Configuration des rapports

Configuration des rapports


Retrouvez également notre tutoriel Utilisateur dédié aux rapports financiers dans Abraxio.

Accès à la configuration des rapports

Pour créer/modifier/supprimer des rapports, vous devez vous rendre dans l'espace de design des rapports :
  1. depuis le menu principal : Admin/Rapports
          
  1. depuis le menu Rapports/Configurer dans les écrans du module Finance

  1. depuis un rapport, en cliquant sur "Modifier", vous pouvez configurer le rapport 

Les grandes étapes de création d'un rapport

  1. Etape 1 : Créer un rapport
    1. Cliquer sur le bouton
    2. Dans la popup de création :
      1. Renseigner le nom du rapport
      2. Définir l'état (celui-ci est par défaut positionné à "En préparation")
        1. Etat "En préparation" : le rapport est en préparation et n'est pas visible depuis le module Finance
        2. Etat "Publié" : le rapport est finalisé et est visible depuis le module Finance
      3. Définir le "Groupe" : il s'agit du dossier dans lequel le rapport sera rangé
      
  1. Etape 2 : Organiser le rapport
    1. Ajouter une ou plusieurs lignes de composants pour organiser la page en cliquant sur
  1. Etape 3 : Créer des composants
    1. Ajouter des composants en cliquant sur "Ajouter un composant"
    2. Choisir le type d'indicateur
    3. Renseigner la définition du composant
    4. Configurer les données à restituer
    5. Ajouter des filtres
    6. Trier les données
    7. Pour les graphiques, choisir le type de graphique
    8. Prévisualiser en temps réel le résultat
    1. Répéter cette étape pour chaque composant
  1. Etape 4 : Enregistrer votre rapport
    1. Cliquer sur le bouton "Enregistrer"
  2. Etape 5 : Publier le rapport
    1. Pour rendre accessible le rapport à l'ensemble des utilisateurs habilités depuis le module Finance, cliquer sur le crayon dans la barre de titre et passer l'état à "Publié"

Gestion des rapports

Tableau de bord

Depuis le menu Admin/Rapports, vous arrivez sur le tableau de bord des rapports. Celui-ci présente la liste des rapports disponibles dans la liste de gauche et le tableau.

Cliquer sur un rapport pour l'ouvrir.
Seuls les rapports à l'état "Publié" sont visibles depuis le module Finance.

Gestion

Duplication

Pour créer un nouveau rapport, vous pouvez également dupliquer un rapport existant.
  1. Ouvrir le rapport à dupliquer
  2. Dans le menu avancé de la barre de titre, choisir "Dupliquer"
      
  1. Renseigner le nom du rapport
  2. Définir l'état

Suppression

Pour supprimer un rapport :
  1. Ouvrir le rapport à supprimer
  2. Dans le menu avancé de la barre de titre, choisir "Supprimer"


Edition

Pour modifier le nom du rapport ou son état, cliquer sur le crayon en dessous du nom du rapport dans la barre de titre : 

Publication

Pour publier ou dépublier un rapport, cliquer sur le crayon sur la zone associée à l'état du rapport.

Modifier l'état du rapport :
  1. Etat "En préparation" : le rapport est en préparation et n'est pas visible depuis le module Finance
  2. Etat "Publié" : le rapport est finalisé et est visible depuis le module Finance

Rapports par défaut d'Abraxio

Abraxio propose des rapports par défaut non modifiables afin d'illustrer les fonctionnalités d'Abraxio et proposer immédiatement des premiers KPI.
Si vous ne souhaitez pas qu'ils soient visibles depuis le module Finance, vous pouvez les passer à l'état "En préparation".
Vous pouvez créer vos propres rapports en dupliquant les rapports Abraxio.

Organisation

Barre d'entête

La barre d'entête est composée de 3 sections :

  1. Contexte de visualisation (à gauche)
    1. Sélection de l'exercice budgétaire à visualiser
    2. Choix HT ou TTC (disponible si vous avez activé le mode HT et TTC dans votre configuration du module Finance)
  2. Mode de visualisation (au centre)
    1. Visualiser : affiche votre rapport tel qu'il sera dans le module Finance
    2. Modifier : passe le rapport en édition pour en modifier son contenu
  3. Opérations (à droite)
    1. Ajouter une ligne : ajoute une ligne de composants dans votre rapport
    2. Enregistrer : enregistre les modifications apportées au rapport
    3. Annuler : annule les modifications en cours et revient à l'état initial

Ligne de filtres

Ces filtres transverses s'appliquent à tous les composants de votre rapport.
Vous pouvez définir jusqu'à 3 filtres parmi tous les qualifiants de vos budgets.

Lignes de composants

Votre rapport est structuré en lignes de composants, chaque ligne pouvant contenir 1 à 5 composants.
Pour ajouter une ligne, cliquer sur le bouton "+ Ajouter une ligne" dans la barre d'entête. Une popup s'ouvre :
  1. Renseigner le nom de la ligne. Celle-ci n'est pas obligatoire et sera affichée sur le rapport.
  2. Renseigner le nombre de composants à afficher la ligne. 
  3. Choisir la hauteur de ligne
Le choix du nombre de composants et de la hauteur de ligne est très dépendant du type de composant et de contenu que vous souhaitez ajouter à votre rapport.


En haut à droite de chaque ligne, vous trouverez des boutons d'actions :
  1.   déplacement de la ligne par drag & drop
  2.  édition de la ligne pour modifier son nom ou sa hauteur
  3.   suppression de la ligne

Gestion des composants

Création

Dans chaque cellule qui compose votre rapport, si le composant est vide, vous êtes invité à ajouter un composant en cliquant sur "+ Ajouter un composant".

Une popup d'initialisation de votre composant s'ouvre. Choisissez le type d'indicateur à restituer :
  1. Chiffre clé : présentation d'un chiffre unique. Par exemple : budget total, nombre de lignes budgétaire, etc.
  2. Tableau croisé dynamique.
  3. Graphique : camembert, barres verticales, barres horizontales, etc.
  4. Tableau évolution : cet indicateur vous permet de voir l'évolution de votre budget à travers ses différentes exercices et arrêtés budgétaires.
La suite du processus de création est décrite dans la section suivante.

Edition

Etape Définition

Cette étape est commune à tous les types de composants :

  1. Nom : renseigner le nom du composant. Celui-ci sera affiché dans la cellule.
  2. Jeu de données : dans la version actuelle abraxio, le jeu de données est celui de votre budget. D'autres jeux de données seront disponibles ultérieurement.
  3. Unité des montants : si des montants sont présentés, choisir entre € ou k€. Tous les montants seront arrondis à l'unité.
  4. Précision des pourcentage : si des pourcentage sont présentés, choisir le nombre de chiffres après la virgule.
  5. Description : cette zone est facultative. Elle permet d'expliquer le KPI et sera affichée en info-bulle à la restitution.
Cliquer sur "Etape suivante" pour configurer votre composant.

Etape Configuration - Principes généraux

Cette étape vous permet de définir les données à restituer ainsi que leur mise en forme.
Les écrans présentés seront différents selon le type d'indicateur présenté dans votre composant.
De manière générales, à gauche, vous disposez d'une barre utilitaire et à droite d'une zone de prévisualisation.
  1. Barre utilitaire. En fonction du type d'indicateur, les onglets suivants peuvent être présentés :
    1. Données : choix des données à restituer
    2. Filtres : application de filtres sur des données
    3. Visualisation : choix du type de graphique et paramètres d'affichage
  2. Zone de prévisualisation. Les fonctions disponibles sont dépendantes du type d'indicateur :
    1. Switch entre la visualisation des données ou du graphique
    2. Tri des colonnes

Etape Configuration "Chiffre clé"

  1. Onglet Données : Choisir la donnée à sommer et restituer.
  2. Onglet Filtres : Appliquer des filtres

Etape Configuration "Tableau croisé dynamique"

  1. Onglet Données :
    1. Choisir les données à afficher en ligne
    2. Choisir les données à afficher en colonne
    3. Choisir les valeurs
  2. Onglet Filtres :
    1. Appliquer des filtres
  3. Onglet Visualisation :
    1. Choisir le niveau ouvert par défaut sur les rapports (par défaut tous les niveaux sont ouverts)
  4. Dans la zone de prévisualisation, vous pouvez ensuite trier le tableau en cliquant sur les entêtes de colonnes

Etape Configuration "Graphique"

  1. Onglet Données :
    1. Choisir les données à afficher en ligne
    2. Choisir les données à afficher en colonne
    3. Choisir les valeurs
  2. Onglet Filtres :
    1. Appliquer des filtres
  3. Onglet Visualisation :
    1. Choisir le type de graphique
    2. Affichage de la légende : si activé, choix de la position
    3. Affichage des valeurs dans le graphique (à noter : toutes les valeurs seront toujours accessibles en survol sur une zone de graphique)
  4. Dans la zone de prévisualisation :
    1. Accès aux données sous-jacentes en cliquant sur le bouton "Données"
    2. Application d'un tri en cliquant sur les entêtes de colonnes
En fonction du type de graphique retenu, les lignes, colonnes, valeurs sélectionnées auront un comportement différent. 
Par exemple, sur un graphique de type "Camembert" :
  1. Une seule ligne peut être prise en compte au maximum et aucune colonne
  2. Si aucune ligne n'est définie, plusieurs valeurs peuvent être définies et dans ce cas elles sont cumulées
  3. Si une ligne est définie, seule la 1ere valeur est prise en compte

Etape Configuration "Tableau évolution"

Il s'agit d'un tableau qui vous permet d'analyser l'évolution de vos indicateurs budgétaires.
Vous pouvez donc sélectionner des données dans votre budget courant (votre prévisionnel), dans des arrêtés et/ou dans des exercices précédents.
A noter : ces éléments sont définis de manière "relative" (exercice N pour année en cours, N-1 pour année précédente, etc. et non 2021, 2020).
Ainsi dans le module Finance, quand vous ouvrirez votre rapport dans le contexte de votre budget 2021, exercice N sera 2021. Si vous ouvrez votre budget 2020, exercice N sera 2020.
  1. Onglet Données :
    1. Choisir les données à afficher en ligne :
      1. Vous pouvez choisir jusqu'à 3 niveaux de regroupement parmi la liste de tous les qualifiants de vos lignes budgétaires
      2. Vous pouvez également personnaliser le libellé qui sera affiché en entête de colonne
    2. Choisir les colonnes à présenter : cliquer sur "Ajouter une colonne"

      1. Valeur 1 : valeur à présenter dans la colonne
      2. Opérateur : permet de définir une opération à réaliser sur la colonne
        1. Valeur : aucune opération ne sera réalisée. La colonne affichée sera Valeur 1
        2. Ecart : Valeur 1 - Valeur 2
        3. % : Valeur 1 / Valeur 2
        4. % écart : (Valeur 1 - Valeur 2) / Valeur 2 (évolution en %)
      3. Valeur 2 : si une opération est sélectionnée, elle sera réalisée par rapport à cette valeur 2
      4. Libellé : défini le libellé à afficher dans l'entête de colonne
      5. Actions :
        1. Ordre d'affichage : les colonnes seront présentées dans l'ordre défini dans ce tableau. Vous pouvez utiliser les fonctions "monter" et "descendre" pour modifier l'ordre d'affichage des colonnes. Toutefois, abraxio regroupera automatiquement les colonnes par exercice et par arrêté.
        2. Suppression de la colonne
    1. Cliquer sur "Appliquer" pour prévisualiser vos modifications
  1. Onglet Filtres :
    1. Appliquer des filtres
  1. Onglet Visualisation :
    1. Choisir le niveau ouvert par défaut sur les rapports (par défaut tous les niveaux sont ouverts)

Opérations

En haut à droite de chaque composant, vous trouverez des boutons d'actions :

  1.   déplacement du composant dans une autre cellule par drag & drop
  2.  édition du composant pour modifier son contenu
  3.   suppression du composant

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