractéristiques des lignes budgétaires.
   

Section Consommé

1. Valorisation des temps des prestataires en € : cette option concerne vos prestataires externes définis en tant que collaborateurs dont vous suivez l'imputation des temps avec les feuilles de temps Abraxio ou l'import en masse de temps : 
   
1. Cochez Oui  si vous souhaitez valoriser les temps passés en € avec le TJM défini au niveau du collaborateur, 
   
2. Cochez Non si vous préférez que ce soit la saisie ou l'import de factures qui valorisent le coût de la prestation.
   

Si l'option Valorisation des temps des prestataires en € est activée : il est important de ne pas enregistrer les factures en complément des saisies de temps pour ne pas comptabiliser 2 fois le coût de la prestation.

1. Numéro de facture obligatoire : cette option vous permet de rendre obligatoire le champs numéro de facture dans le masque de saisie d'une facture. L'activation de cette option facilitera la recherche de facture ou encore le rapprochement avec un outil comptable.
   
2. Renommage automatique des factures : cette option active le renommage automatique des documents factures lorsque vous les associez à des objets factures. Le document est alors renommé avec le nom du fournisseur, la date et le montant ce qui facilite la recherche et la consultation de la GED Abraxio. Cette option est particulièrement intéressante si vous choisissez d'importer dans Abraxio les documents factures pour saisir le consommé.
   
3. Mise à jour automatique des TJM sur les temps : cette option permet de mettre à jour automatiquement les temps lors de modifications rétroactives (dans le passé) du TJM d'un collaborateur.

Section Devises

Cette section va permettre d'activer la saisie de facture en devise étrangère et la création de devises étrangères dans Abraxio afin de saisir des factures dans une autre devise que la devise principale de votre environnement.

En activant la saisie de facture en devise étrangère, l'option de modification du taux à la saisie apparait ainsi que l'ajout de devise.

1. La modification du taux à la saisie à Oui permet aux collaborateurs de renseigner un taux de change personnalisé à la saisie de la facture et dans les fichiers d'import. La facture utilisera ce taux de change et ne sera jamais altérée par une modification du taux de change "par défaut".
   
   
2. Le menu déroulant d'ajout de devise vous permet de trouver parmi une liste de devises, normées ISO 4217.
   

Une fois votre devise sélectionnée, une sous-section apparait : 

Devises ajoutées

Ce menu va venir référencer vos différentes devises avec un taux de change et une date de début, au mois prêt, à partir de laquelle celui-ci est effectif et historisé. Ce taux est valable pour une durée illimitée, jusqu'à ce qu'une nouvelle valeur de taux soit saisie à une date ultérieure.

Cliquez sur "Ajouter une ligne" vous permet d'ajouter un nouveau taux de change, avec une nouvelle date de début, permettant de mettre à jour votre taux de change tout en gardant en mémoire le précédent.

En bas de page, il vous est possible de supprimer la devise ou la désactiver afin de la garder en mémoire et la réactiver à tout moment.

Informations complémentaires :

1. Un taux de change avec une date de début située dans un exercice clos n'est pas modifiable.
   
2. Ajouter ou modifier une valeur de taux de change va venir recalculer les factures impactées par ces changements.
   
3. Vous pouvez renseigner jusqu'à 8 décimales sur les taux de change.