Introduction

Une fois votre budget initialisé, celui-ci va vivre et évoluer tout au long de votre exercice budgétaire. Vous pourrez alors piloter votre budget par engagement et/ou consommation budgétaire en fonction des commandes passées et des factures enregistrées.

Budget consommé = Toutes les dépenses enregistrées sur un exercice donné (factures + coûts internes).  Vous pouvez ouvrir cette vue Conso depuis la Home du module finance pour chacun de vos exercices budgétaires

Budget engagé =  Somme des dépenses déjà enregistrées et du solde des commandes en cours  sur un exercice donné (factures + coûts internes + Solde positif des commandes restantes). 

Piloter l'évolution de votre budget engagé nécessite d'enregistrer vos commandes et vos factures.

Pour voir comment gérer vos factures, veuillez vous référer à l'article Gestion des factures.

Description des informations d'une commande

Données obligatoires à la saisie d'une commande :

1. Un Fournisseur, si celui-ci n'est pas encore référencé vous pouvez le créer rapidement en renseignant  3 valeurs : son nom, son état, et les services de l'entreprise concernés par ce fournisseur.
   
2. Une Date, généralement, il s'agit de la date du jour de la commande.
3. Une ligne budgétaire à imputer:  En fonction du fournisseur sélectionné, les lignes budgétaires sur lesquelles celui-ci a été renseigné seront proposées par défaut. Si toutefois ces lignes ne correspondent pas à votre commande, vous pouvez utiliser la Recherche avancée. Une pop-up s'ouvre alors, et vous pouvez choisir la ligne budgétaire appropriée.
4. Un libellé : Ce champ sera notamment remonté en cas de saisie d'une facture et facilitera le lien entre commande et facture.
   
5. Début et Fin :  il s'agit de la période de la commande. Si la date de fin n'est pas renseignée, la date de début sera prise en compte. Par défaut, le mois en cours est proposé en date Début et Fin.
   
Ces dates ont un impact sur la saisie des factures : les dates de début / Fin des factures saisie sur la commande doivent être incluses dans l'intervalle de Début / Fin de la commande.

Eléments optionnels à la saisie d'une commande :

1. La Référence d'une commande (40 caractères maximum)
   
2. Le montant de la commande Cmd [année] HT/TTC : A l'enregistrement de la commande, ce montant s'additionnera  à votre budget Engagé. Par défaut, ce montant est à 0 à la création d'une commande.
   
3. Description: il s'agit d'une zone mémo.
   

Enregistrer une commande par saisie manuelle

Deux chemins sont à disposition pour associer une commande à une ligne budgétaire : 

1- Enregistrer une commande depuis la vue Commande du budget

1. Depuis le module Finance, en ouvrant la vue Commandes de votre budget : vous retrouvez l’historique de vos commandes passées ainsi que la capacité à en référencer une nouvelle via le bouton + Commande situé en bas à gauche du tableau.
   

1. Renseigner le Fournisseur, la date de la commande et en option la référence de la commande :

2. Sélectionnez la ligne budgétaire à imputer :

La liste déroulante présente les lignes budgétaires du Fournisseurs saisi pour la commande. 

Si vous souhaitez imputer la commande sur une ligne dont le fournisseur n'est pas celui de la commande :

1. Cliquer sur Rechercher une ligne
   

1. Supprimer le filtre sur le fournisseur : 
   
2. Sélectionner une ligne puis cliquer sur Sélectionner. 
   

3. Compléter/modifier les éléments obligatoires (Libellé, Début, Fin) et renseigner les éléments optionnels si vous le souhaitez (Cmd 20XX HT/TTC=Montant, Description) puis Enregistrer.

1. Depuis une ligne budgétaire,  via l'onglet Commandes : vous retrouvez l’historique de vos commandes passées sur la ligne ainsi que la capacité à en référencer une nouvelle via le bouton + Ajouter une Commande situé en bas à gauche du tableau.

Si votre commande impacte plusieurs lignes budgétaires ou si vous souhaitez saisir une commande sur une ligne sans fournisseur, vous devez obligatoirement passer par la vue Commande du Budget afin de répartir la commande sur les lignes budgétaires impactées.

Après avoir cliquer sur le bouton + Ajouter une Commande situé en bas à gauche du tableau :

      

- Compléter les éléments de la commande avec les éléments obligatoires (Date, Fournisseur, Libellé, Début, Fin) et optionnels (Cmd 20XX HT/TTC=Montant, Description) :

- Enregistrer.

Le fournisseur est pré-rempli avec celui de la ligne budgétaire mais vous pouvez les modifier.

Il n'est pas possible de créer une commande via la ligne budgétaire sur une ligne sans fournisseur,  vous devez passer par l'onglet Commande du budget.

Enregistrer une commande impactant plusieurs lignes budgétaires

Une commande peut être transmise par un fournisseur et impacter plusieurs lignes budgétaires.  Pour saisir une commande à répartir sur plusieurs lignes budgétaires vous devez :

1. Passer par l'onglet Commande du budget pour créer la commande obligatoirement
   
2. Disposer d'une référence de commande
   

1. Accéder à la vue Commande du budget

2. Cliquer sur + Commande pour créer une commande : renseigner les éléments de la commande comme vu précédemment.

Indiquez obligatoirement une référence de commande pour faire apparaitre le bouton + Ajouter une ligne de commande afin de saisir des lignes de commande.

3. Ajouter autant de lignes de commande que de lignes budgétaire sur lesquelles répartir la commande en cliquant sur + Ajouter une ligne de commande

4. Pour chaque ligne de commande, renseigner les éléments obligatoires et optionnels comme vu précédemment. Répartissez le montant de la commande sur les lignes créées.

5. Enregistrer.

Enregistrer des commandes par import en masse

Associer un document à une commande

Depuis la ligne de commande, cliquer sur   puis associer un document existant dans la GED Abraxio ou un nouveau document :

Un document ne peut-être associé qu'à une seule ligne de commande.

Visualiser le montant et le solde des commandes sur une ligne budgétaire

Pour suivre les commandes, vous pouvez insérer les colonnes suivantes pour suivre le montant et le soldes commandes des commandes par ligne budgétaire :

1. Commandes : somme du montant de commandes enregistrées sur la ligne
   

1. Solde cmd : somme des soldes des commandes enregistrées sur la ligne (où le solde est égale à la Somme du montant des commandes -Somme des factures imputées sur les commandes).
   

Solder une commande

A l'enregistrement d'une Facture,  son montant se déduira alors du solde de la commande. Si toutefois aucune autre facture n'est attendue sur cette commande, vous pouvez solder la commande.

Prenons l'exemple d'une commande passée de 1000€. Une facture est enregistrée pour un montant de 900€.  Le solde de la commande passe alors à 100€. Le montant engagé ne varie pas (Engagé = Dépenses enregistrées + Solde des commandes = 900 € + 100 €). Si aucune autre facture n'est attendue, il est alors possible de solder la commande en cliquant sur le bouton solder situé sur la ligne commande ou la ligne facture :

Le solde de la commande passe alors à 0 €. Le montant engagé sera déduit de 100€ (Engagé = 900 €+ 0€) :

Annuler le solde d'une commande :

Il est possible d'annuler l'action de "Solde" de la commande via le bouton   . Le solde de la commande sera alors rétablit. Dans notre exemple, le solde sera de nouveau égal à 100 € et l'engagé sera de nouveau égal à 1000 €.

Engager le solde la ligne budgétaire

Engager le solde de la ligne réalise exactement la même action que la création d'une commande, sauf qu’elle engage la totalité du solde budgétaire de la ligne = "A Engager".

Exemple "Engager la solde de la ligne commande"

Une ligne budgétaire a un budget prévisionnel annuel de 10000 €.

1 facture de 3000 € a déjà été imputée sur cette ligne budgétaire, 1 autre commande de 2500 € a  également déjà été engagée.

Engager le solde de la ligne  entrainera la création d'une nouvelle commande de la totalité du budget restant de cette ligne budgétaire, soit 4500 €

Supprimer une commande

La suppression d'une commande n'est possible que si aucun consommé n'y est associé.

- Pour supprimer une commande, cliquer sur le bouton Supprimer à droite.

- Pour supprimer une ligne de commande, cliquer sur le menu contextuel de la ligne budgétaire et cliquer sur supprimer.

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