Planning Gantt et Eléments de travail
Préambule
Sur une fiche projet, vous avez la possibilité de définir un planning. Dans sa forme minimale, le planning ne contiendra qu'une date de début et de fin du projet. Dans une forme avancée si souhaité, il contiendra un planning détaillé avec lots, phases, releases, sprint, activités et jalons dans un format Gantt.
Le 1er objectif de ce planning est de restituer avec un minimum d'effort une vue synthétique et macro du planning de chaque projet, et de restituer une vue globale du planning du portefeuille projets.
Il apporte ainsi une vision globale pour le management de la DSI pour son pilotage, et un support de communication et de priorisation pour le management de l'entreprise.
Pour aller plus loin :
- le système de gestion de l'avancement permet de projeter sur ces mêmes vues un avancement global du projet et du portefeuille projets.
- l'outillage Gantt permet également de créer un planning très détaillé.
Dans un projet, Abraxio gère distinctement le planning projet (Gantt) et le planning budgétaire (budget/staffing).
A un instant T, dans sa phase de définition ou dans un cadre de replanification, les 2 plannings peuvent être distincts; il appartient au responsable de projet de rendre ensuite ces 2 plannings cohérents.
Le planning Gantt présente l'intention (durée du projet et date potentielle de démarrage) pour travailler en amont sur l'orchestration macro entre projets (arbitrage et scénarisation du portefeuille projets). Une fois engagé, il présente l'avancement (avancement par lot et phase, et décalages). Le planning budgétaire doit représenter la réalité des dépenses et du staffing.
Dans sa gestion du planning, Abraxio fonctionne en jours ouvrés (du Lundi au Vendredi). Un planning des jours fériés est intégré en standard dans Abraxio. Vous devez donc sélectionner des dates correspondant à des jours ouvrés. Vous serez alerté si ce n'est pas le cas.
Présentation du planning Gantt
Composition du planning Gantt
Le planning d'un projet Abraxio permet de structurer le travail à réaliser et d'en piloter l'avancement. Il s'appuie sur trois types d'objets distincts (groupes, éléments de travail et jalons) et se consulte aussi bien sous forme de grille hiérarchique (page Éléments de travail) que de vue Planning (Gantt).
Le planning repose sur trois natures d'objets, aux rôles complémentaires :
- Groupes : éléments d'organisation hiérarchique (Lots, Phases, Sprint,…), sans portée opérationnelle directe. Ils servent à structurer le planning.
- Éléments de travail : livrables opérationnels sur lesquels se pilotent l'avancement, les dates, le responsable, une estimation de chiffrage initiale JxH et les tâches.
- Jalons : points de contrôle qualifiés par un type configurable (majeur ou non).
Initialiser un planning
Pour un projet sans planning, un assistant d'initialisation guide l'utilisateur. Deux options sont proposées :
- créer un premier élément manuellement en sélectionnant "ajouter un objet" puis en ajoutant un "groupe" ou "élément de travail"
- initialiser le planning depuis un modèle de projet existant en sélectionnant "modèle de votre organisation" voir Gestion des modèles de projets et d'activités
Lorsque vous copiez un planning existant pour initialiser votre nouveau Gantt sur un nouvelle plage de temps, le planning est automatiquement mis à l'échelle.
Création : groupes, éléments de travail et jalons
Pour ajouter l'un de ces éléments il faut sélectionner le bouton "+Ajouter un objet" en haut à droite de l'écran
Puis sélectionner l'élément à ajouter :
Note : Il est possible de structurer la planning Gantt soit depuis la vue "planning Gantt" ou bien "Eléments de travail".
Ajout d'un groupe
Le groupe présente les informations suivantes :
- un libellé
- un type de groupe
- une couleur
- un parent
- Date de début / date de fin
- Un avancement en %
- Un champ commentaire
Un groupe peut contenir d'autres groupes ou des éléments de travail.
- Si un groupe contient d'autres éléments, sa durée, sa date de début/fin et son avancement sont pilotés par les éléments qu'il contient.
- Si un groupe est vide, il est possible de définit une date de début/fin, une durée et un avancement sur celui-ci.
Ajout d'un élément de travail
L'élément de travail présente les informations suivantes :
- un libellé
- un type d'élément de travail
- un responsable
- un lien parent
- une date de début / date de fin
- un chiffrage initial en JxH
- un avancement en pourcentage
- un champ commentaire
Un élément de travail ne peut pas contenir d'autres éléments.
Ajout d'un jalon
Le jalon présente les informations suivantes :
- nom du jalon
- type de jalon
- lien parent
- date
- atteinte du jalon : oui/non
Un jalon ne peut pas contenir d'autres éléments.
Différence entre les jalons et les jalons majeurs
Chaque jalon est qualifié par un type configurable informatif, par exemple : Mise en service, Revue, Livraison. Il est possible de déterminer si un jalon est majeur ou non par l'administrateur de votre plateforme Abraxio. Cela va déterminer la visibilité du jalon sur plusieurs écrans :
- Rapports flash : seuls les jalons majeurs apparaissent, triés par date décroissante ;
- Revue projets (vue Planning) : le filtre porte sur les jalons majeurs ;
- Onglet Gestion : le KPI de suivi porte sur le prochain jalon majeur.
On distingue un jalon majeur d'un jalon standard grâce au point d'exclamation dans leur losange :
Edition du planning
Edition
Un clic droit sur un élément du planning, ouvre un menu contextuel qui regroupe l'ensemble des actions de structuration au même endroit :
- Éditer l'objet (ouvre le volet latéral) ;
- Dupliquer et Supprimer l'objet ;
- Ajouter un groupe, un élément de travail ou un jalon, au-dessus, en dessous ou en enfant. L'ajout en enfant n'est proposé que si l'objet ciblé est un groupe ;
- Réorganiser : Monter / Descendre, Réduire / Augmenter le niveau hiérarchique.
Opérations globales sur le Gantt
- Réinitialiser le planning : cette fonction vous permet de réinitialiser votre planning en repartant de 0. Tant que vous n'avez pas enregistré, vous pourrez revenir en arrière.
- Supprimer le planning : supprime le planning courant et vous redirige vers l'écran d'initialisation d'un planning.
- Réinitialiser les dates : supprime tous les éléments datés du planning et ne conserve que la structure
Comparaison de planning
Dans la barre des utilitaires du Gantt, vous disposez d'une fonction de comparaison de planning. Celle-ci vous permet de comparer votre planning courant avec un planning mémorisé dans un rapport flash.
Cliquez sur Comparer, sélectionnez un rapport flash puis cliquez sur Appliquer.
Vous visualisez ainsi les écarts de planning :
En mode Comparaison, votre planning passe en lecture seule. Cliquez sur Désactiver pour repasser en édition.
Barre utilitaires
Pour visualiser/manipuler le planning Gantt, vous avez un ensemble d'outils à disposition :
- Vue détaillée : déplie l'arbre des objets du Gantt pour visualiser tous les objets.
- Vue synthétique : replie l'arbre des objets du Gantt pour obtenir une vision synthétique.
- Zoom avant : augmente le niveau de zoom pour travailler sur une partie du planning.
- Zoom arrière : diminue le niveau de zoom.
- Ajuster : ajuste le niveau de zoom automatiquement pour visualiser le planning du début à la fin.
- Elargir à gauche : augmente l'espace de travail pour ajouter des objets avant la date de début du projet.
- Elargir à droite : augmente l'espace de travail pour ajouter des objets après la date de fin du projet.
- Annuler : annule les dernières actions (dans la limite de 10 actions). Cette action fonctionne avec le raccourci CTRL+Z.
- Rétablir : rétablit les dernières actions (dans la limite de 10 actions). Cette actions fonctionne avec le raccourci CTRL+Y.
- Liens avec contraintes : permet de définir si on souhaite conserver le délai porté par les liens lorsqu'on déplace un objet. A l'initialisation d'un planning Gantt, ce paramètre prend la valeur par défaut issue de la configuration de votre organisation.
Création-Edition d'un lien
- Liens : créer/modifier/supprimer les liens entre objets :
- Vous avez 2 onglets à disposition selon votre logique de travail :
- Liens vers : le lien démarre de l'objet en cours d'édition et se termine vers l'objet désigné
- Liens depuis : le lien démarre d'un autre objet et arrive sur l'objet en cours d'édition
- Sélectionner l'objet source ou cible du lien
- Sélectionner le type de lien
La page éléments de travail
La page Éléments de travail est accessible dans la section Planification d'un projet. Elle affiche la structure complète du planning sous forme de grille hiérarchique et constitue la principale surface de création et de structuration.
Elle propose :
- l'édition par double clic sur une cellule ;
- le drag & drop pour réorganiser les éléments et modifier leur niveau hiérarchique ;
- une barre d'outils : gestion des colonnes, filtres, tri, recherche textuelle et vues personnalisées ;
- un WBS (Work Breakdown Structure) automatique : un identifiant hiérarchique calculé selon la position de l'objet (par exemple 1.1.2).
Un clic droit sur une ligne, sur la page Éléments de travail comme dans la vue Planning (Gantt), ouvre un menu contextuel qui regroupe l'ensemble des actions de structuration au même endroit :
- Éditer l'objet (ouvre le volet latéral) ;
- Dupliquer et Supprimer l'objet ;
- Ajouter un groupe, un élément de travail ou un jalon, au-dessus, en dessous ou en enfant. L'ajout en enfant n'est proposé que si l'objet ciblé est un groupe ;
- Réorganiser : Monter / Descendre, Réduire / Augmenter le niveau hiérarchique.
Le volet latéral de détail
Le détail des éléments de travail, groupes et jalons s'ouvre dans un volet latéral. Il comporte deux onglets communs à tous les objets, Synthèse et Dépendances, et trois onglets supplémentaires pour les éléments de travail :
- Tâches : créer ou consulter les tâches associées, et accéder au Kanban filtré sur cet élément ;
- Fichiers : joindre jusqu'à 10 documents par élément, avec la possibilité de les ajouter à la GED du projet ; A VERIFIER
- Commentaires : échanger avec l'équipe directement sur le livrable.
Associer des tâches aux éléments de travail
Une tâche peut être reliée à un élément de travail dans les deux sens.
Depuis l'élément de travail. L'onglet Tâches du volet latéral permet de créer une tâche (l'association à l'élément est alors pré-remplie automatiquement) ou d'ouvrir une tâche déjà associée. La tâche s'ouvre dans le même volet, avec une flèche Retour vers l'élément. Cet onglet donne également accès au Kanban du projet filtré sur l'élément, pratique pour un usage de type Kanban de sprint ou de feature.
Depuis la tâche. L'option Associer à un élément de travail ouvre un sélecteur listant les éléments de travail du projet ; les groupes ne sont pas sélectionnables. Le lien s'affiche sous la forme : (Projet) Nom du projet > Associer à un élément de travail.
Configuration
Configurer des axes analytiques sur les éléments de travail
Jusqu'à 2 axes analytiques peuvent être configurés pour les éléments de travail. Pour ce faire, l'administrateur de la plateforme doit se rendre dans le module Admin > Configuration > Liste de valeurs > Projets et activités > Éléments de travail. Ils permettent de catégoriser les éléments selon des dimensions métier propres à l'organisation.
- Type Liste de valeurs ou Nomenclature, avec options de multi-sélection et de codification.
- Par défaut, aucun axe n'est initialisé.
- Ces axes sont comptés dans les restrictions des plans.
Configurer les types d'objets et de jalons
Les types d'objets se paramètrent via le module Administration (droits restreints). Pour ce faire, l'administrateur de la plateforme doit se rendre dans le module Admin > Configuration > Portefeuilles > Planning. Deux sections permettent de définir :
- les types d'éléments de travail (par exemple : Livrable, Lot, Feature) ;
- les types de jalons, avec le flag Jalon majeur qui gouverne la visibilité du jalon dans les rapports flash et la Roadmap.
Ce paramétrage permet d'adapter le planning à la terminologie propre à chaque organisation et pourquoi pas de faire un planning en méthodologie agile par exemple.
Export du planning Gantt
L'export Excel du planning est disponible dans l'export global du projet
Le planning est présenté dans deux onglets :
- Planning : lots, phases et activités
- Jalons : jalons
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