Rubrique projet Besoins et valeurs apportées
Démarche générale
Cette section permet de décrire la demande, c'est-à-dire l'objet du projet et ses bénéfices attendus.
Les demandes étant toujours plus nombreuses que la capacité à réaliser, il est important de pouvoir comparer les projets entre eux et les classer par valeur générée.
Ce principe facilite les arbitrages, permet de focaliser les analyses sur les projets à plus forte valeur et de s'assurer que l'on n'engage pas des projets à faible valeur.
Accès aux informations
La rubrique
Besoins et valeur apportée est disponible dans chaque fiche projet dans l'onglet
Définition :
Une fois renseignée, cette rubrique présente les informations principales, le détail est obtenu dans la popup en cliquant sur Editer :
Les différents éléments sont également disponibles dans la vue
Tableau de bord/Projets :
Description du besoin
Pour rédiger la description du besoin, cliquez sur Editer. La popup suivante s'ouvre :
Sur la partie de gauche, renseignez :
- le descriptif des besoins
- les bénéfices attendus
- la date de livraison souhaitée
- la priorité souhaitée
Qualification de la valeur
Cette rubrique vous permet de qualifier vos projets selon votre référentiel et votre méthodologie.
Cette analyse de la valeur s'appuie sur 2 natures d'axes :
- "Valeur" : ces axes permettent de décrire les dimensions sur lesquelles un projet génère de la valeur.
Par exemple : augmentation de la satisfaction client, réduction des coûts, augmentation du chiffre d'affaire, mise en conformité règlementaire, etc.
- "Facteur" : ces axes qualifiés de positifs ou négatifs permettent d'évaluer les conditions d'exécution du projet ou d'une caractéristique du projet, et donc de nuancer la valeur générée. A titre d'exemple, un projet pourrait être générateur d'une très forte valeur mais être risqué, long et complexe. A contrario, un projet pourrait générer une valeur satisfaisante tout en étant très rapide à mettre en place.
Quelques exemples :
- Facteurs positifs : ROI, Impact, Confiance
- Facteurs négatifs : Effort, Risque, Budget, Complexité
Abraxio est mis à disposition avec un paramétrage par défaut très simple qui peut vous permettre de démarrer si vous n'avez pas de référentiel ni méthode établis :
- un axe de Valeur : Bénéfice
- un axe de Facteur négatif : Effort
La configuration des axes est disponible :
- depuis le module Admin/Configuration/Portefeuilles
- ou depuis la popup de la rubrique Besoins et valeur apportée de vos fiches projets, en cliquant sur Modifier la liste puis Configurer.
A la création de votre projet, celui hérite automatiquement des axes qualifiés de "Par défaut" dans votre configuration.
En cliquant sur
Modifier la liste, vous pouvez en ajouter ou en retirer selon vos besoins.
Ensuite, vous pouvez procéder à l'évaluation des axes :
Pour chaque axe :
- Impact : qualifier l'impact par une notation de 1 à 5.
- Dans le cas des facteurs négatifs, une note élevée signifiera un impact négatif fort.
- Si un axe n'a pas de sens pour un contexte projet, vous pouvez soit le noter avec la valeur minimale, soit ne pas le noter en laissant à vide.
- Commentaire : enrichir cette notation d'un commentaire explicatif
Vous avez 2 stratégies possibles dans la définition des axes :
- soit vous avez N axes, pas trop nombreux, que vous souhaitez retrouver et évaluer dans tous vos projets : dans ce cas, il faut les définir comme étant "Par défaut" dans votre configuration pour qu'ils soient ajoutés automatiquement à chaque création de projet.
- soit vous avez un catalogue d'axes assez important : dans ce cas, ne les définissez pas par défaut : à la création du projet, aucun axe ne sera ajouté. Vous viendrez choisir manuellement les axes pertinents pour votre projet.
Calcul du score de valeur
Le calcul du score est disponible dans la vue détaillée du portefeuille projets.
Il permet d'établir un score en croisant la qualification de la valeur de chaque projet avec une stratégie d'arbitrage.
Dans le Tableau de bord/Projets, vous pouvez par exemple filtrer sur vos projets à arbitrer et activer le toggle Affichage du score à droite du tableau :
Dans le tableau détaillé de vos projets, vous retrouvez en colonne vos axes de valeur qualifiés d'Actifs dans votre configuration, et la valorisation réalisée dans vos fiches projets.
Un clic sur une notation ouvre la popup vous permettant de voir le détail et si nécessaire de modifier les données.
En dernière colonne du tableau apparait la colonne de
Score.
Un score est une transposition chiffrée de l'évaluation de la valeur d'un projet. Il est contextuel et lié à une stratégie d'arbitrage.
En effet, selon le moment ou l'instance, on voudra privilégier les projets qui génèrent le plus de valeur sur un axe plutôt qu'un autre. Ce réglage est réalisé à travers la popup de configuration à droite du toggle de score :
A gauche, on retrouve les axes de valeur. Vous pouvez ainsi pondérer chaque axe relativement aux autres et ainsi privilégier telle ou telle dimension.
Pour chaque axe de valeur, renseigner une valeur positive. Si vous renseignez la valeur 0, l'axe sera ignoré du calcul.
A droite, vous pouvez préciser comment doivent être considérés des axes non renseignés.
Comment est calculé le score ?
Le score d'un projet est : (la somme pondérée des axes de valeur) x (le produit des facteurs positifs) / (le produit des facteurs négatifs)
Exemples de mise en place
Vous pouvez démarrer avec une configuration très simple. Par exemple :
- Un axe de Valeur "Bénéfice"
- Un axe de Facteur négatif "Effort"
Pour implémenter la méthode RICE, configurez vos axes comme suit :
- Un axe de Valeur "Impact"
- Un axe de Facteur positif "Reach"
- Un axe de Facteur positif Confidence"
- Un axe de Facteur négatif "Effort"
Un schéma classique est de se baser sur les enjeux majeurs de l'entreprise :
- Un axe de Valeur "Enjeu 1" (ex : Développement du CA)
- Un axe de Valeur "Enjeu 2" (ex : Conformité)
- Un axe de Valeur "Enjeu 3" (ex : Développement international)
- Un axe de Valeur "Enjeu 4" (ex : Réduction des coûts)
En option, vous pouvez ajouter des facteurs positifs et négatifs pour prendre en compte des éléments de faisabilité/risque/coût.
Le demandeur et/ou le sponsor pourront décrire le besoin, expliquer les bénéfices attendus et valoriser les axes de valeur.
L'équipe projet pourra quant à elle valoriser les facteurs positifs et négatifs.
Pour réaliser l'exercice et obtenir des résultats exploitables, il est important de cadrer les règles d'évaluation pour avoir des projets évalués de manière homogène et donc comparables. Par exemple, sur un facteur négatif de coût, définir une échelle : 1 pour 1k€ à 10k€, 2 pour 10k€ à 50k€, etc.
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