Gestion des portefeuilles
Préambule
La notion de portefeuilles permet d'organiser ses nombreux projets et activités pour en faciliter l'accès et le pilotage. Vous pouvez travailler avec un unique portefeuille ou en créer plusieurs.
Généralement un portefeuille regroupe des projets et/ou des activités portant des points communs : un enjeu stratégique (business, conformité, etc.), une nature de projet (métier, technique, etc.), une organisation (filiale x, filiale y, commun).
Gestion d'un portefeuille
Création
Depuis le tableau de bord, onglet Portefeuilles, vous accédez à la vue d'ensemble de vos portefeuilles.
En haut à droite, cliquez sur Créer un portefeuille.
Les données à renseigner sont les suivantes :
- Nom du portefeuille (obligatoire)
- Responsable du portefeuille
- Etat : actif (par défaut). Pour plus de détail, consultez la rubrique "Cycle de vie des portefeuilles"
- Description
Modification
La modification des caractéristiques est accessible depuis la vue globale des projets, dans le menu avancé à droite de la ligne du portefeuille :
Dans la popup d'édition, vous retrouvez les mêmes informations qu'à la création.
Suppression
La suppression d'un portefeuille est accessible depuis la vue globale des projets, dans le menu avancé à droite de la ligne du portefeuille :
Pour supprimer un portefeuille, celui-ci ne doit contenir aucun projet ou activité. Si dans ce portefeuille, il ne vous reste plus que des éléments archivés, il vous suffit de le désactiver pour ne plus le voir dans votre vue globale.
Cycle de vie des portefeuilles
A l'initialisation de votre environnement Abraxio, vous disposez d'un portefeuille projets et d'un portefeuille d'activités créés par défaut.
Vous pouvez bien sûr les renommer ou les supprimer s'ils ne sont pas définis comme étant par défaut.
Les portefeuilles par défaut sont définis dans le module Admin/Configuration/Portefeuilles. Retrouvez toute la documentation en suivant ce lien.
Un portefeuille porte 2 états :
- Actif : proposé à la création/modification d'un projet/activité
- Inactif : n'est plus proposé à la création/modification d'un projet/activité mais peut tout de même exister sur un ancien projet. A noter dans la vue globale des portefeuilles, vous retrouvez tous les portefeuilles actifs + tous les portefeuilles inactifs qui portent encore des projets non archivés.
Cet état est modifiable dans la popup d'édition d'un portefeuille.
La gestion de cet état vous permet de modifier la structure (liste) de vos portefeuilles au fur et à mesure et sans perdre cette information sur les anciens projets/activités.
Consultation des portefeuilles
Liste gauche des projets et activités
Dans la liste gauche, les projets et activités sont regroupés par Etape puis par portefeuille.
Il est ainsi très rapide de localiser un projet ou une activité, de visualiser son état et de l'ouvrir d'un simple clic.
Vue Portefeuilles
Depuis le tableau de bord, onglet Portefeuilles, vous accédez à la vue d'ensemble de vos portefeuilles avec la présentation de KPI cliquables et de la synthèse par portefeuille des projets/activités non archivés.
Les informations sur les Indicateurs Portefeuilles sont disponibles dans cet article : Pilotage des portefeuilles de projets et d'activités.