Suivi et reprévision du budget annuel
Introduction
Vous avez finalisé l'élaboration de votre budget prévisionnel de dépenses. Vous allez rentrer dans un cycle de suivi et de reprévision de ce budget tout au long de votre exercice, avant de le prolonger sur l'exercice suivant.
Dans Abraxio, vous avez la possibilité de réaliser des "photos" de votre budget afin de conserver l'image du budget à un instant "t" (budget soumis pour validation, budget validé, budget initial, budget révisé, ...), qui vous servira de référence budgétaire.
La gestion des budgets dans Abraxio a été pensée afin que vous puissiez mettre à jour vos budgets prévisionnels tout au long de l'année pour piloter votre atterrissage budgétaire tout en conservant la photo de votre budget de référence. C'est ce qu'on appelle le principe du "rolling forecast"
Nous allons voir dans cet article comment démarrer le suivi du budget et comment le suivre tout au long de l'année... afin en cible de tendre vers votre atterrissage budgétaire.
Définir l'exercice courant
Lorsque vous démarrez un nouvel exercice, vous devez modifier l'exercice courant afin que les indicateurs et les affichages par défaut des tableaux de bords des différents modules de la plateforme portent sur le nouvelle exercice.
Pour cela, depuis le module Finance, cliquez sur le Budget courant (1) et modifiez la valeur (2) :
Après cette modification, l'exercice N dans les rapports sera votre exercice courant et les indicateurs affichés sur le budget porteront sur cet exercice.
Le budget affiché par défaut dans certains écrans (Management, Projets, ..) sera également basé l'exercice courant.
Vous pourrez toujours visualiser les valeurs pour les exercices précédents en sélectionnant l'exercice souhaité (jusqu'à N-3).
Réaliser un arrêté ou une archive
Pour suivre l'évolution de votre budget, il est recommandé de réaliser des arrêtés ou des archives, principalement en
tout début d'exercice budgétaire, sur votre budget validé (ou "initial").
Vous pouvez alors comparer votre budget courant (aussi appelé "prévisionnel" dans la suite de cet article) avec
différents arrêtés depuis la comparaison budgétaire et disposer des données des
arrêtés dans les rapports.
Pour faire un arrêté/archive, suivez l'article Gestion des arrêtés / archives et comparaison.
Mise à jour du budget prévisionnel
Tout au long de l'année (typiquement mensuellement), vous allez affiner le montant de votre budget prévisionnel en fonction de l'avancement de l'engagement et/ou de la consommation :
- Passage des commandes / Réception des factures,
- Enregistrement de dépenses non prévues initialement,
- Décalage / Annulation des dépenses qui ne seront pas réalisées sur l'exercice...
Pour tenir à jour votre budget prévisionnel, vous devez, dans Abraxio, écraser le montant du budget des lignes budgétaires en fonction de ces éléments :
- Mise à jour du montant prévisionnel des dépenses prévues si différent de la prévision initiale,
- Attribution d'un budget sur lignes budgétaires nouvellement créées pour les dépenses qui n'avaient pas été prévues,
- Suppression ou mise à 0 en cas d'annulation d'une dépense.
Pour suivre facilement les évolutions de votre budget, renseignez un commentaire dans le champs "Evolution" en indiquant Date + Commentaire.
Pour faciliter la mise à jour de votre budget courant :
(1) Créez une vue adaptée à votre usage contenant les champs nécessaires.
(2) Insérez la colonne Synthèse HT pour accéder à la Calculette et rechiffrer ou décaler facilement une prévision.
(3) Insérez et/ou renseigner la colonne Evolution pour tracer les raisons des modifications de votre budget.
(4) Insérez la colonne "Echéancier" qui permet de mettre à jour les prévisions en mode grille.
(5) Insérez à minima les colonnes "Budget" et "Engagé".
Une fois cette vue créée, votre objectif est de venir mettre à jour les montants des budgets courant par écrasement des anciennes valeurs.
Méthodologie proposée :
- Engagé de la ligne budgétaire supérieur au budget de la ligne --> Vous devez affecter un nouveau budget au moins égal à cet engagé, voire plus élevé si vous vous attendez encore à des dépenses sur cette ligne avant la fin de l'exercice budgétaire.
- Engagés des lignes budgétaires nuls ou très inférieurs au budget de la ligne --> Vous devez alors vous poser la question de la justification de la conservation de la ligne ou de la baisse du budget de cette ligne si la dépense n'est plus justifiée ou moins élevée que prévue
Une fois cet exercice de réalignement budgétaire réalisé, vous allez pouvoir comparer votre nouveau budget avec le budget de référence de votre choix.
Comparer le budget prévisionnel avec un arrêté ou une archive
Pour suivre l'évolution de votre budget courant par rapport à votre budget initial (préalablement sauvegardé dans un arrêté), Abraxio vous propose de pouvoir comparer ce budget courant mis à jour via la fonctionnalité de Comparaison (Gestion des arrêtés / archives et comparaison).
- Affichez votre budget annuel - Vue détaillée
- Cliquez sur "Comparer" et sélectionner la "photo" à comparer :
Abraxio affiche alors 2 nouveaux groupes de colonne (en violet): Le premier dédié aux JxH, le second au Budget en devise
Dans chaque groupe de colonne, vous avez 3 colonnes :
- Le budget de la "photo"
- L'écart brut par rapport à votre budget courant
- L'écart en % par rapport à votre budget courant
Vous pouvez alors visualiser ces écarts entre votre reprévision et votre budget initial :
- Pour chaque ligne budgétaire
- Pour chaque regroupement dans le tableau
- Au global sur votre budget, affiché en bas du tableau
Vous pouvez également comparer votre budget courant avec un budget courant d'un exercice antérieur.
Vous pourrez alors communiquer votre reprévision, soit à partir de la vue considérée, soit à partir des Rapports financiers (Consultation des rapports).
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