Fonctionnement des budgets dans abraxio
Définitions
- Un budget de direction (budget de la DSI par exemple) est piloté par exercice budgétaire (2022, 2023, etc.). Le budget sera donc instancié sur différents exercices successifs (DSI 2022, DSI 2023, etc.). Il est composé de projets et d'activités.
- Un projet se caractérise par sa finalité de construction ou d’évolution du SI ou de l’organisation (Build) et sa temporalité bornée dans le temps (un début et une fin).
- Une activité concerne tout ce qui n'est pas projet et en particulier le Run, c'est à dire le fonctionnement récurrent du SI et de la DSI que l'on va reconduire d'année en année. Eventuellement, on pourra créer des activités de Build pour regrouper un ensemble de petits projets, et des activités Transverses pour centraliser les coûts de management et de gouvernance SI. Une activité sera donc pilotée par exercice budgétaire et par défaut reconduite d’année en année.
Principes de fonctionnement
Vos Projets et Activités traversent le temps
Votre budget de direction définit une vue de l’ensemble sur un exercice
Accès aux budgets : module Portefeuilles vs module Finance
Les budgets sont accessibles depuis les modules Finance et Portefeuilles mais avec un prisme différent :
Structure d'un budget
C'est donc la ligne budgétaire qui porte tout le détail du budget et de son engagé. Les sous-budgets regroupent ces lignes et définissent les habilitations.
Les budgets de direction et les projets/activités sont des vues qui définissent un scope (un ensemble de lignes budgétaires ) et une temporalité (période d'observation).
Toute imputation (commande, temps passé, facture) est affectée à une ligne budgétaire.
Bénéfices de ces principes budgétaires
Une vue pour chacun :
- Un DSI observera son budget par exercice via le module Finance.
- Un chef de projet travaillera le budget complet de son projet du début à la fin de celui-ci. Le découpage par exercice se fera automatiquement et le budget de direction sera mis à jour en temps réel.
Préparation d’un nouvel exercice accélérée :
- En créant le budget de direction pour un nouvel exercice, abraxio prolongera automatiquement tous les budgets Run et intégrera tous les budgets des projets engagés impactant ce nouvel exercice. Environ 70% du budget de direction est donc pré-alimenté automatiquement !
Cut-off automatique :
- Si un projet se décale dans le temps ou est à cheval sur plusieurs exercices, abraxio recalcule en temps réel l’impact par exercice sans aucun effort ! Ce dispositif est particulièrement intéressant pour gérer efficacement les périodes de fin d’exercice/nouvel exercice, ou pour mesurer l’impact du décalage d’un projet lié à un retard ou à la nécessité de réduire le budget sur l’exercice.
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