Présentation générale du module Finance
Introduction
Le module Finance vous permet de gérer votre
budget annuel de direction.
Vous allez ainsi établir votre budget pour un exercice donné en le structurant et en définissant des lignes budgétaires.
Sur cette base, vous pourrez suivre vos
commandes et imputer du
consommé.
Votre budget est piloté dans la durée à travers la notion d'exercice.
Vous pouvez réaliser des archives et des arrêtés pour tracer l'évolution de votre budget au cours de l'année.
Enfin, vous disposez d'un espace de simulation pour travailler différents scénarii budgétaires.
Organisation du budget
Abraxio propose une organisation de budget à 3 niveaux :
- Budget de direction
- composé de Sous-budgets
- composés de Lignes budget
Dans Abraxio, le terme "budget" est souvent utilisé comme diminutif mais peut désigner différents concepts en fonction du contexte : budget de direction, budget projet ou sous-budget.
Budget de direction
Le "budget de direction" comme son nom l'indique représente le budget de direction à piloter. Il représente le niveau le plus haut.
Son Nom devra représenter le périmètre géré. Par exemple, "DSI", "DOSI", "IT", "Service informatique", "GIE informatique". Choisissez un nom court pour optimiser l'affichage.
Ce budget de direction est ensuite instancié sur une succession d'exercices annuels.
Vous obtenez donc par exemple :
- Budget DSI 2022 pour l'exercice du 01/01/2022 au 31/12/2022
- Budget DSI 2023 pour l'exercice du 01/01/2023 au 31/12/2023
Cette notion d'exercice suit généralement la notion d'exercice de votre entreprise calée sur la date de clôture comptable annuelle.
Le budget de direction porte un état qui représente son cycle de vie :
- En préparation : en phase d’élaboration budgétaire, vous pouvez créer/modifier des lignes budgétaires et enregistrer des commandes.
- Actif : l’exercice a démarré, vous pouvez créer/modifier le budget, enregistrer des commandes et imputer du consommé.
- En clôture : l’exercice comptable est terminé, votre budget n’est plus modifiable et vous ne pouvez plus enregistrer de commande. Vous pouvez finaliser la saisie du consommé.
- Terminé : votre budget et votre consommé ne sont plus modifiables.
En fonction de cet état, le budget et/ou le consommé seront accessibles en modification ou lecture seule.
Les budgets étant définis sur une succession logique d'exercices, il est important d'initialiser Abraxio à partir du 1er exercice que vous souhaitez gérer (le plus ancien).
Sous-budgets
Les sous-budgets permettent de structurer le budget pour en faciliter l'accès et la lisibilité.
Il existe 2 natures de sous-budgets :
- Activité : utilisé pour décrire des activités de fonctionnement ou d'investissement hors projets. Par exemple : "Service infrastructure et poste de travail", "TMA applicatifs web"
- Projet : permet d'intégrer des budgets de projets définis et partagés avec le module Projets. Par exemple : projet "Refonte extranet lot 1"
Chaque sous-budget porte un type :
- RUN (Fonctionnement) : services récurrents de la DSI (entretien, renouvellement, mise à disposition des services SI, etc.)
- BUILD (Construction) : évolution des systèmes d'information
- TRANSVERSE (Enable) : management transverse, méthode, qualité, urbanisme, etc.
Ce type ne définit pas le caractère immobilisable. La notion d'immobilisation est définie au niveau de la ligne budgétaire.
Conseils d'utilisation :
- Un budget Projet est obligatoirement de type Build
- Par défaut et de manière courante, un budget d'Activité sera de type Fonctionnement
- Ponctuellement, un budget d'Activité pourra être de type Transverse pour y regrouper des lignes budgétaires de gouvernance, de management, d'urbanisme, etc.
- Par exception, un budget d'Activité pourra être de type Build si vous souhaitez décrire des évolutions du système d'information non référencées dans le module Projets. Par exemple, des investissements qui ne nécessitent pas ou que vous ne souhaitez pas piloter en mode projet : remplacement d'équipements d'infrastructure.
Les habilitations sont définies au niveau de ces sous-budgets.
Pour déléguer simplement la gestion des sous-budgets d'activité, il est intéressant de faire coïncider les sous-budgets avec les services de la direction. Ainsi, un responsable aura un périmètre clair de responsabilité.
Les sous-budgets sont des éléments de structuration. Vous pouvez définir une première organisation simple puis venir ensuite ajuster, renommer, décomposer ou supprimer des sous-budgets.
Lignes budgétaires
Une ligne budgétaire représente un poste budgétaire à piloter. Par exemple : un abonnement SaaS Abraxio, un achat de serveurs, une prestation externe de chef de projet...
Dans sa définition, elle porte un chiffrage et des éléments de qualification (fournisseur, ressource, axes analytiques, etc.).
Dans son cycle de vie, elle sera associée à des commandes et sera imputée par des factures et du temps passés.
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