Section Portefeuilles par défaut

1. Sélectionnez le portefeuille par défaut à la création d'un projet et le portefeuille par défaut à la création d'une activité.

Section Liste des projets et activités

Configuration des états

Cette section permet de configurer les étapes et états des projets et des activités. Les états des projets et des activités sont indépendants.

1. Etapes : les états projets sont répartis sur trois étapes : En qualification, Engagé, Terminé
   

L'étape "En qualification" peut être désactivée via le bouton toggle "Etape active" :

1. Etats : chaque étape peut contenir jusqu'à huit états.
   
1. Chaque état est composé : 
   
1. d'un nom
   
2. d'un type d'état : ils permettent d'appliquer des comportements spécifiques dans les différents écrans de la plateforme. (Exemples: les lignes budgétaires d'un état de type "terminé" ne sont plus éditables).
1. En attente: le projet est mis de coté pour le moment, il n'est ni en cours d'analyse ni officiellement lancé.
   
2. Actif: le projet est en cours d'analyse ou officiellement lancé.
   
3. A arbitrer : le projet rentre dans une phase d'arbitrage.
   
4. Suspendu : le projet est temporairement arrêté.
   
5. Abandonné : le projet est définitivement arrêté.
   
6. Terminé : le projet est arrivé à son terme.
3. d'une description (non obligatoire) qui apparaîtra dans l'écran d'avancement du projet en point d'information.
2. Prévisualisation : Un bouton "Prévisualiser" vous permet de consulter à tout moment le rendu de l'écran d'avancement.
   

Règles de gestion sur les états :

- le premier état de la première étape active doit être de type "en attente"

- il faut qu'il y ait au moins un type d'état "actif" et un type d'état "suspendu" dans l'étape Engagé

- l'état Suspendu de l'étape Engagé peut-être renommé mais ne peut pas être déplacé. Il sera forcément en dernière positon de l'étape Engagé. Seul cet état peut porter le type d'état suspendu.

- il faut qu'il y ait au moins un état portant le type d'état "Terminé" dans l'étape Terminé

- lorsque des projets/activités sont rattachés à un état, celui-ci n'est pas supprimable et son type d'état est verrouillé. Pour pouvoir le modifier, il faut auparavant rattacher le projet à un autre état. 

      => En passant la souris sur l'icône , vous pourrez voir le nombre de projets / activités rattachés à l'état :

            

Section Références projet et activité

1. Attribuer des références : activez cette option si vous avez besoin de gérer des références. Dans le cas contraire, le champ "Référence projet/activité" n'apparaitra plus dans les écrans.
   
2. Saisir manuellement : activez cette option si cette référence est gérée par un outil tiers ou une nomenclature très spécifique. Vous aurez à la saisir manuellement à la création/modification de chaque projet/activité.
   
3. Générer automatiquement : activez cette option si vous souhaitez qu'Abraxio prenne en charge la génération de cette référence. Cette référence sera composée d'un préfixe de 0 à 5 caractères, suivie d'un numéro sur 6 digits. Vous pouvez définir ce préfixe ainsi que le prochain numéro à utiliser.

             

1. [Référence] Nom : si la référence est importante à afficher et fait partie du langage commun dans votre organisation, choisissez cette option. Dans les différents écrans d'Abraxio, les noms des projets et activités seront présentés sous la forme "[Référence] Nom". Par exemple : [PRJ000001] Refonte extranet client.
2. Nom : dans le cas contraire, seul le libellé du projet sera présenté.

Abraxio gère l'unicité de la référence externe. Vous serez alerté et bloqué si vous tentez de créer un doublon.

Si vous utilisez la génération automatique, Abraxio proposera automatiquement la prochaine référence disponible.

Section Planning Gantt

      

Si le planning Gantt a été créé avant la mise en place de cette configuration, les liens entre les phases, activités et jalons pourront être contraints au cas par cas par le chef de projet (voir lien)

Section Météo

Section Analyse de la valeur

1. "Valeur" : ces axes permettent de décrire les dimensions sur lesquelles un projet génère de la valeur. Par exemple : augmentation de la satisfaction client, réduction des coûts, augmentation du chiffre d'affaire, mise en conformité règlementaire, etc.
   
2. "Facteur" : ces axes qualifiés de positifs ou négatifs permettent d'évaluer les conditions d'exécution du projet ou d'une caractéristique du projet, et donc de nuancer la valeur générée. A titre d'exemple, un projet pourrait être générateur d'une très forte valeur mais être risqué, long et complexe. A contrario, un projet pourrait générer une valeur satisfaisante tout en étant très rapide à mettre en place. Quelques exemples :
   
1. Facteurs positifs : ROI, Impact, Confiance
   
2. Facteurs négatifs : Effort, Risque, Budget, Complexité
   

1. Un facteur "Faisabilité" qualifié de positif et évalué à 5 est une excellente faisabilité
   
2. Un facteur "Faisabilité" qualifié de négatif et évalué à 5 est une faisabilité médiocre
   

Vous pouvez travailler uniquement avec des axes de Valeur ou des axes de Facteur ou combiner les 2.

Un axe est composé de :

1. Axe : nom de l'axe (par exemple : Business, Client, Effort, etc.)
   
2. Description : rapide description de l'axe, consultable depuis la vue Projet. Le but est de pouvoir décrire comment remplir ces champs dans la vue projet afin que cela soit mieux compris par les utilisateurs et remplis de manière plus homogène d'un projet à l'autre.
3. Par défaut : si un axe est coché par défaut, celui-ci sera automatiquement ajouté à la création d'un projet. Le chef de projet pourra ensuite ajouter ou supprimer des axes pour spécialiser sa qualification en fonction des besoins.
   
4. Actif : dans les tableaux de bord, Abraxio ne présentera que les axes actifs. Cette notion permet de faire évoluer sa politique de qualification dans le temps. Par exemple, en 2021, vous pourriez pilotez vos projets selon 5 axes et vouloir en changer en 2022. Le fait de désactiver les anciens axes au lieu de les supprimer, permet de conserver les axes 2021 sur les anciens projets terminés et d'utiliser les nouveaux (actifs) sur les nouveaux projets.
   
5. Type : choix de la nature de l'axe Valeur ou Facteur.
   
6. Impact : pour les axes "Facteurs", détermine si celui-ci a un impact positif ou négatif.

Vous pouvez ainsi :

1. Ajouter un axe d'analyse
   
2. Supprimer un axe d'analyse : si cet axe est utilisé dans différents projets, il sera supprimé de tous ces projets ! Si ce n'est pas l'intention, désactivez l'axe plutôt que de le supprimer

Vous pouvez démarrer avec une configuration très simple. Par exemple :

1. Un axe de Valeur "Bénéfice"
   
2. Un axe de Facteur négatif "Effort"
   

Pour implémenter la méthode RICE, configurez vos axes comme suit :

1. Un axe de Valeur "Impact"
   
2. Un axe de Facteur positif "Reach"
   
3. Un axe de Facteur positif Confidence"
4. Un axe de Facteur négatif "Effort"

Section Matrice des risques