Imports en masse

Imports en masse

Introduction

Abraxio dispose de fonctionnalités d'import en masse pour les données suivantes :
  1. Imports des données de "Référentiel" (utilisés principalement lors de l'initialisation de la plateforme)
    1. Fournisseurs
    2. Interlocuteurs de vos fournisseurs
    3. Contrats de vos fournisseurs
    4. Échéances de contrats de vos fournisseurs
    5. Projets et activités
    6. Budgets (lignes budgétaires)
    7. Utilisateurs
  2. Imports récurrents
    1. Commande (Import en masse de commandes et Gestion des API)​
    2. Factures (Import en masse des factures et temps passés (abraxio.com))
    3. Temps internes et externes (Import en masse des factures et temps passés (abraxio.com))
Ces fonctionnalités d'import vous permettront de gagner du temps lors de l'initialisation de votre plateforme si vous avez un volume de données important et que vous disposez de fichiers de données relativement bien structurés.

Principes

Les fonctionnalités d'imports fonctionnent selon les principes suivants :
  1. Certains imports sont réalisés en général une seule fois pour initialiser le référentiel de données (Fournisseurs, Utilisateurs, Projets et activités, ...) et peuvent éventuellement être complétés par quelques imports pour enrichir les données créées.
  2. D'autres imports sont réalisés de manière récurrente (factures, temps passés).
  3. Pour les imports de données de "Référentiel" : les imports fonctionnent en création/enrichissement : vous pouvez donc réaliser des imports successifs, lors du "ré-import" de données existantes.
  1. Pour ces imports "Référentiels", seuls les champs vides seront mis à jour.
  2. Pour les imports récurrents (factures et temps passés) il n'est pas utile de mettre à jour les champs (suppression puis réimport).
  1. Les formats d'imports sont nourris par la configuration de votre plateforme : par exemple, si vous créez des axes analytiques, ceux-ci seront pris en compte dans les formats d'import téléchargés depuis Abraxio
    1. Exemple : fichier d'import fournisseur avant et après personnalisation de l'environnement, le format d'import est adapté ainsi que les listes de choix dans le fichier.
Format d'import initial livré avec la configuration Abraxio par défaut 


Format d'import après personnalisation des axes analytiques sur les fournisseurs :


Remarques : on ne peut pas importer les axes analytiques mais on peut facilement les compléter depuis la page de configuration "Listes de valeurs" en copiant collant les valeurs depuis un fichier existant

Accès aux formats d'import

Les formats d'import sont accessibles soit depuis :
  1. le Tableau de bord Abraxio : cliquez sur  (1) puis Importer (2)


  1. les modules concernés :

Après avoir cliqué sur le menu "Importer" ou "Importer des ....", sélectionnez le type de données que vous souhaitez importer et cliquez sur "Etape suivante" :



En fonction des imports, deux options sont disponibles :
  1. Télécharger le modèle d'import : cela vous permet de télécharger le fichier modèle d'import Abraxio


  1. Pour les commandes, factures et les temps, une autre option est disponible : cela vous permet de réaliser les imports à partir de votre fichier (exporté depuis votre ERP ou autre) en téléchargeant votre fichier puis en réalisant un mapping de données

Formats de fichiers acceptés

Deux types de fichiers sont acceptés :
  1. Fichiers CSV :
  1. Extension .csv
  1. Séparateur de champs : virgule "," ou point-virgule ";"
  1. Date : JJ/MM/AAAA  ou AAAA/MM/JJ, JJ-MM-AAAA ou AAAA-MM-JJ, JJ.MM.AAAA ou AAAA.MM.JJ
  1. Fichiers Excel :
  1. Extension .xlsx, .xlsm
  1. Prise en compte de l'onglet nommé "Données", à défaut prise en compte du 1er onglet

Description des modèles d'import

Les fichiers d'import sont constitués de 3 onglets :
  1. Instructions : présente le mode d'emploi du fichier et le dictionnaire de données (liste des colonnes du fichier avec leur groupe, nom, type, format et leur caractère obligatoire ou non)
  2. Données : template des données à saisir avec les listes de choix et formats paramétrés
  3. Références : liste de choix issue de la plateforme Abraxio, prenant en compte les listes personnalisées (axes analytiques) de votre environnement.

Stratégie d'import de données

Sur la base de votre environnement Abraxio, deux stratégies sont possibles pour réaliser les imports de données :
  1. Stratégie 1 - Import à partir de la configuration par défaut de la plateforme :
    1. Il est possible d'extraire les formats d'import depuis une plateforme vierge et de réaliser les imports à partir de ces fichiers. Dans ce cas les formats d'import hériteront de la configuration par défaut proposée.
    2. Vous pourrez ensuite personnaliser votre environnement puis compléter les champs par des imports de type "enrichissement" après avoir ré-extrait les modèles d'import personnalisés.
  2. Stratégie 2 - Import à partir d'une configuration personnalisée :
    1. Dans un premier temps, vous pouvez télécharger les modèles d'import pour comprendre le format requis et la liste des données que vous pouvez importer.
    2. Ensuite, nous vous conseillons de commencer à créer quelques objets dans votre environnement et de créer / mettre à jour les axes analytiques correspondant à votre contexte.
    3. Une fois ces axes analytiques créés et mis à jour, vous pourrez télécharger à nouveau les modèles d'import, ils bénéficieront des modifications que vous avez effectuées sur les axes analytiques  (listes de valeurs et axes analytiques).
    4. Vous pourrez ainsi réaliser les imports en intégrant directement les éléments de personnalisation de votre plateforme.

Ordre d'import des données - Prérequis et dépendances des imports 

Certains imports fonctionnent de manière indépendante, d'autres nécessitent certains prérequis avant de pouvoir les réaliser.
Les dépendances et prérequis des imports sont décrits ci-dessous selon la légende suivante : 

  1. Import des fournisseurs et des interlocuteurs :


Il n'y a pas de prérequis avant l'import des fournisseurs.
Si vous le souhaitez, vous pouvez personnaliser 3 axes analytiques.
Pour les interlocuteurs de vos fournisseurs, le fournisseur auquel ils sont rattachés doit être préalablement créé.

A l'import des fournisseurs, la colonne Identifiant est disponible pour mettre à jour un fournisseur existant.
La recherche d'un fournisseur existant pour déclencher une fusion se fera par ordre de priorité sur : Identifiant/ Référence externe / Nom

  1. Import des utilisateurs


Il n'y a pas de prérequis avant l'import des utilisateurs.
Si vous souhaitez activez la gestion des collaborateurs dans le module Management (Gestion des collaborateurs (abraxio.com)) et importer les informations relatives à vos collaborateurs, vous pouvez au préalable :
- créer les équipes managées dans le module Management,
- créer / importer vos fournisseurs afin de définir un fournisseur pour les utilisateurs correspondant à des collaborateurs de type "Prestataire externe",
- mettre à jour les profils vous permettant de qualifier votre collaborateur avec un profil métier propre à votre organisation.
  1. Lors d'un l'import d'un collaborateur de catégorie Prestataire externe, le fournisseur du prestataire est obligatoire.
  2. Si le fournisseur n'est pas renseigné, Abraxio importe l'utilisateur en tant que "profil interne"
  1. Import des contrats et des échéances de contrat :


Deux prérequis sont nécessaires avant import des contrats :
- Avoir créé le fournisseur auquel le contrat est rattaché
- Avoir créé l'utilisateurs qui sera défini comme étant le Gestionnaire du contrat (à créer manuellement ou par import) --> Cet utilisateur est par défaut l'administrateur de la plateforme Abraxio. 
Si vous le souhaitez, vous pouvez définir 2 axes analytiques sur les contrats dans la plateforme.
De la même façon, les échéances étant rattachées à un contrat, elles ne peuvent être importées que si le contrat a été créé au préalable.
  1. Import des projets et activités


Il n'y a pas de prérequis nécessaire à l'import des projets et activités.
Si vous le souhaitez, vous pouvez au préalable :
- Créer/Importer les utilisateurs afin de renseigner les Responsables de projet et Sponsors sur les projets (si le champ n'est pas renseigné, il sera vide à l'import)
- Créer les Portefeuilles adaptés à votre organisation : si vous avez un volume de projets/activités important et que vous souhaitez créer des portefeuilles spécifiques, il est préférable de les créer avant l'import, cela vous permettra de renseigner ce champ directement et évitera de devoir le modifier sur chaque projet après import
- Créer et/ou mettre à jour des axes analytiques Projets adaptés à votre contexte afin de reprendre les valeurs directement depuis le fichier d'import.

Par défaut, si vous ne créez pas de portefeuille, les projets et activités seront rangés dans les portefeuilles par défaut d'Abraxio.
Pour, les activités, il est possible de préciser le type de sous-budget à créer (RUN ou BUILD).  Il n'est pas obligatoire. Dans le cas où il n'est pas renseigné, par défaut le type de sous-budget de l'activité sera RUN. Pour les projets, le type de sous-budget sera obligatoirement BUILD, quelque soit la valeur saisie dans le fichier.

- Mettre à jour des axes analytiques projets : comme pour les portefeuilles, si vous souhaitez personnaliser les axes analytiques, il est préférable de le faire avant import, vous pourrez ainsi renseigner les axes dans le fichier d'import et éviter de revenir sur chaque Projet/Activité manuellement.

  1. Import des budgets


Trois prérequis sont indispensables avant import des lignes budgétaires :
- la création des Projets et Activités (et de manière induite des sous-budgets associés)
- la création de l'exercice budgétaire cible pour l'import et le passage de cet exercice à l'état "En préparation" ou "Actif "
- la présence des sous-budgets dans le module Finance : si les sous-budgets n'ont pas été créés via le module Finance mais par la création des Projets/Activités depuis le module Portefeuille, il est nécessaire d'"épingler" ceux-ci dans le module Finance afin de les voir apparaitre dans la liste sous-budget dans l'écran Vue Globale. Pour cela, vous pouvez cliquer sur  et aller sélectionner les sous-budgets existants afin de les épingler dans l'exercice budgétaire.

Si vous le souhaitez, vous pouvez :
- Créer et/ou mettre à jour des axes analytiques Finance adaptés à votre contexte afin de reprendre les valeurs directement depuis le fichier d'import (Réf Comptable, Service Métier, ...)
- Créer vos fournisseurs afin de pouvoir les renseigner sur chaque ligne budgétaire à l'import.
  1. Import des commandes


Deux prérequis sont nécessaires avant import des factures :
- la création du fournisseur
- la création de l'exercice budgétaire cible pour l'import et le passage de cet exercice à l'état "En préparation"  ou "Actif "

L'import en masse des commandes est détaillé dans l'article Import en masse des commandes.
  1. Import des factures


Deux prérequis sont nécessaires avant import des factures :
- la création du fournisseur
- la création de l'exercice budgétaire cible pour l'import et le passage de cet exercice à l'état "Actif " ou "En clôture"

Si vous le souhaitez, vous pouvez :
- définir les axes analytiques Finance afin de qualifier les factures sur les mêmes axes
- créer les projets et activités afin de renseigner leurs libellés sur les lignes de factures importées
- créer des utilisateurs pour affecter les factures à un gestionnaire.
L'import des factures est possible sans présence de ligne budgétaire mais celles-ci ne pourront pas être imputées sur le budget.
L'import en masse des factures est détaillé dans l'article Import en masse des factures et temps passés (abraxio.com).
  1. Import des temps passés


Deux prérequis sont nécessaires avant import des temps passés :
- la création du fournisseur
- la création du collaborateur managé auxquels sont affectés les temps passés.

Si vous le souhaitez, vous pouvez :
- définir les axes analytiques Finance afin de qualifier les temps passés sur les mêmes axes
- créer les projets et activités afin de saisir leurs libellés sur les temps importés
L'import des temps est possible sans présence de ligne budgétaire mais ceux-ci ne pourront pas être imputés sur le budget.
L'import en masse des temps passés est détaillé dans l'article Import en masse des factures et temps passés (abraxio.com).

Démarche budgétaire

Si vous souhaitez démarrer par la gestion de votre budget :
  1. Importez vos Fournisseurs (et éventuellement Interlocuteurs, Contrats, Échéances)
  2. Créez votre Exercice budgétaire dans le module Finance et complétez les paramètres du module Finance
  3. Passez votre exercice budgétaire cible pour l'import à l'état "En préparation"
  4. Importez vos projets et activités et épinglez vos sous-budgets dans le module Finance OU créez directement vos sous-budgets dans le module Finance
  5. Créer / Mettez à jour vos axes analytiques Finance en créant quelques données manuellement
  6. Exportez le modèle d'import budget et complétez-le
  7. Importez votre Budget
  8. Passez votre Budget à l'état "Actif" 
  9. Importez le consommé : Factures (temps , € ), Temps passés

Démarche Portefeuilles Projets

Si vous souhaitez démarrer par la gestion de votre portefeuille de Projets :
  1. Créez vos portefeuilles
  2. Créez / Mettez à jour les axes analytiques Projets & Activités
  3. Créez votre exercice budgétaire
  4. Importez les utilisateurs destinés à être Responsables de projets ou Sponsors
  5. Téléchargez le format d'import Projets & Activités et renseignez le template
  6. Importez vos Projets et Activités

Mise en œuvre des imports de données

Etape 1 : Télécharger le modèle d'import
Etape 2 : Prendre connaissance du format du fichier et du dictionnaire de données pour comprendre le format requis et la liste des données que vous pouvez importer
    1. Identifier les informations obligatoires / facultatives
    2. Identifier les différents types de listes : données référencées dans Abraxio (Portefeuille, Projets/Activités, ...), listes de valeurs Abraxio non modifiables (Etat, Type de sous-budget, Catégorie de dépenses, etc ...), les listes de valeurs équivalentes à des axes analytiques (les listes de valeurs sont modifiables et la plupart des axes sont paramétrables)
Etape 3 : Si nécessaire, mettre à jour dans Abraxio les "Liste" par création de données ou configuration des axes analytiques.
Etape 4 : Télécharger à nouveau le modèle d'import : il sera mis à jour avec les listes créées.
Etape 5 : Renseigner le modèle d'import.
Etape 6 : Tester l'import d'1 ou 2 lignes (afin de pouvoir les supprimer facilement en cas de besoin).
Etape 7 : Vérifier que le résultat de l'import est conforme à l'attendu.
Etape 8 : Si c'est le cas, procéder à l'import de l'ensemble des données une fois le fichier complété, sinon réaliser les modifications nécessaires, après avoir supprimé les données de test importées.

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