Gestion des prestataires externes dans Abraxio : saisie des temps et valorisation des JxH
Dans cet article, nous détaillons différents cas d'usage quant à la gestion des prestataires externes et les modes de gestion recommandés pour un suivi optimal dans Abraxio.
Cas 1 : Gestion d'un prestataire ponctuel
Dans le cadre d'une
prestation ponctuelle il n'est pas nécessaire/recommandé de donner un accès
Abraxio au prestataire pour qu'il saisisse ses temps dans la plateforme. Dans ce cas de figure vous allez plutôt créer une ligne budgétaire de type "prestation externe", ajoutez un libellé, un budget JxH et un TJM dans votre échéancier.
Vous pouvez aussi ajouter une ressource sur votre ligne budgétaire pour faciliter la budgétisation de votre ligne. Pour plus d'information veuillez vous référer à cet article : Gestion des ressources
La saisie du consommé se fera au travers d'une facture classique dans Abraxio.
Cas 2 : Gestion d'un prestataire régulier sans valorisation Euros
Vous avez des prestataires dans vos équipes que vous souhaitez affecter dans vos divers plans de charge. Vous souhaitez suivre leurs temps passés sur vos projets au même titre que des collaborateurs internes, et ce sans valorisation en Euros. Si un TJM est renseigné au niveau de la configuration du prestataire, veillez à ce que l'option "valorisation des TJMs des prestataires" ne soit pas activée pour ne pas valoriser les JxH en Euros.
Configuration du prestataire :
Option de valorisation des temps des prestataires en € désactivée :
Après affectation du prestataire sur le plan de charge et saisie des temps, du consommé JxH apparait bien sur votre budget de projet.
Dans cet exemple, mon collaborateur externe Stéphane a bien consommé 5JxH (cf capture 1) qui ne sont pas valorisé en Euros (cf capture 2).
Capture écran 1 :
Capture écran 2 :
Cas 3 : Gestion des prestataires réguliers en JxH avec valorisation en Euros
A : Valorisation € des temps des externes dès validation de la feuille de temps
Dans ce cas de gestion, veillez à indiquer un TJM dans la configuration de votre prestataire. Il faut aussi activer l'option "valorisation des temps des prestataires en €".
Configuration du prestataire :
Option de valorisation des temps des prestataires en € activée :
Grâce à cette option, les temps passés par vos prestataires sont automatiquement
valorisés dès la validation d'une feuille de temps.
Attention : Vous ne devez pas saisir la facture de votre prestataire car cela
reviendrait à doublonner la saisie du consommé dans votre finance.
Aperçu de la ligne budgétaire depuis le budget détaillé du projet:
Dans cet exemple, mon prestataire a consommé 5JxH valorisés à hauteur d'une valeur totale de 4000€ dès validation de sa feuille de temps.
B : Contrôle des temps des prestataires dans Abraxio VS la facture envoyée
Dans ce cas de
figure, l'option dans admin> finance "valoriser les temps de mes
prestataires en euros" ne doit pas être activée. C'est au moment de la
saisie de la facture en euros du prestataire que la valorisation des temps se
fera et ce de manière ventilée sur les différents projets où le prestataire a
pointé du temps.
Exemple :
Votre prestataire a saisie sa feuille de temps et elle a été validé. Vous disposez donc d'un consommé de 5JxH sur votre projet non valorisé en € cf capture ci dessous :
A la réception de la
facture de votre prestataire vous allez l'enregistrer dans
Abraxio. Si la facture est rattachée à un fournisseur lui même rattaché à un prestataire qui saisie du temps dans la plateforme, alors l'option temps saisie oui/non apparait. Si vous
sélectionnez "Oui" la facture Euros sera ventilée au prorata
des temps saisies dans la plateforme par le prestataire externes sur ses
projets/activités.
Attention : Au moment de rattacher la facture à une ligne budgétaire vous devez sélectionner le "nom, prénom" du collaborateur afin de
récupérer tous les JxH saisis sur ses projets ou activités.
Apparaissent alors tous les projets sur lesquels votre prestataires est venu renseigner des temps. Il ne vous reste plus qu'à indiquer le montant total de la facture qui sera automatiquement répartie sur les lignes budgétaires au vu des JxH pointés.
Aperçu de la ligne budgétaire depuis le budget détaillé du projet:
Nous pouvons désormais constater une valorisation en Euros des JxH consommés par le prestataire sur ce projet;
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