Vue collaborateurs

Préambule 

La Vue collaborateurs est un outil de pilotage qui offre une vision globale des collaborateurs en synthétisant l'ensemble des informations : budget €/JxH, affectations prévisionnelles et consommé €/JxH. L'objectif est d’optimiser la gestion de la masse salariale et le budget alloué aux projets et activités. 

La vue budget collaborateur 

Prérequis : Pour avoir des informations affichées dans la vue budget collaborateur, il faut a minima avoir des collaborateurs managés. Pour plus d'informations sur les collaborateurs managés, veuillez vous référer à cet article : Gestion des collaborateurs 

Pour accéder à la vue collaborateur, il faut se rendre dans le module Finance, rentrez dans votre exercice budgétaire via l'onglet "Budget", puis sélectionner "Vue collaborateurs". Cf capture d'écran ci-dessous :

La vue collaborateurs se décompose en 4 grandes parties : 

1- Le Bandeau d'indicateurs

Lorsque vous arrivez sur l'écran, la barre d'indicateurs est repliée par défaut, elle donne la disponibilité des collaborateurs (c'est-à-dire leur budget JxH et € non réservé dans les projets/activités) : 

Le chevron en haut à droite permet, une fois déplié, d'obtenir le détail du calcul de cette disponibilité : 

Indicateurs "Profils internes", "Profils externes", "Tous"  :

1. Budget des collaborateurs : Somme des budgets JxH / € des collaborateurs gérés dans le module management
   
1. Budget JxH = Jours travaillés (=Capacité)
   
2. Budget € interne = Rémunération si activée, budget d'affectation sinon (Jours travaillés x TJM d'affectation)
   
3. Budget € externe = Jours travaillés x TJM d'affectation
2. Chiffrages projets : somme des budgets JxH / € des lignes d'affectations dans les projets et activités
   
3. Disponibilité : (somme des budgets JxH / € des collaborateurs gérés dans le module management internes et externes) — Chiffrages projets/activités (somme des budgets JxH et € des lignes d'affectations dans les projets et activités des internes et des externes)
   

Note : Si je me retrouve dans le cas de figure ci dessous avec un chiffrage projet plus élevé que mon budget collaborateur mais que mon indicateur financier est au vert cela peut dire plusieurs choses : 

Possibilité n°1 : je ne positionne pas de ressource sur mes plans de charges ou de collaborateurs ayant un TJM pour venir valoriser mon besoin en Euros

Possibilité n°2 : le TJM indiqué sur mes ressources est trop faible par rapport au TJM réel de mes collaborateurs. Un réalignement des TJM de mes ressources doit alors être effectué

2- La Barre d'outils 

La barre d'outils permet de faire des filtres sur l'équipe et la catégorie, gérer les vues, l'affichage de l'échéancier et la comparaison.

3- Le Tableau

On retrouve dans le tableau uniquement les collaborateurs managés avec les données adaptées pour exploiter cette vue : rattachement, fonction, profil, fournisseur, axes management, budget € et JxH, rémunération. Tous les indicateurs financiers représentent donc le budget/la capacité/la masse salariale des équipes et peuvent être exploités selon les différents filtres par équipe, internes/externes…

La colonne "Budget d'affectation" correspond au TJM x Capacité du collaborateur : 

• Pour un collaborateur externe ou interne avec rémunération non gérée, le budget est égal au budget d'affectation.
• Pour un collaborateur interne avec rémunération gérée, le budget est égal à la rémunération.
  

4- Le Détail d'un collaborateur 

Le détail d'un collaborateur permet d'accéder à la fiche détaillée d'un collaborateur, issue du module Management et d'y accéder avec l'action en haut à droite "Voir le collaborateur" qui redirige sur la fiche du collaborateur dans le module Management (cliquez sur le bouton Retour Abraxio pour revenir à la Vue Collaborateur du module Finance).

Il est composé des onglets suivants :

1. Qualification / Budget / Affectation : ces onglets présentent les informations du collaborateur issues du module Management
2. Commandes : uniquement sur les prestataires externes et si le Budget Collaborateur est activé à Oui, permet de saisir une commande centralisée sur le collaborateur
   
3. Consommé : cet onglet permet de consulter tout le consommé du collaborateur sur les projets/activités sur l'exercice (factures € et temps)
   
4. Historique : même onglet que sur une ligne budget avec les valeurs du budget sur les différents arrêtés réalisés sur l'exercice
   

Quel impact sur le budget ?

Vous avez le choix au niveau de votre exercice budgétaire d'activer ou non un sous budget spécial nommé "Collaborateurs". 

Cette option vous permet d'intégrer dans votre budget de direction les éléments de coûts de vos équipes :

1. Masse salariale d’équipes (uniquement en €)
2. Disponibilité des collaborateurs internes managés (€ et capacité JxH ) : Budget des collaborateurs — chiffrages projets/activités
3. Disponibilité des collaborateurs externes managés (€ et capacité JxH ) : Budget des collaborateurs — chiffrages projets/activités
   

Pour l'activer, cliquez sur le nom de votre exercice budgétaire et sélectionnez "oui". 

Un nouvel élément apparaît : "neutraliser les soldes négatifs". Cette option permet, une fois activée, de neutraliser les soldes négatifs (Par défaut à Oui). Cette configuration permet de définir si on souhaite afficher ou non la ligne "Dépassement de capacité" quand les chiffrages projets/activités sont supérieurs au budget collaborateurs.

Pour imager ces propos, voici un exemple. Dans mon sous-budget collaborateurs je vois donc mes disponibilités. Ici je vois que j'ai encore un budget à utiliser dans mes plans de charge projets/activités pour mes internes de 414 JxH et de 128 JxH pour mes externes. 

Je vais volontairement venir ajouter 200 JxH de budget sur une ligne budgétaire de plan de charge pour un profil de type externe. 

Lorsque je retourne dans mon sous-budget "Collaborateurs", je vois bien la ligne qui neutralise mon dépassement à -72 JxH. Je constate tout de même que j'ai besoin de 72 JxH de prestation externe supplémentaire par rapport à ma capacité actuelle.

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