1. Créer un nouvel exercice
   
2. Rattacher à ce nouvel exercice les projets et activités qui portent du budget sur ce nouvel exercice
   
3. Prolonger automatiquement les lignes budgétaires de "fonctionnement" en extrapolant la tendance de l'exercice précédent sur le nouvel exercice.
   

Situation de départ : vous avez un budget nommé "DSI" pour l'exercice 2022 et contenant 1 activité A et 3 projets A, B, C.

Situation après prolongation du budget :

1. L'exercice 2023 est créé.
   
2. L'activité A a été prolongée automatiquement. Abraxio a alimenté l'échéancier des lignes budgétaires en prenant la tendance de 2022.
   
3. Les 2 projets B et C qui portent du budget sur 2023 ont été rattachés au budget DSI 2023.
   
4. Le projet D qui n'apparaissait pas en 2022, est rattaché au budget DSI 2023 car il porte du budget sur 2023.

Une fois prolongé, vous pouvez finaliser la préparation de votre budget sur le nouvel exercice en rajoutant de nouvelles activités ou projets, et en ajustant chaque ligne budgétaire.

Préparation

Synthèse de la préparation 

1. Actualisez votre budget courant avant prolongation : montants et données analytiques.
   
2. Vérifiez la cohérence des dates des projets que vous souhaitez prolonger sur 2023

Révision du budget courant

Dès lors que vous prolongerez votre budget :

1. Les modifications apportées sur votre exercice actif ne seront pas reportées sur votre exercice en préparation. À ce titre, nous vous suggérons d'actualiser votre budget afin de prendre en compte vos dernières mises à jour budgétaires avant de prolonger votre exercice. A titre d'exemples de données à mettre à jour  :
   
1. Montants courants de budget,
   
2. Axes analytiques financiers, Référence comptable,
   
3. Description & Hypothèses...
2. Vous pourrez supprimer le budget en préparation (et le prolonger à nouveau pour prendre en compte les modifications budgétaires apportées sur votre exercice courant) si celui-ci ne comporte pas de budget "engagé".
   
1. Pour le vérifier, accédez à l'onglet Commandes et filtrez les dates de fin de commandes > dernier mois de l'exercice courant. Vous pourrez alors vérifier si ces commandes comportent du budget commandé sur vos exercices ultérieurs.
   

1. Pour une activité  :
   
1. L'ensemble de vos lignes de type RUN ou Transverse (exemple : sous-budget Collaborateurs) seront prolongées en extrapolant par rapport aux dernières tendances budgétaires de l'échéancier de votre exercice courant : 
   
1. Si les 2 derniers mois sont valorisés : le dernier mois de l'exercice est recopié sur chaque mois du nouvel exercice créé,
   
2. Si on a une récurrence trimestrielle : le dernier trimestre de l'exercice est recopié sur les 4 trimestres du nouvel exercice créé,
   
3. Sinon, l'exercice est recopié sur le nouvel exercice créé.
2. L'ensemble des lignes de type BUILD seront prolongées avec un budget à 0.
2. Pour un projet,  
   
1. Si les dates de projet (définies par le planning Gantt) superposent les dates du nouvel exercice budgétaire, les lignes seront toutes prolongées pour l'exercice suivant (même si elles ne comportent pas de budget). Pour modifier ces dates, il est nécessaire de mettre à jour le planning Gantt depuis le module Portefeuille.
2. Si ce n'est pas le cas, seules les lignes budget qui contiennent du budget sur la période du prochain exercice seront prolongées.

Exemple  de Prolongation d'un projet : Impacts des dates projet lors de la prolongation budgétaire

1. Projet A : La date de fin du projet (définie par le diagramme Gantt) est positionnée sur l'année N. 1 ligne budgétaire a du budget (€ ou JxH) prévue sur l'année N+1 (ligne 2 dans l'illustration).
   
2. Projet B : La date de fin du projet est positionnée sur l'année N+1. 
   

1. Projet A : Seule la ligne 2, disposant de budget sur l'exercice N+1, a été prolongée au sein du sous-budget la contenant.
   
2. Projet B : Toutes les lignes budgétaires, disposant ou non de budget sur la période N+1, ont été prolongées sur votre nouvel exercice.

Profiter du nouvel exercice pour utiliser pleinement les fonctionnalités d'Abraxio

1. Suivi des temps : Afin de pouvoir quantifier le temps passés par vos équipes sur vos projets et activités. Cliquez sur ce lien afin d'accéder à la documentation pour initialiser le suivi des temps.
2. Affectations & Capacity Planning  : Afin de piloter vos projets et vos activités du chiffrage jusqu'au staffing de vos collaborateurs. Cliquez sur ce lien afin d'accéder à la documentation pour initialiser le plan de charges de vos équipes.
   

Guide de mise en œuvre

Droits : L'opération de prolongation du budget n'est réalisable que pour les utilisateurs disposant de la Fonction transverse : Administrer les budgets (abonnement manager uniquement)

Pour ces différentes étapes, nous nommerons : 

1. Budget N = Budget courant au moment où l'on souhaite débuter la préparation de son budget pour le prochain exercice
   
2. Budget N+1 = Budget qui sera initialisé pour le prochain exercice.
   

Étape 1 : Initialisation du budget 

1. Depuis le module Finance, dans l'encart BUDGETS EXISTANTS, cliquez sur Prolonger le budget sur un nouvel exercice,
   
2. Sur l'écran d'initialisation du budget, validez ou modifiez les informations automatiquement reprises (Nom du budget, Période d'exercice, Responsable) et passez à 
   
3. Définissez éventuellement les objectifs de budget (champs facultatifs), puis .
   

Étape 2 : Mise au point du budget

1. Créez vos nouvelles lignes budgétaires.
   
2. Modifiez vos lignes reportées afin d'affiner votre budget N+1.

Cas pratique : Recommandations pour gérer le passage en mode RUN d'un projet 

Pour l'intégration en mode RUN sur l'exercice N+1 de lignes budgétaires issues d'un projet se terminant au cours de l'année N :

1. Prolongez votre budget. Votre projet étant terminé au cours d'exercice N, seules les lignes budgétaires disposant de budget sur l'exercice N+1 seront prolongées (dans le même sous-budget de votre projet)
   
2. Mettez à jour les informations de ces lignes si nécessaire
   
3. Réintégrez ces lignes au sein des sous-budgets d'activité les plus cohérents (en changeant le sous-budget au niveau de la ligne budgétaire). À l'enregistrement de cette opération, vous pourrez au choix : 
   
1. Recommandé : Créer une nouvelle ligne budgétaire. Le budget défini de la ligne budgétaire sur l'exercice N+1 sera alors positionné sur cette nouvelle ligne. Vous pouvez ensuite supprimer de votre exercice l'ancienne ligne budgétaire.
   
2. Appliquer la modification du changement du budget de cette ligne budgétaire à l'ensemble de vos exercices.
   
4. Dès que toutes les lignes ont été ainsi traitées, depuis votre budget N+1, supprimez alors le sous-budget du projet.
   

Étape 3 : Mise en route

1. Budget N+1 : Cliquez sur afin de passer l'état à Actif. Vous pourrez toujours modifier et créer vos lignes budgétaires, mais vous pourrez en plus imputer du consommé.
   
2. Budget N : Cliquez sur afin de passer l'état à En clôture pour signifier que l'exercice comptable est terminé. Votre budget n'est plus modifiable et vous pouvez finaliser la saisie du consommé.
   

Pensez à créer un arrêté budgétaire initial afin de mémoriser le budget initial de votre nouvel exercice. Au fur et à mesure de la mise à jour de votre nouveau budget, vous pourrez ainsi à tout moment comparer les données initialement validées en vue détaillée de budget.

Étape 4 : Clôture du budget précédent

1. Mettez à jour votre budget de l'exercice N en fonction du consommé afin qu'il reflète ce qui a réellement été dépensé sur l'exercice (pour réaliser cette opération, veuillez repasser à l'état actif afin de modifier vos lignes budgétaires)
   
2. Passez votre budget à l'état Terminé : Le budget n'est plus modifiable. Les commandes et le consommé ne sont plus imputables.

Pensez à créer un arrêté budgétaire de clôture afin de mémoriser le budget final de votre ancien exercice. 

Annexe : Valeurs des états des exercices

1. En préparation : en phase d’élaboration budgétaire, vous pouvez créer/modifier des lignes budgétaires et enregistrer des commandes.
   
2. Actif : l’exercice a démarré, vous pouvez créer/modifier le budget, enregistrer des commandes et imputer du consommé.
   
3. En clôture : l’exercice comptable est terminé, votre budget n’est plus modifiable et vous ne pouvez plus enregistrer de commande. Vous pouvez finaliser la saisie du consommé.
   
4. Terminé : votre budget et votre consommé ne sont plus modifiables.