Préambule

Budget consommé = Toutes les dépenses enregistrées sur un exercice donné (factures + coûts internes).  Vous pouvez ouvrir cette vue Conso depuis la Home du module finance pour chacun de vos exercices budgétaires

Budget engagé =  Somme des dépenses déjà enregistrées et du solde des commandes en cours  sur un exercice donné (factures + coûts internes + Solde positif des commandes restantes). 

Piloter l'évolution de votre budget engagé nécessite d'enregistrer vos commandes et vos factures.

1. Saisie manuelle du consommé : c'est la saisie manuelle standard
   
2. Saisie depuis la GED : ce cas est particulièrement adapté si vous souhaitez importer et conserver les documents de type facture dans la GED Abraxio.
   
3. Intégration en masse de factures : ce cas est particulièrement adapté quand votre service comptabilité vous transmet un tableur avec les différents montants consommés ou si vous pouvez extraire d'un outil tiers la liste des factures. Suivez ce lien pour accéder à la documentation.
   

Accéder à la saisie des factures depuis le Module Finance

1. Soit en cliquant sur le bouton Conso en face de votre Exercice en cours
   

1. Soit en rentrant dans votre exercice budgétaire puis en cliquant sur le menu Consommé > Factures
   

Saisir manuellement une facture

Pour saisir une facture, certains éléments sont obligatoires et seront marqués par une *.

1. Cliquez sur le bouton +Facture
   

1. Renseignez d'abord obligatoirement le Fournisseur et la Date de la facture pour ouvrir une ligne de facture en saisie (ces premiers éléments sont obligatoires pour ouvrir la ligne de facture) :
   

1. Date* : une pratique courante est de renseigner date figurant sur la facture,
   
2. Fournisseur* : si celui-ci n'est pas encore référencé vous pouvez le créer rapidement en renseignant 3 valeurs : son nom, son état, et les services de l'entreprise concernés par ce fournisseur.
   
3. Numéro : Cette notion peut être particulièrement intéressante si vous souhaitez faciliter le rapprochement avec votre comptabilité ou une recherche par numéro de facture. Il est par ailleurs possible d'en rendre la saisie obligatoire dans la Configuration  > Finance  > Factures
   
4. Devise (si option activée) : Permet de sélectionner une devise autre que la devise principale de votre environnement abraxio parmi une liste de devises préparamétrées. Pour plus de détails, consultez l'article : Saisie de facture en devise étrangère

1. Ligne budgétaire* : double-cliquez sur le champ pour sélectionner la ligne budgétaire sur laquelle imputer la facture
1. Par défaut, la liste des lignes budgétaires proposées est restreintes à celles où le fournisseur de la facture est renseigné sur la ligne budgétaire.
2. Si toutefois ces lignes ne correspondent pas à votre facture, vous pouvez utiliser la "Recherche avancée" pour rechercher une autre ligne, une pop-up s'ouvrira alors, supprimez le filtre sur le Fournisseur et choisissez la ligne budgétaire appropriée :

1. A noter : vous pouvez sélectionner une ligne de commandes, pour retrouver la ligne budgétaire associée : voir paragraphe ci-dessous
   

1. Mode* (Standard par défaut, la valeur "Immobilisé" est disponible si les Immobilisation sont activées, la valeur "Lissé" est disponible si le mode Lissage Cashout est activé)
   

1. Standard : le montant Total sera comptabilisé sur le mois de début de la facture (Du). Par exemple, pour une facture de 12 000 € répartie du 06/2024 au 05/2025, le consommé sera comptabilisé sur 06/2024.
2. Immobilisé : le montant Total est comptabilisé sur le mois de début de la facture, comme pour le mode Standard. Les champs liés aux immobilisations seront ouverts (Durée, %, A parti de). Les paramètres d'immobilisation sont informatifs et n'influent pas sur la comptabilisation du consommé ni sur la vue P&L. (mode accessible si les immobilisations sont activées)
   
3. Lissé : le montant Total sera réparti entre les dates Du et Au (mode accessible si Lissage Cashout est activé). Cette option n'est pas disponible pour les factures Temps et Rémunération. Par exemple, pour saisir une facture de 12 000 € répartie du 01/06/2024 au 31/05/2025, le montant total de la facture saisi sera répartie entre le début et la fin de période : : 7000 € sur 2024 et 5000 € sur 2025, avec 1000 € mensuel sur la facture et dans l'échéancier du consommé.

Lorsque vous sélectionnez une ligne budgétaire, la valeur du champ mode est initialisée avec "Immobilisée" si Immo= Oui sur la ligne et avec "Lissée" si Lissage = Cashout sur la ligne budgétaire sélectionnée. 

1. Du... Au (période de la prestation à laquelle la facture fait référence : si la date de fin n'est pas renseignée, la date de début sera prise en compte. Les périodes doivent respecter les règles suivantes :
   
1. Pour les factures associées à des commandes, la période de la facture doit avoir en commun un exercice de la commande :
   
1. Si la ligne est standard ou immo (imputation sur le mois de début), il faut que le mois de début soit sur un exercice présent dans la période de la commande
   
2. Si la ligne est lissée, il faut que toute la période soit sur un exercice présent dans la période de la commande
   
2. A noter : il est possible de saisir une ligne de facture sur un exercice non encore créé à condition que la facture comporte toujours au moins une ligne sur un exercice existant dans la plateforme

1. Total (HT ou TTC selon votre configuration) :  Une pop-up de saisie s'ouvre pour saisir les montants de la facture
   

1. Libellé : permet de nommer la ligne facture. 
   
2. Commande : si vous gérer les commandes, la saisie d'un numéro de commande lors de l'enregistrement de la facture va permettre de sélectionner automatiquement la ligne budgétaire à imputer. Ceci est particulièrement utile quand vous avez un nombre important de lignes budgétaires pour un même fournisseur.
   

Pour que le document soit associé à la facture, il faut a minima valider l'association sur l'objet Facture, sinon le document sera enregistré dans la GED mais ne sera pas associé à la facture.

1. Enregistrez

Supprimer une facture

Depuis l'onglet Consommé de votre budget, sélectionnez une facture enregistrée puis cliquez sur le menu contextuel de la facture et cliquez sur Supprimer :

Pour supprimer une ligne de facture, cliquer sur le bouton de suppression de la ligne à supprimer  à gauche de la ligne.

Accédez au Budget de la ligne budgétaire depuis la ligne de facture

Depuis une facture / ligne de facture, vous pouvez accédez au budget de la ligne budgétaire et le mettre à jour. Pour cela, cliquez sur la loupe en face de la ligne :

Correspondance entre Commande et Facture

Si une commande a été enregistrée sur une ligne budgétaire, à la saisie d'une facture sur cette même ligne, la commande correspondante sera automatiquement proposée dans le champ Commande du bloc FACTURE. Si plusieurs commandes sont en cours, vous devez choisir celle correspondante. Vous pouvez supprimer ce lien si toutefois la facture enregistrée n'a aucun lien avec cette commande.

A l'enregistrement d'une Facture,  son montant se déduira alors du solde de la commande. Si toutefois aucune autre facture n'est attendue sur cette commande, vous pouvez solder la commande.

Solde d'une commande

Prenons l'exemple d'une commande passée de 1000€. Une facture est enregistrée pour un montant de 900€.  Le solde de la commande passe alors à 100€. Le montant engagé ne varie pas, Si aucune autre facture n'est attendue, il est alors possible de solder la commande en cliquant sur le bouton solder situé sur la ligne commande ou la ligne facture.  Le montant engagé sera alors déduit de 100€.

Enregistrer un avoir

Parfois, des avoirs sont générés par des fournisseurs. Pour les comptabiliser, la bonne manière de procéder dans Abraxio est de saisir une facture sur la ligne budgétaire correspondante et saisir un montant négatif dans "Total HT ou TTC".

Saisie GED des factures

Cette option est la plus adaptée si vous souhaitez importer plusieurs documents de type facture dans la GED Abraxio (document PDF).

Consultez l'article dédié : Saisie des factures GED

Import en masse des factures