Principes de fonctionnement

1. Etape 1 : Import des données commandes à partir d'un fichier .xlsx ou .csv dans un lot de commandes à traiter
2. Etape 2 : Traitement des lignes d'un lot de commandes importées et intégration
   

Vous avez la possibilité d'utiliser votre fichier (extrait de votre outil de gestion des commandes) ou de télécharger et renseigner le format d'import Abraxio.

Pour importer une commande, il est nécessaire de disposer de certaines données obligatoires. D'autres données sont optionnelles et permettront de préciser la nature de la commande et / ou  d'améliorer la correspondance automatique entre commande et ligne budgétaire :

1. Données obligatoires à à l'import : 
   

1. Fournisseur : Identifiant, Nom ou Référence externe. Le fournisseur doit obligatoirement exister dans votre environnement.  
   
2. Date : correspond à la date de la commande
   
3. Libellé (limité à 50 caractères) : permet de préciser le contenu de la commande
   
4. Montant HT ou TTC / TVA : il s'agit du montant global de la commande, suivant votre configuration vous devez renseigner, le Montant HT ou TTC et/ou la TVA.
   

1. Pour le taux de TVA, il est possible de l'importer ou d'utiliser le taux de TVA  par défaut paramétré dans Abraxio. L'option choisie est valable pour tout le fichier. Si vous choisissez d'importer le taux de TVA, celui-ci devra être renseigné pour toutes les lignes.
   
2. Si votre commande couvre une période de plusieurs années, le montant global est importé sur la première année. Vous devrez ensuite répartir le montant sur les différentes années de la commande lors de son intégration.
   

1. Début (MM/AAAA) :  il s'agit de la date de début de période de la commande. Cela permet de préciser la période couverte par la commande, indépendamment de la date de la commande.

A noter : Si aucun fournisseur ne correspond dans Abraxio lors de l'import, une interface vous proposera de le créer au moment de l'import : 

1. Erreurs bloquantes à l'import : 
   
1. Tout champ obligatoire absent
   
2. Fournisseur non référencé (à créer si vous voulez importer la commande)
   
3. Début de période sur un exercice en clôture ou terminé
4. Commande portant sur plus de 5 exercices.
   

En cas d'erreur bloquante à l'import, la ligne ne sera pas importée.  Un fichier contenant l'ensemble des lignes rejetées pourra être téléchargé.

Certaines erreurs seront signalées comme non-bloquantes : une erreur est détectée, vous serez averti mais la ligne pourra quand même être importée.

Exemples d'erreurs non bloquantes :

1. Taille des champs : les champs texte dépassant la taille limite seront tronqués,
   
2. Doublons : les doublons sont détectés sur la base du même libellé/fournisseur/date/montant,
   
3. Référence de ligne budget non existante dans votre budget.

1.1 Accès à la fonctionnalité d'import en masse

1. Suivez ensuite l'assistant à l'import des données.
   

Pour importer un nouveau fichier de commande si vous avez déjà des lots existants en cours de traitement :

=> Accédez à la fonctionnalité d'import via le Tableau de bord ou le Module Finance, menu de la barre de titre.

1.2 Préparation du fichier d'import et règles de gestion

1. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner votre fichier à importer. Celui-ci peut être au format .xlsx ou .csv :
   

1. Si vous n'avez pas de fichier prêt à l'emploi, vous pouvez télécharger le modèle d'import Abraxio. Celui-ci vous permettra de voir les données qu'il est possible d'injecter dans Abraxio pour développer un export spécifique depuis un outil tiers ou de l'alimenter par des manipulations sous Excel :
   

1. Si le format du fichier est valide, le fichier est chargé, cliquez ensuite sur Etape suivante :
   

1. Abraxio propose des correspondances basées sur les libellés des colonnes. Vous pouvez les modifier.
   
2. Tous les champs obligatoires doivent être complétés (sauf les champs pour lesquels plusieurs options sont disponibles : par exemple, pour un fournisseur, vous pouvez au choix mettre l'Identifiant, le nom ou la réf externe, idem pour le Montant vous pouvez renseigner le Montant HT ou TTC et/ou la TVA suivant votre configuration)

1. Une fois le mapping finalisé, cliquez sur Etape suivante
   

1. Abraxio mémorise les correspondances que vous réalisez, ainsi au prochain import avec un fichier similaire, la configuration sera automatiquement proposée. A chaque changement de la configuration, Abraxio vous proposera une sauvegarde :

1.4 Revue et validation des données à importer et rejetées

Abraxio charge votre fichier de données et vérifie la qualité des données. 3 cas de figure :

1. Vert : les données d'une ligne sont reconnues et valides
   
2. Jaune : une ou plusieurs données d'une ligne ne sont pas reconnues mais cela n'est pas bloquant pour poursuivre l'intégration. Vous pouvez visualiser le détail de l'avertissement en survolant la cellule concernée.
   
3. Rouge : une donnée requise n'est pas reconnue. La ligne ne sera pas importée. Un bouton "Télécharger les rejets" apparait et vous permet de récupérer les lignes rejetées pour les requalifier puis les réimporter. A noter en dernière colonne de ce fichier, vous retrouvez l'explication du rejet.
   

  

Les lignes avec avertissements doivent attirer votre attention. Vous ne serez pas bloqués dans le processus d'import mais les données manquantes ne pourront pas contribuer au processus de rapprochement automatique avec votre budget. 

1.5 Import des commandes dans le budget

Pour finaliser l'import de vos commandes, cliquer sur Etape suivante :

Abraxio créé un lot de commandes et procède à l'import des données.

Etape 2 : Traitement des lignes importées et Intégration

2.1 Affichage du lot

1. Sélectionner un lot de commandes à intégrer
   
2. Sélectionner un Exercice : les commandes sont importées sur un exercice budgétaire en fonction des dates de début/fin de période. Un lot peut être réparti sur plusieurs exercices.
   
3. Visualiser le nombre de lots dans lesquels il reste des commandes à intégrer
4. Visualiser le nombre de commandes restant à intégrer dans l'ensemble des lots
   

Un lot correspond à un fichier importé et donc contient un ensemble des commandes.  Quand un lot est traité totalement, il disparait de la liste des lots.

L'objectif de cet écran est de définir les lignes budgétaires à imputer pour chaque ligne du fichier d'import : 

- A droite du tableau en violet, on retrouve les données de commandes à intégrer.

- A gauche du tableau, les lignes budgétaires à imputer.

Etat des commandes : 

Pour chaque commande, la colonne état vous informe du traitement :

 : commande en erreur (doublon/dates en dehors de l'exercice). En survolant la pastille, vous obtenez le détail de l'erreur.

 : commande à intégrer (à qualifier ou reconnue)

 : commande intégrée

Filtrer les commandes d'un lot :

Pour chaque lot, il est possible de filtrer les commandes affichées pour faciliter le traitement :

3) Actions de traitement des commandes

Cette zone donne accès aux actions de traitement en masse des commandes ou de manière unitaire :

- Intégration : permet d'intégrer une sélection de commandes

- Suppression : permet de supprimer une sélection de commandes

- Changement d'exercice : permet de changer d'exercice une sélection de commandes

4) Bloc de création de commande

Après avoir cliqué sur une ligne de commande, le bloc d'édition de la commande apparait et donne accès à :

- la création manuelle de la commande,

- la suppression de la commande.

2.2 Sélection de la ligne budget à imputer pour chaque commande

A noter :

1. Par défaut, les lignes budgétaires du fournisseur de la commande sont présentées.
   
2. Vous pouvez sélectionner une autre ligne budgétaire en cliquant sur  

Pour faciliter la sélection des lignes budgétaires, il est possible de personnaliser le sélecteur dans le module Administration > Configuration (cf. Configuration du module Finance).

2.3. Intégration de commandes sur les lignes budgétaires

1. Cochez la case à gauche de la ou des ligne(s) prête(s) à être intégrée(s)
   
2. Cliquez sur le bouton + Intégrer en dessous du tableau et confirmez

2.4 Intégration des commandes pluriannuelles

1. Ouvrer le bloc de création de la commande en cliquant sur la ligne puis en cliquant sur Créer une commande :
   

1. Sélectionnez la ligne budgétaire si ce n'est pas déjà fait et répartissez le montant de la commande sur les différents exercices :

1. Cliquez sur Enregistrer

Cas des commandes à répartir sur plusieurs lignes budgétaire : 

Pour répartir une commande sur plusieurs lignes budgétaire, vous devez :

1. créer plusieurs lignes dans votre fichier d'import : une ligne de commande par ligne budgétaire, avec la même référence de commande, en répartissant le montant de la commande sur chaque ligne
   
2. répartir la commande après import en utilisant la création manuelle de commande : cliquer sur + Ajouter une ligne de commande :

Supprimer une ou plusieurs commandes ou un lot importé

Pour supprimer une ou plusieurs commandes :

1. Sélectionnez la ou les commande(s)
   
2. Cliquez sur Supprimer en bas du tableau des commandes.
   

Pour supprimer un lot de commande :

1. Sélectionnez toutes les commandes du lot
   
2. Cliquez sur Supprimer