Gestion des portefeuilles
Préambule
La notion de portefeuilles permet d'organiser ses nombreux projets et activités pour en faciliter l'accès et le pilotage. Vous pouvez travailler avec un unique portefeuille ou en créer plusieurs.
Généralement un portefeuille regroupe des projets et/ou des activités portant des points communs : un enjeu stratégique (business, conformité, etc.), une nature de projet (métier, technique, etc.), une organisation (filiale x, filiale y, commun).
Gestion d'un portefeuille
Création
Depuis le tableau de bord, onglet Portefeuilles, vous accédez à la vue d'ensemble de vos portefeuilles.
En dessous du tableau, à gauche, cliquez sur Ajouter un portefeuille.
Les données à renseigner sont les suivantes :
- Nom du portefeuille (obligatoire)
- Responsable du portefeuille
- Etat : actif (par défaut). Pour plus de détail, consultez la rubrique "Cycle de vie des portefeuilles"
- Description
Modification
La modification des caractéristiques est accessible depuis la vue globale des projets, dans le menu avancé à droite de la ligne du portefeuille :
Dans la popup d'édition, vous retrouvez les mêmes informations qu'à la création.
Suppression
La suppression d'un portefeuille est accessible depuis la vue globale des projets, dans le menu avancé à droite de la ligne du portefeuille :
Pour supprimer un portefeuille, celui-ci ne doit contenir aucun projet ou activité. Si dans ce portefeuille, il ne vous reste plus que des éléments archivés, il vous suffit de le désactiver pour ne plus le voir dans votre vue globale.
Cycle de vie des portefeuilles
A l'initialisation de votre environnement Abraxio, vous disposez d'un portefeuille projets et d'un portefeuille d'activités créés par défaut.
Vous pouvez bien sûr les renommer ou les supprimer s'ils ne sont pas définis comme étant par défaut.
Les portefeuilles par défaut sont définis dans le module Admin/Configuration/Portefeuilles. Retrouvez toute la documentation en suivant ce lien.
Un portefeuille porte 2 états :
- Actif : proposé à la création/modification d'un projet/activité
- Inactif : n'est plus proposé à la création/modification d'un projet/activité mais peut tout de même exister sur un ancien projet. A noter dans la vue globale des portefeuilles, vous retrouvez tous les portefeuilles actifs + tous les portefeuilles inactifs qui portent encore des projets non archivés.
Cet état est modifiable dans la popup d'édition d'un portefeuille.
La gestion de cet état vous permet de modifier la structure (liste) de vos portefeuilles au fur et à mesure et sans perdre cette information sur les anciens projets/activités.
Consultation des portefeuilles
Liste gauche des projets et activités
Dans la liste gauche, les projets et activités sont regroupés par Etape puis par portefeuille.
Il est ainsi très rapide de localiser un projet ou une activité, de visualiser son état et de l'ouvrir d'un simple clic.
Vue Portefeuilles
Depuis le tableau de bord, onglet Portefeuilles, vous accédez à la vue d'ensemble de vos portefeuilles avec la présentation de KPI cliquables et de la synthèse par portefeuille des projets/activités non archivés.
- Vous pouvez filtrer par Nature (Activité et/ou Projet) ou par portefeuille pour affiner votre vue. Pour rappel, le scope visualisé dépend de vos habilitations.
- Dans le tableau, en cliquant sur une ligne, vous accédez à la vue détaillée du portefeuille dans l'onglet Projets ou Activités selon son contenu. Si votre portefeuille contient des activités et des projets, vous arriverez dans l'onglet Revue projets.
Depuis la Revue de portefeuilles, les graphiques Répartition par état et Répartition par portefeuille sont désormais cliquables et permettent d'accéder à la liste des projets ou des activités associés. Ils renvoient vers :
- Activité : onglet Revue activités filtrés sur les données de l'indicateur
- Projets : onglet Revue projets filtrés sur les données de l'indicateur
Pour y accéder, il faut au préalable sélectionner la nature PROJET ou ACTVITE en supprimant l'un des objets en cliquant sur la croix à droite de l'objet :
Les indicateurs ne sont cliquables que si un seul objet est sélectionné.
Revue Projets et Revue Activités - Tableau
La vue détaillée des portefeuilles est un véritable outil de pilotage et porte de nombreuses fonctionnalités.
Cette vue est composée d'une barre de filtres qui vous permet de sélectionner un ensemble de projets ou activités cohérents ("Tous les projets en cours de mise en œuvre", "Tous les projets en qualification", "Tous les projets qui impactent l'année N en termes de planning ou budget", etc.).
Critères de filtres :
- Portefeuilles : sélection de 1 à N portefeuilles
- Etapes
- Etats
- Plage de temps
Ces filtres peuvent être complétés par des filtres de colonnes de tableau.
Sur le tableau des projets/activités, vous pouvez :
- Trier, filtrer sur les colonnes
- Regrouper des colonnes sur plusieurs niveaux
- Sélectionner les colonnes à afficher
Vous pouvez également créer vos propres vues et y accéder rapidement à travers la combobox Affichage :
Une vue mémorise une liste de colonnes, des filtres, des tris, des regroupements. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez créer des vues adaptées à chaque situation de travail.
Ces vues sont partagées avec tous les utilisateurs.
Pour créer ou modifier une vue :
- Cliquez sur la roue crantée
- Sélectionnez/désélectionnez les colonnes
- Saisissez/modifiez le nom de la vue
- Enregistrez
Pour les projets, Abraxio propose par défaut 4 vues non modifiables :
- Projets - A arbitrer : adapté à l'arbitrage de nouveaux projets demandés
- Projets - A qualifier : adapté pour visualiser les nouvelles demandes
- Projets - Derniers rapports : adapté pour consulter les derniers rapports flash publiés
- Projets - En cours : adapté à la revue des projets engagés
Abraxio propose un dispositif d'évaluation des projets pour faciliter les arbitrages et faire émerger les projets à plus forte valeur ajoutée.
Pour les activités, Abraxio propose par défaut 2 vues non modifiables :
- Projets - Derniers rapports : adapté pour consulter les derniers rapports flash publiés
- Projets - En cours : adapté à la revue des projets engagés
Vue Projets - Planning Gantt
En haut à droite de la vue Projets, vous pouvez passer en 1 clic du mode tableau au mode Planning Gantt tout en conservant votre sélection de projets.
Vous retrouvez la barre de filtres pour ajuster votre sélection.
Analyse du plan de charges
Les vues de plan de charges constituent de véritables outils de pilotage pour vérifier l'adéquation entre la capacité à produire et les besoins de staffing exprimés.
- Ainsi, à court terme, ces outils permettent de vérifier que les ressources sont bien utilisées et que les charges prévues peuvent être allouées.
- A moyen terme, ils permettent d'identifier à quel moment il devient possible de démarrer un nouveau projet au regard de ses besoins de staffing ou d'anticiper des recrutements / renforts externes pour le réaliser.
Vue Affectations
La vue des affectations consolide les plans de charges des projets et activités que vous êtes habilités à consulter. Plus précisément, elle présente par projet/activité, les chiffrages (besoins de staffing), les affectations prévues et celles restant à réaliser.
Vous pouvez appliquer des filtres pour analyser plus précisément un périmètre : un portefeuille, les projets en cours, les affectations sur les 3 prochains mois, etc.
2 indicateurs-filtres très importants sont accessibles en haut à droite de l'écran :
- Sur-affectation : Vous indique le nombre de collaborateurs concernés par une sur-affectation sur la plage de temps sélectionnée. En cliquant, vous filtrez alors les lignes de sur-affectations de ces collaborateurs. Cliquez à nouveau pour enlever ce filtre.
- Reste à affecter : Vous indique au regard des besoins de staffing exprimés sur les projets/activités, le nombre de JxH restant à affecter à des collaborateurs sur la plage de temps sélectionnée. En cliquant, vous filtrez alors sur toutes les lignes restant à affecter.
En en-tête du tableau, vous disposez de différents utilitaires :
- Une zone de recherche full-texte dans toutes les colonnes présentées et celles activables par la configuration de l'affichage
:
- Exemple : "Pierre" va filtrer toutes les lignes pour lesquelles le prénom "Pierre" est renseigné (i.e. si "Pierre" est responsable d'un projet, les affectations de ce projet apparaitront également, bien que cette colonne ne soit pas affichée sur l'écran)
- Vous pouvez filtrer plusieurs mots séparés par un espace. Exemples : "DEV AFFECTER" va filtrer toutes les lignes pour lesquelles les mots "DEV" ET "AFFECTER" sont présents
-
vous permet de sélectionner l'unité présentée dans le tableau
vous permet d'afficher en complément des JxH affectés/restant à affecter, le consommé ou la disponibilité des collaborateurs.
Enfin, à gauche sur chaque ligne de projet/activité, vous pouvez :
- ouvrir le gestionnaire de tâche et ainsi créer une tâche pour le chef de projet par exemple pour modifier ses affectations
- accéder au détail du plan de charge du projet ou de l'activité
Vue Capacity planning
La vue capacity planning vous permet de visualiser pour chacun de vos profils de compétences, les besoins d'affectations de chaque projet/activité et de mettre en regard la capacité à répondre à ces besoins.
Ainsi, par mois et par profil, on peut donc identifier si le besoin pourra être couvert et si le taux d'occupation des collaborateurs est suffisant.
"Le but du jeu" est donc d'équilibrer le dispositif à court terme puis à moyen terme, au global puis par profil de compétence, tous collaborateurs confondus puis en distinguant Interne/Externe.
Pour la plage de temps sélectionnée, 2 indicateurs très importants vous donnent de l'information sur :
- Le dépassement : pour les mois dont les besoins excèdent la capacité des collaborateurs, vous visualisez l'amplitude des dépassements et donc le niveau de sur-staffing à un niveau macro.
- La disponibilité : pour les mois dont la capacité de vos collaborateurs excède les besoins, vous visualisez l'amplitude des disponibilités et donc le niveau de sous-staffing à un niveau macro.
En en-tête du tableau, vous disposez de différents utilitaires :
- Une zone de recherche full-texte pour filtrer les lignes :
-
vous permet de filtrer sur les collaborateurs internes, externes ou l'ensemble (par défaut).
Enfin, à gauche sur chaque ligne de projet/activité, vous pouvez :
- ouvrir le gestionnaire de tâche et ainsi créer une tâche pour le chef de projet par exemple pour modifier ses affectations
- accéder au détail du plan de charge du projet ou de l'activité
Pour accéder à cette vue, il faut nécessairement avoir un accès complet aux projets/activités et à leurs budgets faute de quoi la comparaison Besoins / Capacité ne peut pas être réalisée.
Dans la gestion des habilitations des utilisateurs, il faut donc avoir un scope "Tous" sur les projets/activités et les sous-budgets.
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