Gestion des projets et activités
Préambule
La gestion de projet est une activité majeure de toute organisation. En mode agile ou cycle en V, en approche projet ou produit, sur des sujets stratégiques impliquant le management ou de plus petits sujets, la variété et la multitude des projets nécessitent un dispositif souple et efficace.
La gestion d'activité, même si souvent moins visible, se révèle être tout aussi essentielle pour assurer le bon fonctionnement du SI. Elle concerne vos activités récurrentes (hors mode projet) : TMA, support utilisateurs, gestion du parc PC et serveurs, etc. Celles-ci mobilisent beaucoup de ressources financières et humaines, et nécessitent également un dispositif de pilotage, suivi et communication.
Abraxio vous permet de piloter cette diversité avec le niveau de méthodologie et de détail adapté à chaque organisation et à chaque contexte.
Gestion d'un projet ou d'une activité
Créer un projet ou une activité
La création d'un projet ou d'une activité nécessite très peu d'information et peut se réaliser à différents endroits dans l'application :
- Depuis le volte gauche du module Portefeuilles :
- Depuis toutes les listes déroulantes de sélection d'un projet ou d'une activité, en cliquant sur + Créer un projet ou + Créer une activité :
A la création, la popup suivante s'ouvre :
- Choisissez projet ou activité et cliquez sur Suivant
Les données à renseigner sont :
- Nom : nom du projet ou de l'activité (obligatoire)
- Réf externe : référence du projet ou de l'activité
- Cette donnée est affichée si vous avez choisi de la gérer.
- Elle peut être automatiquement alimentée si vous avez choisi le mode de génération automatique.
- Consultez la documentation de la configuration du module portefeuilles pour plus de détails.
- Portefeuille : sélectionnez le portefeuille de rattachement. Le portefeuille par défaut est proposé.
A l'enregistrement, vous arrivez sur la fiche projet dans son onglet Définition :
Modifier un projet ou une activité
Les premières données saisies à la création d'un projet ou d'une activité sont accessibles depuis la rubrique Signalétique.
Pour les modifier, vous pouvez :
- cliquer sur Editer sur la rubrique Signalétique
- cliquer sur le crayon sur le nom du projet
Vous retrouvez ainsi ces premières informations et d'autres pour enrichir la description du projet ou de l'activité.
Supprimer un projet ou une activité
La suppression d'un projet ou d'une activité est accessible depuis le menu avancé de la fiche en haut à droite de la barre de titre 
:
Une popup s'ouvre pour confirmer la suppression :
Vous ne pouvez pas supprimer un projet ou une activité qui porte des commandes ou du consommé dans son volet budgétaire.
Cycle de vie - Modifier l'étape et l'état d'un projet
Les projets et activités suivent un cycle de vie en 3 grandes étapes : En qualification, Engagé et Terminé. Ces étapes sont décomposées en états pour matérialiser le stade d'avancement et définir des vues adaptées à des situations de travail telles que la liste des projets en cours, la liste des projets à arbitrer, etc.
Ces étapes sont personnalisables depuis la configuration du module portefeuilles : Configuration module portefeuilles
Pour chaque changement d'état, l'utilisateur renseigne une date et peut indiquer s'il le souhaite un motif de changement. Le dernier changement d'état est mis en évidence visuellement à l'écran avec la date et l'auteur de ce changement.
L'ensemble des changements d'état vient alimenter l'historique du projet qui est consultable à tout moment. Cet historique fait l'objet d'un nouvel onglet dans l'export Excel d'un projet unitaire et dans l'export de tous les projets et activités.. Si une erreur a été effectuée lors d'un changement d'état, la ligne peut être annulée et apparaitra barrée dans l'historique. Elle n'apparaîtra pas dans l'export Excel.
Lorsqu'un projet passe dans un état de "l'étape Terminé", une pop-in vient informer l'utilisateur des actions à réaliser pour clôturer son projet "proprement". Il lui est proposé de créer une tâche dédiée contenant l'ensemble de ces actions.
Une fois passé à l'étape Terminé, un projet peut être archivé. Il est alors retiré des listes d'affichages mais est toujours accessible depuis l'onglet revue de projets.
Composition d'un projet ou d'une activité
Les fiches projet et activité sont composées de différentes rubriques organisées par thématique. L'utilisation de chaque rubrique dépendra du stade d'avancement, de la nature (projet ou activité) et de vos besoins de pilotage.
Les rubriques sont réparties sur 4 onglets :
- Définition : partie descriptive
- Gestion : pilotage opérationnel (planning, budget, risques, tâches, document)
- Suivi : rapport flash et tâches
- Planification : gestion détaillée du planning Gantt, du staffing et du budget
Projets
Dans une démarche complète et/ou ponctuellement pour des projets stratégiques nécessitant un pilotage avancé, vous pouvez exploiter l'ensemble des rubriques :
Nouvelle demande projet A qualifier | Qualification et arbitrage projet En qualification, A arbitrer | Projets engagés à piloter En cours, en pause | |
| Signalétique | X | X | X |
| Besoin et valeur apportée | X | ||
| Solution proposée | X | ||
| Chiffrage | X | ||
| Planning | X | X | |
| Equipe | X | ||
| Budget € et JxH | X | ||
| Risques | X | X | |
| Météo / Avancement / Rapports flash | X | ||
| Tâches | X | X | X |
| Document | X | X | X |
Dans une démarche simplifiée et/ou pour des projets moins sensibles, vous pouvez réduire votre niveau d'utilisation aux rubriques suivantes :
Nouvelle demande projet A qualifier | Projets engagés à piloter En cours, en pause | |
| Signalétique | X | X |
| Planning | X | |
| Budget € (et JxH) | X | |
| Météo / Avancement / Rapports flash | X |
Activités
Pour les activités, certaines rubriques et phases sont moins pertinentes :
- Les rubriques suivantes ne sont donc pas présentées : Besoin et valeur apportée, Solution proposée, Planning.
- L'étape de qualification reste disponible mais sera certainement moins utilisée.
Une utilisation classique sera la suivante :
| Activités en cours | |
| Signalétique | X |
| Chiffrage | |
| Equipe | X |
| Budget € et JxH | X |
| Risques | X |
| Météo / Avancement / Rapports flash | X |
| Tâches | X |
| Document | X |
Export des données des projets et activités
Les exports sont accessibles depuis le projet ou l'activité concerné(e), à partir du menu avancé de la fiche en haut à droite de la barre de titre :
Trois exports sont disponibles :
- Export unitaire d'un projet ou d'une activité depuis le module Portefeuille
Cet export contient toutes les données relatives à un projet ou une activité :
- celles issues des rapports Flash publiés,
- celles relatives au planning du projet : lots, phases, activités et jalons,
- les risques identifiés,
- toutes les données budgétaires si l'utilisateur est responsable budgétaire de son projet ou de son activité.
- Export des feuilles de temps
Cet export contient toutes les données relatives aux temps saisis sur le projets via les feuilles de temps.
- Export Power Point du dernier rapport flash
Cet export permet d'export au format Power Point le dernier rapport flash publié sur le projet.
L'export a été particulièrement soigné pour vous permettre d'éditer et personnaliser toutes les zones du rapport flash, en vous facilitant la tâche par la mise à disposition d'une bibliothèque de composants Powerpoint.
Tous les rapports flash peuvent être exportés au format Power Point :
- Depuis la visionneuse d'un rapport flash > Cliquez sur les
pour exporter le rapport Flash en cours de visualisation
- Depuis le module Portefeuille > Sélectionnez votre projet > Onglet Suivi : sur le rapport Flash cliquez sur Export PowerPoint
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