Suivi par exercice du budget d'un projet pluriannuel
Préambule
Dans le cadre d'un projet pluriannuel, il peut être demandé de réaliser un suivi du budget année par année de votre budget de projet. Découvrez les possibilités qu'offre Abraxio pour sa mise en œuvre.
Visualiser un budget de projet pluriannuel par exercice budgétaire
Pour visualiser le budget de votre projet par exercice budgétaire dans le cadre d'un projet pluriannuel, il faut que les différents montants du budget du projet soient indiqués sur les années correspondantes dans l'échéancier de votre ligne budgétaire.
Exemple ci-dessous :
Ainsi, vous pourrez naviguer entre les différents budgets annuels de votre projet via la liste déroulante "Zoom budgétaire" situé dans le module Portefeuille au niveau du budget détaillé du projet, cf capture d'écran ci-dessous :
Ou directement depuis l'écran "gestion" de votre projet pour une vue macro :
Comparer son budget de projet avec des références établies
Pour comparer le budget de votre projet avec des références financières, il faut se rendre sur le budget détaillé de ce dernier et sélectionnez le bouton "comparer". Ici 3 sous-onglets apparaissent :
-Accès Rapide : Permet de remonter en tête de liste le rapport flash de référence, l'arrêté initial et l'arrêté de référence de l'exercice
-Rapport Flash : Permet de remonter tous les rapports flashs du projet
-Arrêtés : Permet de remonter tous les arrêtés d'un exercice budgétaire
Attention : un zoom budgétaire doit être configuré pour la remontée de la donnée des arrêtés. La méthode est expliquée dans le chapitre suivant "configuration du zoom budgétaire par défaut".
Configuration du zoom budgétaire par défaut
Si vous disposez de l'option "administration", vous pouvez configurer le "zoom budgétaire" par défaut qui sera présenté dans le budget détaillé du projet du module Portefeuille. Pour ce faire, rendez-vous dans le module "admin"> onglet "portefeuilles">"budget"
- Budget complet : le budget du projet est présenté par défaut sur toute la période du projet
- Budget courant : le budget du projet est présenté par défaut avec un zoom sur le budget courant
Une fois configuré vous pourrez également réaliser une comparaison du budget de votre projet avec les arrêtés du module Finance.
Suivi d'un budget pluri-annuel dans un Rapport Flash
Les rapports flash permettent de réaliser le reporting de vos projets et activités en prenant une photo de toutes les données du projet/activité à un instant donné. Pour plus d'informations sur les rapports flash, veuillez vous référer à cet article : Rapports flash
Dans le cadre d'un suivi de budget pluri-annuel, vous pouvez directement depuis votre rapport flash choisir de voir le budget complet de votre projet ou sélectionner le budget d'un exercice de votre projet.
En budget complet du projet :
- La colonne Ref est alimentée par les données du rapport flash de référence
- La colonne Init est alimentée par le budget initial saisi dans le projet
En zoom exercice :
- La colonne Ref est alimentée par les données de l'arrêté Finance de référence
- La colonne Init est alimentée par les données de l'arrêté Finance initial
Attention : les arrêtés référence et initial doivent être configurés depuis le module finance. La méthode est expliquée dans le chapitre suivant "configuration des arrêtés "référence" et "initial" dans la finance"
Configuration des arrêtés "référence" et "initial" dans la Finance
Pour que des valeurs puissent s'afficher dans le rapport flash dont le budget est positionné sur "Zoom par exercice", un paramétrage des valeurs "Ref" et "Init" doit être réalisé depuis la finance par le responsable budgétaire.
Depuis le module Finance, se rendre sur le nom du budget et aller dans l'encart nommé "arrêtés" pour venir choisir les arrêtés "initial" et "référence".
Une fois cette actions réalisée, ils apparaîtront également en accès rapide dans le budget détaillé du projet pour une comparaison.
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