Configuration du module Equipes

Configuration du module Equipes

Section Feuilles de temps

Abraxio vous permet de gérer les feuilles de temps de vos équipes et d'imputer les temps saisis sur les lignes budgétaires de vos projets et activités.
  1. Activez la saisie des temps : permet d'activer les fonctionnalités de saisie des des temps dans la plateforme
                   
  1. Dans le module Management, vous pourrez ensuite activer le suivi des temps au niveau de chaque collaborateur et gérer les feuilles de temps de vos équipes
  2. Sur le portail d'accueil Abraxio, les collaborateurs auront accès à leurs feuilles de temps à renseigner

  1. Activez les relances hebdo : permet d'activer l'envoi des relances hebdomadaires sur la saisie des feuilles de temps
                   
  1. Abraxio gère des feuilles de temps mensuelles par collaborateur qui seront à valider dès lors que le mois complet sera renseigné.
  2. Si vous souhaitez inciter vos collaborateurs à saisir leurs temps au fur et à mesure, activez l'option de relance hebdo :
    1. sur le portail d'accueil Abraxio, un rappel sera affiché aux collaborateurs chaque début de semaine
    2. un rappel sera également envoyé par mail aux collaborateurs chaque Lundi matin si la saisie de la semaine précédente n'a pas été réalisée
  1. Activez la saisie mensuelle : 
Les feuilles de temps abraxio sont mensuelles et saisies par défaut dans un échéancier quotidien.
Cette option ouvre la possibilité d’une saisie directe du total mensuel par activité.
En activant cette option :
- Vous pourrez définir au niveau de chaque collaborateur si la saisie mensuelle lui est autorisée.
- Depuis le module Équipes, un manager d’équipe pourra librement choisir le mode de saisie mensuel / quotidien.
Attention, n’activez pas cette option si votre système de management impose d’avoir systématiquement un détail quotidien des temps passés.
  1. Activez la saisie en heures :
Les feuilles de temps Abraxio sont saisies par défaut en jours. Cette option ouvre la possibilité d'une saisie en heures.
En activant cette option :
- Vous pourrez définir au niveau de chaque collaborateur si la saisie en heures lui est autorisée.
- Vous pourrez définir le nombre d'heures travaillées attendu par jour pour convertir les saisies en heures en consommé en JxH dans vos projets et activités.
  1. Activez la saisie au réel :
Les feuilles de temps Abraxio attendent par défaut un total journalier à 1 pour atteindre un avancement à 100% en fin de mois et permettre la validation. Cette option ouvre la possibilité de publier une feuille de temps avec des saisies < ou > à 1.

En activant cette option :
- Vous pourrez définir au niveau de chaque collaborateur si la saisie au réel lui est autorisée.
- Vous pourrez définir un minimum et un maximum journaliers attendus pour permettre la publication de la feuille de temps par le collaborateur.
  1. Verrouillage des feuilles de temps :

Afin d'éviter toute modification dans le passé une fois que le consommé a été constaté, si un mois est renseigné les feuilles de temps jusqu'à ce mois inclus ne seront plus modifiables, peu importe leur état. Seuls les administrateurs de la plateforme seront en mesure de corriger ces feuilles de temps.
  1. Alignement automatique de la capacité :

Si vous activez cette option, la capacité des collaborateurs sera automatiquement alignée avec le consommé saisi dans les feuilles de temps à la validation des feuilles de temps par les managers.
  1. Configurez l'affichage des feuilles de temps :
                     
  1. Les temps sont saisis sur des lignes budgétaires de vos projets et activités. Pour présenter une feuille de temps claire et lisible pour vos collaborateurs, vous pouvez définir quelles informations seront affichées pour présenter les lignes budgétaires.
    1. Sélectionnez les caractéristiques à présenter dans les 5 colonnes proposées.
    2. Une fois définie, l'information sera présentée dans la partie jaune comme dans l'exemple suivant :
                           
  1. Configurez l'affichage des feuilles de temps dans l'export PDF des feuilles de temps :
De la même manière que ci-dessus, vous pouvez ajouter 2 axes parmi les axes analytiques des projets/activités dans les colonnes affichées dans l'export PDF de la feuille de temps :

Section Configuration par défaut

  1. Saisie des temps lignes budgétaires : 
    1. Permet de définir la valeur du champ "Saisie des temps" qui sera renseignée par défaut à la création d'une ligne budget. 
    2. Par défaut, la valeur est à "Equipe projet activité". Il faudra venir modifier cette configuration pour utiliser le mode "Nominatif" par défaut.
             



Les paramètres suivants permettent de définir les valeurs par défaut des paramètres de saisie de temps sur les collaborateurs :
  1. L'affichage de certaines options dépend des options activées sur votre plateforme (Saisie mensuelle / Saisie en heures / Saisie au réel).
  2. Les valeurs définies s'appliquent :
    1. A tous les collaborateurs dont la configuration des feuilles de temps est pilotée par la configuration par défaut
    2. A tous les nouveau collaborateurs créés, manuellement ou par import étant donné que la configuration par défaut est activé à la création.
    3. Pour chaque collaborateur, il sera possible de désactiver la configuration par défaut pour appliquer des valeurs spécifique au cas par par cas.
Attention, tout changement sur cette configuration s'appliquera sur tous les collaborateurs qui suivent la configuration par défaut
  1. Saisie : 
    1. Permet de définir la le type de saisie des temps des feuilles de temps par défaut sur les collaborateurs lors de l'activation de la saisie des temp. La liste des valeurs dépend de options que vous avez activé :
      1. Quotidienne en jours : valeur par défaut. La saisie se fait en jours, la feuille de temps est proposée en saisie en jours uniquement.
      2. Quotidienne en heures : est présentée sur la saisie en heures est activée. La saisie se fait en heures ou en jours, la feuille de temps est proposée en saisie en heures par défaut. Le collaborateur pourra repasser en saisie jours s'il le souhaite.
      3. Mensuelle en jours : est présentée si Saisie mensuelle est activée. La saisie se fait en jours, la feuille de temps est proposée en saisie mensuelle par défaut. Le collaborateur pourra repasser en saisie quotidienne s'il le souhaite.
  1. Nombre d'heures travaillées par jour
    1. Ce paramètre est disponible si vous avez activé la saisie en heure.
    2. Il permet de définir le nombre d'heure travaillées par jour afin de réaliser les conversions de saisie en heures => jours.
    3. Le nombre d'heures travaillées par jour doit être compris entre 1:00 et 12:00.
    4. Ce paramètre sera appliqué par défaut lors de la saisie "Quotidienne en heures".
  1. Saisie au réel : 
    1. Ce paramètre est disponible si vous avez activé la saisie au réel. Il permet de définir sur la saisie au réel est autorisée lors de la saisie des feuilles de temps. La saisie au réel permet de saisir plus ou moins de l'équivalent de 1 jour par journée saisie, dans la limite des Minimum / Maximum définis ci-dessous.
  1. Minimum
    1. Ce paramètre est disponible si vous avez activé la saisie au réel. Il permet de définir minimum autorisé par jour pour Publier / Valider une feuille de temps. Il est saisi en jour si la saisie en heure n'est pas activée, en heure dans le cas contraire.
    2. Le minimum doit être compris entre 0:00 et 07:00 ou entre 0.5 et 1.5 jour(s).
    3. Ce paramètre sera appliqué par défaut lors de l'activation de la saisie des feuilles de temps sur un collaborateur avec Saisie au réel activée.
  2. Maximum
    1. Ce paramètre est disponible si vous avez activé la saisie au réel. Il permet de définir maximum autorisé par jour pour Publier / Valider une feuille de temps. Il est saisi en jour si la saisie en heure n'est pas activée, en heure dans le cas contraire.
    2. Le minimum doit être compris entre 07:00 et 23:59 ou entre 1 et 2 jour(s).
    3. Ce paramètre sera appliqué par défaut lors de l'activation de la saisie des feuilles de temps  sur un collaborateur avec Saisie au réel activée.

Section Absences prévisionnelles

Dans cette section, vous pouvez activer les fonctionnalités de saisie des absences :

Mode de saisie des internes / Mode de saisie des externes : trois choix sont disponibles pour la saisie des absences :
  1. Aucune saisie (par défaut), pas de saisie des absences
  2. Manuelle : saisie par le collaborateur dans Abraxio
  3. API : import par API à partir de votre SIRH
Notes
Pour en savoir plus, consultez notre article dédié à l'initialisation de la gestion des absences prévisionnelles ici

Alignement auto de la capacité à partir des absences : Si vous activez cette option, la capacité des collaborateurs sera automatiquement mise à jour dès qu'une absence prévisionnelle est saisie manuellement ou importée par API
Idea
L'activation du paramètre n'est pas rétroactive, le déclencheur de l'alignement est la saisie d'une absence. Pour que toute la capacité des collaborateurs prenne en compte les absences saisies, il est recommandé d'activer le paramètre, puis de faire un alignement de la capacité à partir des absences en masse depuis le module Equipes pour reprendre les absences déjà saisies (si cette opération n'est pas déjà faite régulièrement).

Section jours fériés

      
Dans cette section, vous retrouvez par défaut le calendrier français des jours fériés.
Vous pouvez ensuite l'aménager selon vos besoins :
  1. Sélectionnez l'année concernée en haut du tableau.
  2. Forcez un jour férié du calendrier par défaut comme étant travaillé : pour cela, cliquez sur le crayon à droite de la ligne concernée pour passer en mode édition, puis cocher la case dans la colonne "Travaillé".
  3. Ajoutez de nouveaux jours fériés en cliquant sur "+ Ajouter" en bas du tableau.
Ce calendrier des jours fériés est présenté dans les feuilles de temps des collaborateurs et renseigné par défaut.
Dans la version actuelle d'Abraxio, il ne s'applique pas aux planning Gantt.  

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