Enregistrer une facture

1. Une date (une pratique courante est de renseigner date figurant sur la facture),
2. Un fournisseur, si celui-ci n'est pas encore référencé vous pouvez le créer rapidement en renseignant 3 valeurs : son nom, son état, et les services de l'entreprise concernés par ce fournisseur.
3. Une ligne budgétaire :  En fonction du fournisseur sélectionné, les lignes budgétaires sur lesquelles celui-ci a été renseigné seront proposées par défaut. Si toutefois ces lignes ne correspondent pas à votre facture, vous pouvez utiliser la Recherche avancée. Une pop-up s'ouvrira alors, supprimer le filtre sur le Fournisseur et choisissez la ligne budgétaire appropriée.
   
4. La période de la prestation à laquelle la facture fait référence (Du... Au, en mois). Si la date de fin n'est pas renseignée, la date de début sera prise en compte.
   

1. Total (HT ou TTC selon votre configuration) :  Une pop-up de saisie s'ouvre pour saisir les montants de la facture :
   

1. Libellé : permet de nommer la ligne facture. 
   
2. Numéro : Cette notion peut être particulièrement intéressante si vous souhaitez faciliter le rapprochement avec votre comptabilité ou une recherche par numéro de facture. Il est par ailleurs possible d'en rendre la saisie obligatoire dans la Configuration  > Finance  > Factures.
   
3. Commande : si vous gérer les commandes, la saisie d'un numéro de commande lors de l'enregistrement de la facture va permettre de sélectionner automatiquement la ligne budgétaire à imputer. Ceci est particulièrement utile quand vous avez un nombre important de ligne budgétaires pour un même fournisseur.
   

Bon à savoir

1. Une option est disponible pour rendre obligatoire la saisie des numéros de facture (Admin > Configuration > Finance > Factures).
2. Vous pouvez également activer l'option renommant automatiquement les documents factures (<nom du fournisseur> - <date facture>) pour faciliter la recherche dans la GED
   

La saisie depuis la GED

 

La saisie manuelle depuis l'écran de gestion des factures

1. Dans le module Finance > Ouvrir la vue Consommé de votre budget > Ajouter une Facture via le bouton en bas à gauche de vos factures et compléter les éléments de votre facture :
   

En import en masse

1. Vous pouvez importer en masse des factures via un fichier tableur .CSV ou .XSLX. Ce cas est particulièrement adapté quand votre service compta vous transmet un tableur avec les différents montants consommés. Suivez ce lien pour accéder à la documentation.

Sélectionner la ligne budgétaire à imputer par une facture à l'aide du numéro d'une commande

Vous pouvez utiliser le numéro de commande pour retrouver la ligne budgétaire à imputer :

- le champ commande propose toutes les commandes associées au fournisseur saisi :

- il est possible de saisir une numéro de commande pour filtrer la liste des commandes propsées :

- la sélection d'une commande met à jour automatiquement la ligne budgétaire à imputer avec la ligne associée à la commande sélectionnée : 

Les lignes budgétaires proposées dépendent de vos habilitations : seules les lignes des sous-budgets auxquels vous avez accès sont proposées.

Enregistrer une facture impactant plusieurs lignes budgétaires

Une facture peut être transmise par un fournisseur et impacter plusieurs lignes budgétaires. Vous pouvez ajouter la (ou les) ligne(s) budgétaire(s)  en cliquant sur  et renseigner les éléments nécessaires à cet enregistrement. Il est alors indispensable de répartir le montant de la facture entre les lignes concernées.

Depuis une facture saisie ou en cours d'enregistrement :

Depuis le bloc Facture, cliquez sur  et sélectionnez ensuite la ou les nouvelle(s) ligne(s) budgétaire(s) supplémentaire(s) sur laquelle la facture doit également être imputée

Répartissez ensuite le montant de la facture selon les lignes budgétaires sur les différents lignes de facture.

Associer un document à une facture

Si vous avez saisi des factures manuelles, il est ensuite possible d'associer un document de type facture en cliquant ensuite sur et se laisser ensuite guider dans la GED Abraxio :

Supprimer une facture

Depuis l'onglet Consommé de votre budget, sélectionnez une facture enregistrée puis cliquez sur le menu contextuel de la facture et cliquez sur Supprimer :

Pour supprimer une ligne de facture, cliquer sur le bouton de suppression de la ligne à supprimer  à gauche de la ligne.

Correspondance entre Commande et Facture

Si une commande a été enregistrée sur une ligne budgétaire, à la saisie d'une facture sur cette même ligne, la commande correspondante sera automatiquement proposée dans le champ Commande du bloc FACTURE. Si plusieurs commandes sont en cours, vous devez choisir celle correspondante. Vous pouvez supprimer ce lien si toutefois la facture enregistrée n'a aucun lien avec cette commande.

A l'enregistrement d'une Facture,  son montant se déduira alors du solde de la commande. Si toutefois aucune autre facture n'est attendue sur cette commande, vous pouvez solder la commande.

Enregistrer un avoir

Annexe : Valeurs des états des exercices

1. En préparation : en phase d’élaboration budgétaire, vous pouvez créer/modifier des lignes budgétaires et enregistrer des commandes.
   
2. Actif : l’exercice a démarré, vous pouvez créer/modifier le budget, enregistrer des commandes et imputer du consommé.
   
3. En clôture : l’exercice comptable est terminé, votre budget n’est plus modifiable et vous ne pouvez plus enregistrer de commande. Vous pouvez finaliser la saisie du consommé.
   
4. Terminé : votre budget et votre consommé ne sont plus modifiables.