Section Affectations

Ces paramètres permettent de personnaliser les informations  affichées sur les tableaux d'affectations dans le bloc détail d’un collaborateur dans le module Equipes, sur l’onglet Affectations. 

En fonction de cette configuration, les colonnes supplémentaires s’ajoutent dans le détail des affectations. Ces colonnes peuvent être triées et filtrées :

Section Feuilles de temps

Abraxio vous permet de gérer les feuilles de temps de vos équipes et d'imputer les temps saisis sur les lignes budgétaires de vos projets et activités.

1. Activer la saisie des temps : permet d'activer les fonctionnalités de saisie des des temps dans la plateforme
   

1. Dans le module Management, vous pourrez ensuite activer le suivi des temps au niveau de chaque collaborateur et gérer les feuilles de temps de vos équipes
   
2. Sur le portail d'accueil Abraxio, les collaborateurs auront accès à leurs feuilles de temps à renseigner
   

Les feuilles de temps abraxio sont mensuelles et saisies par défaut dans un échéancier quotidien.
Cette option ouvre la possibilité d’une saisie directe du total mensuel par activité.
En activant cette option :
- Vous pourrez définir au niveau de chaque collaborateur si la saisie mensuelle lui est autorisée.
- Depuis le module Équipes, un manager d’équipe pourra librement choisir le mode de saisie mensuel / quotidien.

Attention, n’activez pas cette option si votre système de management impose d’avoir systématiquement un détail quotidien des temps passés.

Les feuilles de temps Abraxio sont saisies par défaut en jours. Cette option ouvre la possibilité d'une saisie en heures.
En activant cette option :
- Vous pourrez définir au niveau de chaque collaborateur si la saisie en heures lui est autorisée.
- Vous pourrez définir le nombre d'heures travaillées attendu par jour pour convertir les saisies en heures en consommé en JxH dans vos projets et activités.

Les feuilles de temps Abraxio attendent par défaut un total journalier à 1 pour atteindre un avancement à 100% en fin de mois et permettre la validation. Cette option ouvre la possibilité de publier une feuille de temps avec des saisies < ou > à 1.

En activant cette option :
- Vous pourrez définir au niveau de chaque collaborateur si la saisie au réel lui est autorisée.
- Vous pourrez définir un minimum et un maximum journaliers attendus pour permettre la publication de la feuille de temps par le collaborateur.

1. Autoriser la saisie ponctuelle
   

Les feuilles de temps Abraxio doivent, par défaut, être saisies chaque mois et sont accompagnées d’un système de relance par mail. En activant cette option, vous pourrez définir au niveau de chaque collaborateur si la saisie ponctuelle lui est autorisée. Dans ce cas, le collaborateur ne sera plus contraint de saisir ses temps chaque mois et sortira des campagnes de relance par mail.

A noter : L’activation de ce toggle a pour conséquence d’activer automatiquement la saisie au réel (ce qui permet de positionner un minimum de saisie quotidienne à 0 et donc de ne pas contraindre à une saisie quotidienne de ses temps).

Une fois la saisie ponctuelle activée au niveau de votre environnement, vous devez activer la saisie ponctuelle sur les collaborateurs 

1. Deux options : les deux modes sont exlcusifs, un tooltip explique le fonctionnement avec la date de verrouillage calculée dynamiquement.
1.  Date absolue :  l'administrateur vient manuellement indiqué la date limite (MM/AAAA)
   
2. Dates relatives : verrouillage des feuilles de temps anterieurs aux X derniers mois (0 à 12 ), le mois courant est toujours exclu du décompte.
   

3. Comportement des feuilles de temps verrouillées

   • Les feuilles de temps dans la période verrouillée sont bloquées quel que soit leur état
   • Seuls les administrateurs peuvent les modifier
   • Un bandeau s’affiche sur toute FDT verrouillée : « Feuilles de temps verrouillées jusqu’en MM/AAAA »
     

4. KPI dans la barre d’outils

   Dans Équipes > Suivi des temps, le KPI « Feuilles de temps verrouillées jusqu’en XX » est affiché dans le centre Infos / KPI de la barre d’outils. En cliquant dessus, les feuilles verrouillées sont masquées de la liste et un filtre est appliqué automatiquement.
   

1. Activer les relances hebdo : permet d'activer l'envoi des relances hebdomadaires sur la saisie des feuilles de temps
   

1. Abraxio gère des feuilles de temps mensuelles par collaborateur qui seront à valider dès lors que le mois complet sera renseigné.
   
2. Si vous souhaitez inciter vos collaborateurs à saisir leurs temps au fur et à mesure, activez l'option de relance hebdo :
   
1. sur le portail d'accueil Abraxio, un rappel sera affiché aux collaborateurs chaque début de semaine
   
2. un rappel sera également envoyé par mail aux collaborateurs chaque Lundi matin si la saisie de la semaine précédente n'a pas été réalisée

2. Alignement automatique de la capacité :
   




Si vous activez cette option, la capacité des collaborateurs sera automatiquement alignée avec le consommé saisi dans les feuilles de temps à la validation des feuilles de temps par les managers.

3. Afficher le planifié
   

Par défaut, la colonne "Planifié" (nombre de JxH prévus dans les affectations) est visible uniquement par les profils Manager dans les feuilles de temps à valider. En activant cette option, vous permettez à l'ensemble de vos collaborateurs de consulter cette colonne lors de la saisie de leurs temps.

1. Configurez l'affichage des feuilles de temps :
                     

1. Les temps sont saisis sur des lignes budgétaires de vos projets et activités. Pour présenter une feuille de temps claire et lisible pour vos collaborateurs, vous pouvez définir quelles informations seront affichées pour présenter les lignes budgétaires.
   
1. Sélectionnez les caractéristiques à présenter dans les 5 colonnes proposées.
   
2. Une fois définie, l'information sera présentée dans la partie jaune comme dans l'exemple suivant :

                            

Section Configuration par défaut

1. Saisie des temps lignes budgétaires : 
   
1. Permet de définir la valeur du champ "Saisie des temps" qui sera renseignée par défaut à la création d'une ligne budget. 
   
2. Par défaut, la valeur est à "Equipe projet activité". Il faudra venir modifier cette configuration pour utiliser le mode "Nominatif" par défaut.
   

             

Les paramètres suivants permettent de définir les valeurs par défaut des paramètres de saisie de temps sur les collaborateurs :

1. L'affichage de certaines options dépend des options activées sur votre plateforme (Saisie mensuelle / Saisie en heures / Saisie au réel).
   
2. Les valeurs définies s'appliquent :
   
1. A tous les collaborateurs dont la configuration des feuilles de temps est pilotée par la configuration par défaut
   
2. A tous les nouveau collaborateurs créés, manuellement ou par import étant donné que la configuration par défaut est activé à la création.
   
3. Pour chaque collaborateur, il sera possible de désactiver la configuration par défaut pour appliquer des valeurs spécifique au cas par par cas.
   

Attention, tout changement sur cette configuration s'appliquera sur tous les collaborateurs qui suivent la configuration par défaut

Pour en savoir plus, consultez notre article dédié à l'initialisation de la gestion des absences prévisionnelles ici

Alignement auto de la capacité à partir des absences : Si vous activez cette option, la capacité des collaborateurs sera automatiquement mise à jour dès qu'une absence prévisionnelle est saisie manuellement ou importée par API

L'activation du paramètre n'est pas rétroactive, le déclencheur de l'alignement est la saisie d'une absence. Pour que toute la capacité des collaborateurs prenne en compte les absences saisies, il est recommandé d'activer le paramètre, puis de faire un alignement de la capacité à partir des absences en masse depuis le module Equipes pour reprendre les absences déjà saisies (si cette opération n'est pas déjà faite régulièrement).

Section Calendriers de travail

       

1. La semaine type de jours travaillés par vos collaborateurs.
   
2. Le calendrier des jours fériés.
   

Si vous sélectionnez un pays de référence peut être sélectionné pour précharger automatiquement les jours fériés du pays.

Pays disponibles : 🇦🇪 Emirats Arabes Unis | 🇪🇸 Espagne | 🇺🇸 États-Unis | 🇫🇷 France | 🇮🇹 Italie | 🇲🇦 Maroc | 🇵🇱 Pologne | 🇬🇧 Royaume-Uni | 🇸🇬 Singapour | 🇨🇭 Suisse.

Les jours fériés récupérés depuis le pays de référence ne sont pas éditables (nom et date) mais peuvent être marqués comme travaillés ou non travaillés.

1. Définir la semaine type de travail avec les jours Travaillés / Non travaillés 

1. Mettre à jour les jours fériés :
   
1. Sélectionnez l'année concernée en haut du tableau.
   
2. Forcez un jour férié du calendrier par défaut comme étant travaillé : pour cela, cliquez sur le crayon à droite de la ligne concernée pour passer en mode édition, puis cocher la case dans la colonne "Travaillé".
   
3. Ajoutez de nouveaux jours fériés en cliquant sur "+ Ajouter un jour férié" en bas du tableau.
   

Règles de gestion :

• Un calendrier ne peut pas être supprimé s’il est utilisé par au moins une période d’un collaborateur ou s’il est défini comme calendrier par défaut.
  
• Les jours fériés d’un mois contenant des feuilles de temps validées ne peuvent pas être modifiés (règle déjà existante).