Epingler un sous budget dans le module Finance
Lorsque vous créez manuellement des Projets ou des Activités depuis le module Portefeuilles, c'est-à-dire sans utiliser l'import en masse de Projets et Activités :
- Cette Activité ou Projet sera visible dans le module Portefeuilles
- Un sous-budget du même nom sera créé automatiquement par Abraxio dans le module Finance MAIS il n'apparaitra pas nécessairement
- Ce sous-budget ne sera pas visible dans le module Finance si :
- Aucune ligne budgétaire n'a été créé dans ce nouveau sous-budget (c'est-à-dire si aucun budget en € ou JxH n'est renseigné dans le sous-budget)
- OU si vous n'avez pas épinglé manuellement le sous-budget dans le module Finance
Si vous souhaitez épingler un sous-budget dans le module Finance, vous pouvez choisir d'utiliser l'une des 3 méthodes suivantes :
1) Épingler manuellement vos sous-budgets dans le module Finance
Avant d'épingler le sous-budget, vous devez créer un Projet ou une Activité dans le module Portefeuille.
Vous pouvez ensuite aller dans le module Finance, et cliquer sur l'exercice budgétaire concerné. Le tableau affiche vos sous-budgets de Projets et d'Activités (ceux contenant des lignes budgétaires ou qui ont été épinglés).
1.1. Pour épingler un sous-budget, cliquer sur : Ajouter un sous-budget
1.2. En fonction de si votre sous-budget concerne un Projet ou une activité, cochez la case correspondante.
1.3. Dans l'exemple ci-dessous pour un projet, on sélectionne dans le menu déroulant le projet que l'on a créé (ici Projet TEST) :
1.4. Abraxio va ensuite automatiquement vous proposer de sélectionner le sous-budget "Projet TEST". En cliquant sur Ajouter, votre sous-budget va automatiquement être épinglé dans le tableau des sous-budgets et apparaître dans votre budget depuis la Finance.
2) Épingler un sous-budget en renseignant des lignes budget au niveau du module Portefeuille
Avant d'épingler le sous-budget, vous devez créer un Projet ou une Activité dans le module Portefeuilles.
Toujours dans le module Portefeuilles, cliquez sur votre Projet ou Activité, et aller dans l'onglet Gestion :
Pour épingler le sous-budget du même nom que votre Projet / Activité, vous allez renseigner du budget à ce Projet / Activité : soit du budget € (ex : matériels, licences, etc), soit du budget JxH (collaborateurs internes ou externes).
Méthode 1 : Renseigner du budget €
Cliquez sur Budget, puis renseignez une ligne budgétaire (vous n'avez pas nécessairement besoin de mettre un montant sur cette ligne) et Enregistrer.
Vérifiez ensuite dans le module Finance que le sous-budget de votre Projet / Activité est épinglé (dans l'exercice budgétaire en cours).
Méthode 2 : Renseigner du budget JxH
Cliquez sur Plan de charges, puis ajoutez une ligne budget et imputez du temps sur cette ligne et enregistrez.
Une fois la ligne budgétaire enregistrée, vous pouvez vérifier dans le module Finance que le sous-budget de votre Projet / Activité a bien été épinglé (dans l'exercice budgétaire en cours).
3) Épingler un sous-budget automatiquement via l'import de Projets / Activités
Dans le module Portefeuilles, vous pouvez importer des Projets et Activités en masse via le menu contextuel (cf article Imports en masse)
Après avoir importé votre fichier d'import de Projets et Activités, Abraxio vous demande à l'étape 4 "Importation" (cf capture d'écran ci-dessous), si vous souhaitez afficher dans la vue Finance les sous-budgets de projets créés : autrement dit, si vous souhaitez épingler les sous-budgets.
En cochant "Oui", Abraxio vous propose de sélectionner le ou les exercices budgétaires sur lesquels vous souhaitez voir épinglés les Projets et Activités créés. Seuls les exercices budgétaires avec un état "Actif" ou "En préparation" sont sélectionnables.
Après finalisation de l'import, vous pouvez aller dans le module Finance et vérifier que vos sous-budgets de Projets et Activités sont apparus :
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