Introduction

1. Activer les fonctions de suivi des temps pour votre organisation
   
2. Créer des équipes
   
3. Créer des collaborateurs et les ajouter dans les équipes 
   
4. Activer le suivi des temps des collaborateurs
   
5. Préciser la politique de saisie de chaque ligne budgétaire
   
6. Saisir une feuille de temps
   
7. Valider une feuille de temps

Préparation

Configuration de votre environnement

1. Accédez au module Admin/Configuration, puis cliquez sur l'onglet Equipes
2. Activez le suivi des temps pour votre organisation
   
3. Configurez les différentes options
   

Accédez à la documentation détaillée en cliquant sur ce lien : Configuration du module Equipes

1. Si vous souhaitez qualifier les temps saisis par des attributs complémentaires, configurez les axes analytiques de feuilles de temps puis au niveau de chaque projet/activité définissez la liste des valeurs autorisées.
   

Accédez à la documentation détaillée en cliquant sur ce lien : Configuration des Listes de valeurs

1. Accédez au module Admin/Utilisateurs
   
2. Vérifiez que vos managers qui seront en charge de la validation des feuilles de temps ont accès au module Equipes:
   
1. Dans la section Habilitations de la fiche Utilisateur, activez les droits en cochant la case Equipes
   
2. Définissez le scope Collaborateurs :
   
1. Tous : le manager aura un accès complet à toutes les équipes, collaborateurs et feuilles de temps
   
2. Affectés uniquement : le manager aura un accès complet uniquement sur les équipes pour lesquelles il est désigné responsable.
   

La gestion des feuilles de temps nécessite un abonnement Abraxio "Manager".

Constitution des équipes

1. Accédez au module Equipes
   
2. Cliquez sur "Gérez les équipes"
   
3. Créez des directions puis des équipes : Constitution des équipes : Direction et équipes managées
   
1. Direction : organisation de 1er niveau permettant de "classer" tous les intervenants de la plateforme Abraxio qu'ils soient uniquement référencés ou acteurs avec un compte d'accès à Abraxio. Par exemple : Direction SI, Direction Générale, Direction Marketing, etc.
   
2. Equipe : organisation de 2e niveau représentant les unités managées. Par exemple : Infrastructure, Support utilisateurs, Etude et développement, etc. Pour chaque équipe, un ou plusieurs responsables doivent être désignés. Ce seront les personnes en charge du suivi des collaborateurs de l'équipe et qui devront valider les feuilles de temps.
   

1. Ajouter les collaborateurs à manager (avec suivi des temps) dans les équipes :
   
1. Si les collaborateurs existent déjà, vous pouvez utilisez la popup "Gestion des équipes" ou accéder à l'onglet Collaborateurs dans le module Equipes (cocher "Tous" pour voir les utilisateurs non encore Managés).
   
2. Si vous devez créer de nouveaux collaborateurs, utilisez le bouton + Créer pour créer unitairement des collaborateurs ou accédez au module Admin/utilisateurs pour réaliser un Imports en masse.
   

1. Activez le suivi des temps au niveau de chaque collaborateur :
   
1. Dans le module Equipes, ouvrez l'onglet Collaborateurs
2. Sélectionnez un collaborateur :
   
1. Complétez ses informations dans le bloc détaillé en bas de l'écran onglet Qualification
   
2. Activez le suivi dans l'onglet Configuration : complétez les informations et passez le mode de gestion "Affectations" à Oui
   
3. Configurez son suivi des temps dans l'onglet Feuilles de temps :
   
1. Activez les feuilles de temps à partir du  : renseigner le mois à partir duquel des feuilles de temps doivent être renseignées pour le collaborateur.
2. Auto-validation : cocher Oui si vous souhaitez que les feuilles de temps du collaborateur soient automatiquement validées sans intervention d'un manager. Dans le cas contraire, à la publication d'une feuille de temps entièrement renseignée par un collaborateur, son manager devra explicitement la valider.
3. Utiliser la configuration par défaut : cocher Oui, pour hériter des paramètres de configuration de la saisie des temps par défaut définis au niveau de votre organisation ou cocher Non pour appliquer une configuration personnalisée : la liste des champs affichés et les listes de valeurs dépendent de la configuration appliquée par l'administrateur sur votre plateforme. Voir article Configuration du module Equipes
   

Définition des lignes budgétaires ouvertes à la saisie des temps et affectations des collaborateurs

1. Tous : tous les collaborateurs peuvent saisir leurs temps sur la ligne budgétaire. A utiliser par exemple pour des budgets transverses type "Formation".
   
2. Equipe : tous les collaborateurs membres de l'équipe du projet/activité peuvent saisir leurs temps sur la ligne budgétaire.
   
1. Si vous utilisez cette option, il est important d'ajouter dans l'Equipe des projets et activités tous les collaborateurs qui doivent pointer les sur les lignes, depuis le module Portefeuilles.
   
3. Nominatif : tous les collaborateurs affectés sur la ligne peuvent saisir leurs temps sur la ligne budgétaire.
   
4. Aucun : personne ne peut saisir ses temps sur cette ligne budgétaire.
   

Suivi

Saisie des feuilles de temps

      

       

1. Sélectionnez les lignes de projets ou activités sur lesquelles vous avez passé du temps.
   
2. Renseignez le temps passé : 1 pour la journée entière, 0,5 pour la demi-journée si la saisie est en jours, 01:00 pour 1 journée ou 00:30 pour une journée si la saisie est en heures, etc...
   
3. Publiez dès que votre feuille de temps mensuelle est complète, c’est-à-dire que le total de chaque colonne est égal à 1. Si la saisie au réel est activée, la feuille peut être publiée dès que les Min/Max sont valides pour 1 journée.
   

Abraxio permet de gérer les absences prévisionnelles de vos collaborateurs par saisie manuelle ou import API afin de pré-alimenter les feuilles de temps et éviter une double saisie. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Validation des feuilles de temps

1. Accédez au module Equipes puis cliquez sur l'onglet Feuille de temps
2. Sélectionnez votre équipe
   
3. Vous visualisez par défaut toutes les feuilles de temps à l'état "A saisir" et "A valider"
4. Cliquez sur une ligne pour ouvrir une feuille de temps
   
5. Cliquez sur Valider pour valider une feuille de temps et générer le consommé associé.
   
6. Cliquez sur Corriger pour modifier une feuille de temps.
   

Pilotage