Principes de fonctionnement

1. En amont, génération d'un fichier excel ou csv contenant les informations de factures ou de temps internes
   
2. Import du fichier dans Abraxio
   
1. Sélection du fichier et chargement
   
2. Configuration de l'import : association des colonnes du fichier avec les données Abraxio (mémorisée pour les imports suivants)
   
3. Vérification du contenu du fichier et alimentation du lot à traiter dans Abraxio
   
3. Rapprochement avec votre budget
   
1. Traitement en masse des factures rapprochées automatiquement de vos lignes budgétaires
   
2. Traitement unitaire des factures/temps internes résiduels
   

A l'issue de l'étape 2, vous avez créé un lot de factures ou temps internes à traiter. Votre budget n'est pas encore imputé.

L'objectif de l'étape 3 est alors de définir les lignes budgétaires à imputer.

Le taux d'automatisation dépend directement de la capacité à retrouver automatiquement les lignes budgétaires à imputer . Pour réaliser cette opération, abraxio recherche les corrélations entre lignes budgétaires et factures/temps internes à intégrer sur leurs données qualifiantes : Fournisseur, Numéro de commande, Libellé facture/Temps internes, Code/libellé projet, Catégorie, Nature d'achat, Référence comptable, Axes analytiques personnalisés, etc. Il est donc primordial d'avoir des données suffisamment qualifiées à la fois dans le fichier de factures/Temps internes et dans le budget pour obtenir un bon résultat. L'augmentation de ce taux d'automatisation est donc un processus itératif d'enrichissement des données.

Accès aux fonctions d'import en masse

Import du fichier source

1. Depuis le Tableau de bord, menu "..." de la barre de titre
   

      

1. Depuis tous les écrans du module Finance, menu "..." de la barre de titre

Traitement en masse

1. Depuis votre budget de direction, menu Consommé/Intégration en masse :
   

      

Import du fichier source

1. Sélectionner le type d'import à réaliser : Vos factures ou Vos temps internes
   
2. Sélectionner l'exercice à imputer
   

      

      

1. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner votre fichier à importer. Celui-ci peut être au format xlsx ou csv.
   
2. Si vous n'avez pas de fichier prêt à l'emploi, vous pouvez télécharger le modèle Abraxio. Celui-ci vous permettra de voir les données qu'il est possible d'injecter dans Abraxio pour développer un export spécifique depuis un outil tiers ou de l'alimenter par des manipulations sous Excel.

Formats de fichiers acceptés :

1. Fichiers CSV :
   
1. Extension .csv
   
2. Séparateur de champs : virgule "," ou point-virgule ";"
   
3. Date : JJ/MM/AAAA  ou AAAA/MM/JJ, JJ-MM-AAAA ou AAAA-MM-JJ, JJ.MM.AAAA ou AAAA.MM.JJ
   
2. Fichiers Excel :
   
1. Extension .xlsx, .xlsm
   
2. Prise en compte de l'onglet nommé "Données", à défaut prise en compte du 1er onglet
   

1. Cette étape permet d'établir la correspondance entre les colonnes du fichier d'import et les données gérées par Abraxio.
   
2. Par défaut cette correspondance se base sur les libellés des colonnes. Abraxio mémorise les correspondances que vous réalisez, ainsi au prochain import avec un fichier similaire, la configuration sera automatiquement proposée.
   
3. Pour un import performant, il faut certes renseigner la correspondance pour les données obligatoires (numéro de facture, date de facture, etc.) mais également renseigner un maximum de colonnes qui vont aider à la recherche automatique des lignes budgétaires à imputer (fournisseur, référence comptable, numéro de commande, code projet, axes analytiques, etc.)
   
4. Une fois renseigné, cocher la case "Enregistrer cette configuration" pour mémoriser cette correspondance pour le prochain import.
   

      

1. Vert : les données d'une ligne sont reconnues.
   
2. Orange : une ou plusieurs données d'une ligne ne sont pas reconnues mais cela n'est pas bloquant pour poursuivre l'intégration. Vous pouvez visualiser le détail du problème en survolant la cellule concernée.
   
3. Rouge : une donnée requise n'est pas reconnue. La ligne ne sera pas importée. Un bouton "Télécharger les rejets" apparait et vous permet de récupérer les lignes rejetées pour les requalifier puis les réimporter. A noter en dernière colonne de ce fichier, vous retrouvez l'explication du rejet.
   

Les lignes avec avertissements doivent attirer votre attention. Vous ne serez pas bloqués dans le processus d'import mais les données manquantes ne pourront pas contribuer au processus de rapprochement automatique avec votre budget. Il s'agit souvent de fournisseurs, référence comptable, axe analytique non référencés dans Abraxio qu'il est souhaitable d'enrichir dans Abraxio.

Traitement en masse - Présentation générale

            

1. Entête
   
2. Liste des factures à intégrer
   
3. Bloc d'édition détaillée
   

Entête : Lots à traiter

1. Sélection de l'exercice sur lequel imputer des factures
   
2. Sélection d'un lot de factures à intégrer sur cet exercice
   
3. Lots à traiter : nombre de lots dans lesquels il reste des factures à intégrer
   
4. Factures à intégrer : nombre de factures restant à intégrer dans l'ensemble des lots
   

Un lot correspond à un fichier importé et donc contient un ensemble des factures ou temps internes.

Quand un lot est traité totalement, il disparait de la liste des lots.

Liste des factures/temps internes à intégrer

L'objectif de cet écran est de définir les lignes budgétaires à imputer pour chaque ligne du fichier d'import.

A droite du tableau en violet, on retrouve les données de factures/temps internes à intégrer.

A gauche du tableau, les lignes budgétaires à imputer.

A l'ouverture de l'écran ou à la sélection d'un lot, Abraxio exécute ses algorithmes pour tenter de retrouver automatiquement les lignes budgétaires à imputer :

1. Si une et une seule ligne budget est trouvée, celle-ci est présentée dans la colonne Ligne budget avec éventuellement la commande associée
   
2. Si plusieurs lignes sont candidates, un message "Sélectionner une ligne budgétaire" apparait, le nombre de candidats est affiché et la liste déroulante propose les candidats
   
3. Si aucune ligne n'est candidate, un message "Sélectionner une ligne budgétaire" apparait

Quand une ligne budgétaire est sélectionnée automatiquement ou manuellement, Abraxio affiche :

1. Un code couleur sur les données qui peuvent être communes entre le fichier d'import et la ligne budgétaire sélectionnée :
   
1. Vert : la donnée correspond, c'est la même dans la facture et la ligne budget proposée
   
2. Gris : la donnée n'est pas renseignée dans le fichier de factures mais est renseignée sur la ligne budgétaire
   
3. Jaune : la donnée est renseignée dans le fichier de factures mais pas présente sur la ligne budgétaire
4. Rouge : les données sont contradictoires entre la facture et la ligne budgétaire
   
2. Un score de confiance : nombre de critères concordants (en vert) / nombre de critères
   

Quand le rapprochement avec une ligne budgétaire est réalisé sur un ensemble de lignes :

1. Cocher la case à gauche de la ligne prête à être intégrée
   
2. Cliquer sur le bouton + Intégrer en dessous du tableau et confirmer
   

Vos factures/temps internes sont intégrés. Une puce verte apparait à gauche de la ligne indiquant que la ligne est traitée.

      

      

Fonctions utilitaires

Filtres

Au dessus du tableau, vous disposez de boutons filtres qui permettent en 1 clic de voir et travailler sur un ensemble lignes :

      

1. Factures intégrées : lignes déjà traitées
   
2. Factures reconnues : lignes pour lesquelles le score de confiance dans la reconnaissance de la ligne budget est strictement supérieur à 50%
   
3. Factures à confirmer : lignes pour lesquelles le score de confiance dans la reconnaissance de la ligne budget est inférieur ou égal à 50%
   
4. Factures à qualifier : lignes pour lesquelles une ligne budgétaire n'est pas encore associée
   

Opérations en masse

En dessous du tableau, vous disposez d'une liste de fonctions applicables aux lignes sélectionnées :

1. Intégrer : création de factures/temps internes dans Abraxio avec imputation sur des lignes budgétaires
   
2. Supprimer : suppression de lignes d'import
   
3. Changer d'exercice : déplace les lignes sélectionnées sur un autre exercice budgétaire. Vous devrez ensuite sélectionner l'exercice concerné pour les traiter.
   
4. Affecter à : désigne une personne en charge de traiter une liste de lignes d'import

Opérations unitaires

1. Affecter unitairement une ligne à une personne en charge de la traiter
   
2. Editer/sélectionner les lignes budgétaires et les commandes associées
   

      

Traitement en masse des factures

1. Numéro de facture (20 caractères max)
   
2. Date de facture
   
3. Fournisseur
   
4. Période à imputer sur l'exercice : date début et date de fin. Si la date de fin n'est pas renseignée, la date de début sera prise en compte
   
5. Montant HT ou TTC selon votre configuration
   
6. TVA si vous travaillez en mode mixte HT/TTC
   
7. Commande (Option) : si vous travaillez avec des commandes dans Abraxio, il est recommandé de renseigner le numéro de commande.
   
8. Immobilisations : si les informations sont renseignées dans le fichier d'import, elles seront prises en compte, à défaut, c'est la politique d'immobilisation renseignée sur la ligne budgétaire imputée qui sera utilisée.
   

1. Référence comptable
2. Code ou nom de projet
   
3. Axes analytiques

Traitement en masse des temps internes

Dans le fichier d'import, chaque ligne doit correspondre à une imputation en JxH sur un mois donné.

Pour le traitement de ce fichier, vous devez importer des lignes avec à minima les données obligatoires :

1. Mois à imputer
2. Nombre de JxH
   
3. TJM (Option) : si vos lignes budgétaires utilisent des ressources, le TJM n'est pas requis et c'est celui de la ressource qui sera pris en compte. Dans le cas contraire, si vous souhaitez valoriser en € les coûts internes, il faut renseigner ce TJM
   
4. Référence (Option) : cette information est optionnelle et peut servir à renseigner un identifiant du système source

Les autres données vont servir à retrouver automatiquement les les lignes budgétaires à imputer. En particulier :

1. Libellé : cette zone est très importante. Elle peut contenir le libellé de la ligne budgétaire ou le libellé de la ressource ou Prénom Nom des temps de la personne
2. Référence comptable
   
3. Code ou nom de projet
   
4. Axes analytiques
   

Si vous avez réalisé un budget avec des lignes budgétaires nominatives, renseignez le prénom et le nom de la personne dans la zone Libellé du fichier d'import.

Conseils d'utilisation

1. Vérifiez en particulier la colonne Commandes si vous utilisez les commandes
   
2. Intégrez
   

1. Vérifiez les critères contradictoires (en rouge) et ceux non renseignés (en gris ou jaune). Modifiez la ligne budgétaire si nécessaire.
2. Vérifiez en particulier la colonne Commandes si vous utilisez les commandes
   
3. Intégrez
   
4. Le cas échant, enrichissez la qualification de vos lignes budgétaires : toutes les zones en gris, jaune ou rouge doivent vous alerter sur la qualification de vos lignes budgétaires et de vos factures. Cela peut être normal et volontaire mais c'est en améliorant ces qualifications que vous augmenterez l'automatisation de vos imports.

1. Pour chaque ligne d'import, sélectionnez manuellement la ligne budgétaire à imputer et éventuellement la commande associée
   
2. Intégrez : vous pouvez travailler en liste dans le tableau puis intégrer en masse à la fin, ou pour chaque ligne, passer en création dans le bloc de détail en bas de l'écran
   
3. Vous pouvez également affecter des lignes à différents acteurs en charge. Ces personnes pourront ensuite venir sur cet écran d'import en masse, appliquer un filtre sur les lignes qui leur sont affectées et finaliser le traitement.