Gestion des échéances des contrats
Préambule
Au sein de la fiche contrat d'un fournisseur, vous avez la possibilité de gérer des échéances.
Celles-ci ont pour objectif de mémoriser des dates clés liées à vos contrats et de générer des rappels automatiques au bon moment et à la bonne personne.
Cette fonctionnalité est accessible depuis l'onglet Contrats d'un fournisseur dans le bloc "Échéances" à droite de l'écran.
Gestion d'une échéance
Création
Dans le bloc "Échéances", cliquez sur "+ Ajouter". La popup "Échéance" s'ouvre.
Sélectionnez le type d'échéance :
- Dénonciation : contrat à tacite reconduction. Sans action de dénonciation avant le délai contractuel prévu, le contrat est renouvelé à sa date anniversaire.
- Reconduction : contrat avec date de fin à reconduire explicitement. Sans action, le contrat se terminera à la date de fin prévue au contrat.
- Pièce à vérifier : pièces à obtenir du fournisseur périodiquement pour vérifier sa situation.
- Remise sur volume : gestion des dates de négociation de remise sur volume
Selon le type d'échéance choisi, un masque de saisie spécifique est proposé.
Illustration d'une échéance de dénonciation :
Modification
Dans le bloc "Échéances", cliquez sur le crayon d'édition d'une commande à droite de chaque ligne.
Suppression
Dans le bloc "Échéances", cliquez sur le crayon d'édition d'une échéance à droite de chaque ligne pour ouvre la popup d'édition.
Cliquez sur le bouton "Supprimer".
Traitement des échéances
Dans le bloc des échéances d'un contrat, vous retrouvez la liste des échéances définies.
Une échéance passe dans un état à traiter dès lors que la date du jour est supérieure à la date de début de rappel (= date limite de traitement - délai de rappel).
Dans ce cas, la bouton d'action "Traiter" passe en bleu.
Pour traiter l'échéance, cliquez sur le bouton Traiter. Une popup s'ouvre et vous guide pas à pas pour :
- reconduire l'échéance sur la période suivante
- supprimer l'échéance
Indicateurs et notifications
Dans différents écrans, Abraxio vous alerte dès lors que vous avez des échéances à traiter :
- Dashboard d'accueil
- Onglet Contrats du module Fournisseurs
- Onglet Échéances du module Fournisseurs
- Bloc Indicateurs de l'onglet Gestion de la fiche d'un fournisseur
En complément, dès lors que vous avez des échéances à l'état "A traiter", Abraxio enverra un email récapitulatif de l'ensemble des échéances à traiter une fois par semaine le Lundi matin.
Les destinataires sont :
- le Superviseur des contrats (défini dans le module Admin/Configuration) : il recevra le récapitulatif de l'ensemble des échéances à traiter
- le Responsable défini au niveau de chaque contrat : il recevra le récapitulatif pour les contrats qui lui sont affectés.
- la liste destinataires complémentaires définie dans chaque contrat dans le bloc Échéances
Export Excel
L'ensemble des échéances contrats sont disponibles dans l'export Excel des fournisseurs : onglet "Données Échéances"
Configuration
Dans le menu Admin/Configuration, onglet Fournisseur, vous pouvez définir :
- le superviseur des contrats qui recevra un email récapitulatif de l'ensemble des échéances contrats à traiter
- le délai par défaut de rappel des échéances
L'accès à la configuration nécessite des droits Administrateur.
Retrouvez également le tutoriel utilisateurs de présentation du nouveau module Fournisseurs
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