Gestion des arrêtés / archives et comparaison
Introduction - différence entre Arrêté, Archive
Les arrêtés permettent de faire une photo de votre budget à un instant T. Les informations copiées ne sont pas modifiables. Les arrêtés sont utilisables dans les rapports financiers. Ils sont généralement utilisés en début ("Budget initial)", révision ("Arrêté 04"; "Arrêté 09"...) et clôture d'exercice ("Atterrissage"). Ils sont très souvent liés aux différentes étapes de révision budgétaire pour cranter les prévisions/révisions établies/validées...
Les archives sont identiques aux arrêtés, sauf qu'elles ne viennent pas perturber vos rapports financiers. Elles vous permettent de créer une référence et sont utiles avant de réaliser certaines opérations de masse (mise à jour importante ou prolongation budgétaire par exemple).
Gestion des arrêtés / archives
Créer un arrêté ou une archive à partir du budget courant
Pour créer un arrêté ou une archive :
- Entrez sur l'exercice concerné
- Cliquez en haut à droite sur le menu
- Cliquez sur "Créer un arrêté" ou "Créer une archive"
Dans la fenêtre de création de l'arrêté/archive :
- Complétez ou modifiez le nom
- Modifiez la date en cas de besoin
- Ajoutez une description si vous le souhaitez
Créer un arrêté à partir d'une simulation
Si vous avez besoin de travailler un arrêté avec plusieurs services, il est possible de créer un arrêté à partir d'une archive de Simulation.
Les 4 étapes sont les suivantes :
1- Dans le module Finance, créez une simulation à partir de votre budget courant
2- Travaillez votre budget d'arrêté dans la simulation en toute sécurité, sans perturbation extérieure
3- Dans le module Finance, depuis votre simulation, créez une archive de cette simulation lorsque votre arrêté est prêt
4- Depuis l'archive réalisée, copiez cette archive de simulation en tant qu'arrêté du budget courant :
Pré-requis : la période de l’archive doit correspondre exactement à la période de l'exercice budgétaire
Dans l'audit des archives et des arrêtés, retrouvez facilement à partir de quelle source ces données ont été créées :
A noter : Ce processus n'intègre pas le budget collaborateur - il n'est pour le moment pas applicable aux organisations ayant un budget Collaborateurs activé.
Visualiser le contenu d'un arrêté ou d'une archive
Ouvrir un arrêté ou une archive
(1) Depuis le module Finance
(2) Onglet Synthèse
(3) Cliquez sur le chevron pour afficher les différentes arrêtés et archives
(4) Cliquez sur l'arrêté ou l'archive à consulter
Ouvrir le détail d'un arrêté ou une archive
(1) Une fois l'arrêté ou l'archive affiché (1) , vous visualisez la Vue globale.
(2) Vous pouvez afficher la Vue détaillée depuis le menu budget ou en cliquant sur Ouvrir :
Supprimer un arrêté ou une archive
- Visualisez l'arrêté ou l'archive concerné(e)
- Cliquez sur le menu
- Cliquez sur Supprimer
Transformer une archive en arrêté
- Visualisez l'archive concerné(e)
- Editer la fiche de l'archive en cliquant sur le nom de l'archive ou en cliquant sur Editer dans le menu
- Modifier le type Archive en Arrêté et renommer éventuellement l'archive/arrêté
- Enregistrer
Exporter vers Excel un arrêté ou une archive
- Visualisez l'arrêté ou l'archive concerné
- Cliquez sur le menu
- Cliquez sur Exporter vers Excel
Comparaison
Activer la comparaison du budget
Pour comparer votre budget avec un arrêté ou une archive :
- Affichez votre budget annuel - Vue détaillée (Ouvrir toutes les lignes budgétaires)
- Cliquez sur "Comparer" et sélectionner la version à comparer :
Une fois l'arrêté ou l'archive choisi, de nouvelles colonnes apparaissent pour comparer votre budget courant à votre photo.
Les colonnes de comparaison s'ajoutent alors au tableau (en JxH ou en budget selon la vue choisie) :
Vous pouvez ainsi comparer votre budget courant avec une "photo", ligne à ligne, par regroupement de lignes ou au global.
Désactiver la comparaison du budget
Pour Désactiver la comparaison :
- Cliquez sur Comparer
- Cliquez sur Désactiver
Les colonnes de comparaison n'apparaissent plus dans le tableau.
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