Gestion des fournisseurs et des contrats

Gestion des fournisseurs et des contrats

Préambule

Vous accédez à l'écran de synthèse des fournisseurs en cliquant sur le module "Fournisseurs" :



Création d'un fournisseur

Pour créer un fournisseur :
  1. Cliquez sur  depuis l'écran Synthèse, en haut de la liste d'accès rapide aux fournisseurs
ou
  1. Cliquez sur  en bas du tableau depuis l'onglet Fournisseurs.
      
Pour créer un fournisseur :
  1. Seuls le Nom et l'état sont obligatoires. 
  2. Le champ Réf externe est également proposé. Il peut par exemple être renseigné par le code Tiers du fournisseur issu de la comptabilité, ce qui permettra d'affiner l'import en masse des factures.
  3. Par défaut à la création, l'état proposé est "Référencé". 3 états sont proposés pour la gestion des fournisseurs :
    1. Référencé : vous avez référencé ce fournisseur pour documentation et/ou une potentielle collaboration future.
    2. Actif : vous travaillez avec ce fournisseur (contrat, budget, commande, consommé, etc.)
    3. Archivé : vous avez travaillé avec ce fournisseurs et n'allez plus travailler avec lui. Vos fournisseurs à l'état Archivé ne sont plus présentés par défaut dans vos listes de recherche ou sélection mais restent présent avec leur historique de données.
    Abraxio vous aide à mettre à jour vos Etats fournisseurs grâce à un dispositif d'alerte et recommandation
Dans la vue de Synthèse, il est possible de regrouper les fournisseurs selon un critère de votre choix. Pour cela, rendez-vous dans Administration > Configuration > Fournisseurs (Configuration du module Fournisseurs).  Ce critère de regroupement apparaitra dans la fiche de création d'un fournisseur pour catégoriser vos fournisseurs selon ce critère. 
Après validation du formulaire, le fournisseur est créé et ajouté au référentiel.

Modification d'un fournisseur

Vous pouvez désormais renseigner les informations complémentaires :
  1. depuis l'écran de Synthèse : cliquez sur le nom du Fournisseur pour accéder à l'ensemble des informations du fournisseur :

  1. depuis l'onglet Fournisseurs :
  1. (3) Un clic  vous permettra d'accéder à l'ensemble des informations du fournisseur 
  2. (4) Un clic sur la ligne du fournisseur vous permettra d'accéder à la fiche "Signalétique" du fournisseur :
      


Mise à jour de la fiche fournisseur

L'écran d'accueil d'une fiche fournisseur est composé de :
(1) Accès rapide à la liste des fournisseurs pour naviguer facilement au travers des différentes fiches fournisseurs
(2) Accès aux 3 onglets de gestion des fournisseurs : Identité, Gestion, Contrat


Onglet Identité

La première étape après la création d'un fournisseur est de renseigner l'ensemble de ses informations via l'onglet Identité. L'ensemble de ces informations est optionnel.


Cet onglet permet de renseigner l'ensemble des informations du fournisseur (Signalétique, Coordonnées, Modalités de règlement, Evaluation, Services proposés, Interlocuteurs, informations Support). Pour chaque bloc, cliquer sur  éditer le bloc en modification :
  1. Signalétique
La fiche Signalétique regroupe les principales informations d'identification du fournisseur :

  1. Sur la partie Identité :
    1. Vous pouvez compléter les données d'identification du fournisseurs (SIREN/SIRET, TVA intra) et mettre à jour les informations saisies à la création.
    2. Il est possible de mettre à jour l'état du fournisseur (Actif, Référencé, Archivé)
    3. Une piste d'audit est disponible : date et utilisateur de création et de dernière modification.
  2. Sur la partie Qualification de l'écran : 
    1. Le champs "Utilisé par ", proposé dans la configuration par défaut, est configurable (nom du champ et liste de valeurs).
    2. 2 axes analytiques complémentaires sont disponibles et personnalisables (dans la partie Admin > Configuration > Liste de valeurs > Fournisseurs).
    3. Un champ Description permet de compléter l'identification du fournisseur.
  1. Services proposés
Dans la zone Services proposés, vous pouvez renseigner les services que le fournisseur peut vous fournir.
La liste des services proposés est alignée sur le référentiel CIGREF. Elle correspond à la liste des sous-catégorie des Ressources dans la configuration des listes de valeurs. Vous pouvez ajouter des sous-catégories à cette liste. Si vous contractualisez avec le fournisseur, vous pourrez ensuite associer des ressources au fournisseur et les retrouver dans l'onglet Gestion du fournisseur.

  1. Coordonnées
Le bloc Coordonnées permet de référencer les données d'adresse postale du fournisseur, sites utiles, numéro de téléphone et adresse mail :

L'ajout d'un "site fournisseur" permet de référencer l'url de l'application fournisseur, son site internet, sa page Linkedin, etc... et de la rendre accessible en un clic sur la fiche fournisseur. Les liens sont affichés sur le bloc Coordonnées :

Un simple clic sur l'élément ouvre directement l'url renseignée dans un nouvel onglet
  1. Modalités de règlement :
Vous pouvez ajouter les modalités liées au règlement des factures du fournisseur dans ce bloc :
  1. Evaluation :
Dans le bloc évaluation, vous allez pouvoir évaluer votre fournisseur selon 4 critères prédéfinis qui calculeront une note globale. Vous pourrez également ajouter des commentaires et une appréciation générale pour compléter l'évaluation de votre fournisseur :

  1. Support :
Dans le bloc support, vous pourrez indiquer toutes les informations et procédures à suivre pour joindre votre fournisseur en cas de besoin d'assistance :

L'ensemble de ces informations seront présentées dans un bloc vert en haut à droite des deux onglets Identification et Gestion afin d'avoir un accès rapide à ces informations :


  1. Interlocuteurs :
Pour compléter la fiche fournisseur, vous pouvez insérer vos contacts en cliquant sur afin de référencer l'ensemble de vos interlocuteurs :



Un clic sur un numéro de téléphone, un email ou une adresse déclenche selon le cas un appel téléphonique, l'initialisation d'un mail ou une recherche Google Maps.

Onglet Gestion

L'onglet Gestion (affiché par défaut) présente un tableau de bord du fournisseur : indicateurs budgétaires, nombre de contrats actifs, part du budget global, ressources, tâches et documents associés au fournisseur, informations Support...

  1. Dans la zone Indicateurs :
    1. L'ensemble des montants indiqués correspondent à l'exercice courant.
    2. Le budget fournisseur indiqué représente la somme des budgets des lignes budgétaires sur lesquelles ce fournisseur est renseigné.
    3. Si vous cliquez sur :
      1. le montant du budget : vous accédez à la liste des lignes budgétaires concernant ce fournisseur (1)
      2. le montant Commandé : vous accédez à la liste des commandes concernant ce fournisseur (2)
      3. le montant Consommé : vous accédez  sur la liste des factures concernant ce fournisseur (3)
    4. Vous pouvez également accéder directement aux contrats actifs et échéances à traiter.
  2. Dans la zone Evolution du budget :
    1. Vous pouvez suivre l'évolution du budget concernant le fournisseur sur vos différents exercices.
    2. Si vous cliquez sur le montant du budget d'un exercice : vous accédez à la liste des lignes budgétaires concernant ce fournisseur pour l'exercice donné (4)
  3. Dans la zone Ressources :
    1. Vous retrouvez toutes les ressources créées dans le module Ressources et associées à ce fournisseur.
    2. Vous pouvez afficher le détail de chaque ressource et la modifier.
  4. Vous retrouvez également les documents et tâches liés au fournisseur avec la possibilité d'en ajouter.



Utilitaires sur les fournisseurs : Identifiant sur les fournisseurs

Un identifiant "fonctionnel" stable est attribué à chaque fournisseur. Cet identifiant se présente sous la forme d'une chaine de 26 caractères alphanumériques :
  1. L'identifiant est disponible dans le dictionnaire de données du tableau de synthèse (et présent par défaut dans la vue complète) et dans l'export Excel des fournisseurs : 

  1. A l'import des fournisseurs, la colonne Identifiant est disponible pour mettre à jour un fournisseur existant. La recherche d'un fournisseur existant pour déclencher une fusion se fera par ordre de priorité sur : Identifiant/ Référence externe / Nom
  2. Depuis le détail d'un fournisseur, une action "Copier l'identifiant" est disponible depuis le menu d'option. Elle déclenche la copie dans le presse-papier de l'identifiant :

Export des fournisseurs

Un export Excel des données fournisseurs est disponible depuis le menu  de la barre de titre du Module Fournisseurs :

Supprimer un fournisseur

La suppression d'un fournisseur est accessible depuis le menu avancé de la fiche Fournisseur en haut à droite de la barre de titre  :



Une popup s'ouvre pour confirmer la suppression :



Il n'est pas possible de supprimer un fournisseur référencé par des ressources, des factures, des lignes budgétaire, ...
Dans ce cas, nous vous conseillons d'archiver votre fournisseur en modifiant son Etat dans la fiche Signalétique.

Gestion des contrats fournisseurs

La gestion de contrat fournisseur est accessible via l'onglet Contrats de la fiche fournisseur. Il donne accès à :
  1. la création et gestion des contrats du fournisseur
  2. la création et la gestion des échéances de contrats
Seuls les profils Manager, Chef de projet et Direction ayant accès au module y auront accès. 
Les profils collaborateurs ayant accès au module n'auront pas accès à cet onglet.

Création des contrats

Pour créer un contrat :
  1. cliquez sur dans l'onglet Contrat


  1. Renseignez les informations du contrats :
    1. (1) 3 axes analytiques personnalisables sont disponibles sur les contrats (paramétrage dans le module Admin > Configuration > Liste de valeurs > Fournisseurs > Contrats)


Mise à jour du contrat

Pour mettre à jour un contrat, il est possible d'y accéder :
  1. depuis la fiche fournisseurs : dans l'onglet Contrat, pour afficher un contrat cliquer sur le nom du contrat dans la liste à gauche


  1. depuis l'onglet Contrat du module Fournisseurs : vous visualisez l'ensemble des contrats créés en fonction des filtres paramétrés dans la vue
    1. un clic sur  permet d'afficher l'ensemble des informations de la fiche contrat (Signalétique, Notes, Échéances, ...)
    2. un clic sur un élément de la ligne contrat permet d'afficher et de modifier la fiche Signalétique du contrat


La fiche contrat est organisée en 5 blocs : Signalétique, Notes, Documents, Engagements et Échéances :
  1. Signalétique : vous retrouvez les infirmations saisies dans la fiche de création de contrat et pouvez les modifier en cliquant sur  pour éditer la fiche

  1. Notes : saisissez les évènements importants liés à ce contrat (2)
    1. Cliquez sur pour ajouter une note
    2. Cliquez sur  pour ajouter une note ou modifier les notes


  2. Documents : vous pouvez référencer ici les documents associés à votre contrat
    1. Cliquez sur  pour ajouter un document via un fichier ou un lien vers une url
    2. Ou glissez déposez directement un document


  3. Engagements : renseignez les engagements contractuels afin de les visualiser sur la fiche contrat (GTI, GTR, ...) (4)
    1. Cliquer sur pour ajouter un engagement
    2. Cliquer sur  pour ajouter un engagement ou modifier les engagements


  1. Échéances : visualisez / traitez les échéances du contrats (5) et créez des échéances du contrats (6) : voir article gestion des échéances de contrats

Suppression d'un contrat

La suppression d'un contrat est accessible en haut à droite de la fiche contrat depuis le menu avancé de la fiche en haut à droite de la barre de titre  : 



Un message demandera de confirmer la suppression du contrat en cas de présence d'engagements, notes ou échéances de contrat sur le contrat à supprimer :

La suppression d'un contrat entraine la suppression de l'ensemble des informations du contrats et en particulier des échéances de contrats associées.

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