Pilotage des portefeuilles de projets et d'activités
Préambule
Dans le module Portefeuilles, plusieurs onglets vous permettent de piloter vos portefeuilles de projets et d'activités :
- Vues Portefeuilles :
- Revue portefeuilles : cet onglet permet de gérer les portefeuilles (voir article Gestion des portefeuilles et d'accéder aux indicateurs par Portefeuille.
- Revue projets : vue en mode Tableau ou en mode Planning de vos projets accessibles
- Revue activités : vue en mode Tableau de vos activités accessibles
- Revues risques : restitution en mode Tableau ou Matrice de l'ensemble de vos risques sur vos projets et activités
- Revue décisions : restitution en mode Tableau ou Kanban des décisions associées à des projets ou activités
- Vues d'analyse du plan de charge :
- Plan de charges : cette vue présente, sur votre périmètre, les chiffrages (besoins de staffing) par projet/activité, les affectations prévues et celles restant à réaliser
- Capacity Planning : cette vue présente les besoins d'affectations de chaque projet/activité par profil vs capacité à répondre à ces besoins. Elle nécessite des droits particuliers pour y accéder (accès complet aux projets/activités et à leurs budget)
A noter : les restitutions en mode tableau sont toutes personnalisables, les vue peuvent être enregistrées grâce à la Gestion des vues / "situation de travail".
Vue Portefeuilles
Revue de portefeuilles
Depuis le tableau de bord, onglet Portefeuilles, vous accédez à la vue d'ensemble de vos portefeuilles avec la présentation de KPI cliquables et de la synthèse par portefeuille des projets/activités non archivés.
- Vous pouvez filtrer par Nature (Activité et/ou Projet) ou par portefeuille pour affiner votre vue. Pour rappel, le scope visualisé dépend de vos habilitations.
- Dans le tableau, en cliquant sur une ligne, vous accédez à la vue détaillée du portefeuille dans l'onglet Projets ou Activités selon son contenu. Si votre portefeuille contient des activités et des projets, vous arriverez dans l'onglet Revue projets.
Depuis la Revue de portefeuilles, les graphiques Répartition par état et Répartition par portefeuille sont désormais cliquables et permettent d'accéder à la liste des projets ou des activités associés. Ils renvoient vers :
- Activité : onglet Revue activités filtrés sur les données de l'indicateur
- Projets : onglet Revue projets filtrés sur les données de l'indicateur
Pour y accéder, il faut au préalable sélectionner la nature PROJET ou ACTVITE en supprimant l'un des objets en cliquant sur la croix à droite de l'objet :
Les indicateurs ne sont cliquables que si un seul objet est sélectionné.
Revue Projets et Activités en mode Tableau
La vue détaillée des portefeuilles est un véritable outil de pilotage et porte de nombreuses fonctionnalités.
Cette vue est composée d'une barre de filtres qui vous permet de sélectionner un ensemble de projets ou activités cohérents ("Tous les projets en cours de mise en œuvre", "Tous les projets en qualification", "Tous les projets qui impactent l'année N en termes de planning ou budget", etc.).
Sur le tableau des projets/activités, vous pouvez :
- Trier, filtrer sur les colonnes
- Regrouper des colonnes sur plusieurs niveaux
- Sélectionner les colonnes à afficher
- Faire des vues
Une vue mémorise une liste de colonnes, des filtres, des tris, des regroupements. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez créer des vues adaptées à chaque situation de travail.
Ces vues sont partagées avec tous les utilisateurs.
Pour créer ou modifier une vue :
- Cliquez sur la roue crantée
- Sélectionnez/désélectionnez les colonnes
- Saisissez/modifiez le nom de la vue
- Enregistrez
Abraxio propose un dispositif d'évaluation des projets pour faciliter les arbitrages et faire émerger les projets à plus forte valeur ajoutée.
Revue Projets en mode Planning Gantt
Depuis la revue de projets en mode Tableau, vous pouvez passer en 1 clic du mode tableau au mode Planning Gantt tout en conservant votre sélection de projets :
Vous retrouvez la barre de filtres pour ajuster votre sélection.
Revue des risques
Vous disposez dans cet onglet d'un affichage global des risques sur votre périmètre afin de :
- Piloter et arbitrer l'ensemble de vos risques
- Observer les dates de dernière revues
- Evaluer l'état de vos risques
- ...
Pour ce faire, accédez à notre onglet dédié "Revue risques" accessible sur le module "Portefeuilles". Il dispose lui aussi de deux modes de d'affichage : Tableau et Matrice.
Toutes les informations sur la revue des risques sont disponibles dans cet article : Créer et gérer vos risques Projets / Activités.
Revue des décisions
Vous disposez dans cet onglet d'un affichage global des décisions associés aux projets et activités, sur votre périmètre accessible afin d'en assurer le suivi.
Pour ce faire, accédez à notre onglet dédié "Revue décisions" accessible sur le module "Portefeuilles". Il dispose lui aussi de deux modes de d'affichage : Tableau et Kanban
Toutes les informations sur la revue des décisions sont disponibles dans cet article : Gestion des décisions.
Analyse du plan de charges
Vue Plan de charge
La vue des affectations consolide les plans de charges des projets et activités que vous êtes habilités à consulter. Plus précisément, elle présente par projet/activité, les chiffrages (besoins de staffing), les affectations prévues et celles restant à réaliser.
Vous pouvez appliquer des filtres pour analyser plus précisément un périmètre : un portefeuille, les projets en cours, les affectations sur les 3 prochains mois, etc.
2 indicateurs-filtres très importants sont accessibles en haut à droite de l'écran :
- Sur-affectation : Vous indique le nombre de collaborateurs concernés par une sur-affectation sur la plage de temps sélectionnée. En cliquant, vous filtrez alors les lignes de sur-affectations de ces collaborateurs. Cliquez à nouveau pour enlever ce filtre.
- Reste à affecter : Vous indique au regard des besoins de staffing exprimés sur les projets/activités, le nombre de JxH restant à affecter à des collaborateurs sur la plage de temps sélectionnée. En cliquant, vous filtrez alors sur toutes les lignes restant à affecter.
En en-tête du tableau, vous disposez de différents utilitaires :
- Une zone de recherche full-text dans toutes les colonnes présentées et celles activables par la configuration de l'affichage :
- Exemple : "Pierre" va filtrer toutes les lignes pour lesquelles le prénom "Pierre" est renseigné (i.e. si "Pierre" est responsable d'un projet, les affectations de ce projet apparaitront également, bien que cette colonne ne soit pas affichée sur l'écran)
- Vous pouvez filtrer plusieurs mots séparés par un espace. Exemples : "DEV AFFECTER" va filtrer toutes les lignes pour lesquelles les mots "DEV" ET "AFFECTER" sont présents
- Dans le menu Afficher vous pouvez :
- Modifier l'unité
- Afficher le consommé
Enfin, à gauche sur chaque ligne de projet/activité, vous pouvez : 
- ouvrir le gestionnaire de tâche et ainsi créer une tâche pour le chef de projet par exemple pour modifier ses affectations
- accéder au détail du plan de charge du projet ou de l'activité en cliquant sur la flèche bleu
Vue Capacity planning
La vue capacity planning vous permet de visualiser pour chacun de vos profils de compétences, les besoins d'affectations de chaque projet/activité et de mettre en regard la capacité à répondre à ces besoins.
Ainsi, par mois et par profil, on peut donc identifier si le besoin pourra être couvert et si le taux d'occupation des collaborateurs est suffisant.
"Le but du jeu" est donc d'équilibrer le dispositif à court terme puis à moyen terme, au global puis par profil de compétence, tous collaborateurs confondus puis en distinguant Interne/Externe.
Pour la plage de temps sélectionnée, 2 indicateurs très importants vous donnent de l'information sur :
- Le dépassement : pour les mois dont les besoins excèdent la capacité des collaborateurs, vous visualisez l'amplitude des dépassements et donc le niveau de sur-staffing à un niveau macro.
- La disponibilité : pour les mois dont la capacité de vos collaborateurs excède les besoins, vous visualisez l'amplitude des disponibilités et donc le niveau de sous-staffing à un niveau macro.
En en-tête du tableau, vous disposez de différents utilitaires comme sur le Plan de charges.
Enfin, à gauche sur chaque ligne de projet/activité, vous pouvez :
- ouvrir le gestionnaire de tâche et ainsi créer une tâche pour le chef de projet par exemple pour modifier ses affectations
- accéder au détail du plan de charge du projet ou de l'activité
Pour accéder à cette vue, il faut nécessairement avoir un accès complet aux projets/activités et à leurs budgets faute de quoi la comparaison Besoins / Capacité ne peut pas être réalisée.
Dans la gestion des habilitations des utilisateurs, il faut donc avoir un scope "Tous" sur les projets/activités et les sous-budgets en lecture.
Related Articles
Gestion des portefeuilles
Préambule La notion de portefeuilles permet d'organiser ses nombreux projets et activités pour en faciliter l'accès et le pilotage. Vous pouvez travailler avec un unique portefeuille ou en créer plusieurs. Généralement un portefeuille regroupe des ...Comment initialiser le plan de charges de vos équipes et gérer le capacity planning?
Préambule Le management des collaborateurs dans Abraxio couplé aux dispositifs de gestion budgétaire et de plan de charges vous procurent des outils de pilotage avancés. La planification des charges des collaborateurs permet de piloter précisément ...Gestion du plan de charges
Préambule A l'échelle d'un projet, le plan de charges vous permet : Au départ, d'établir les besoins de staffing en JxH lissés dans le temps et par profil. Avec l'ajout d'un TJM estimé, vous obtenez également un budget valorisé en €. Ensuite, il vous ...Gestion des projets et activités
Préambule La gestion de projet est une activité majeure de toute organisation. En mode agile ou cycle en V, en approche projet ou produit, sur des sujets stratégiques impliquant le management ou de plus petits sujets, la variété et la multitude des ...Planning projet Gantt
Préambule Sur une fiche projet, vous avez la possibilité de définir un planning. Dans sa forme minimale, le planning ne contiendra qu'une date de début et de fin du projet. Dans une forme avancée si souhaité, il contiendra un planning détaillé avec ...