Définitions

1. Objectif par défaut : pilotage du budget en cashout, sans immobilisation et sans CCA. C'est le niveau minimum requis pour piloter un budget DSI.
   
2. Objectif intermédiaire : pilotage du budget en cashout avec immobilisation. Ce niveau est requis pour obtenir des indicateurs OPEX/CAPEX ou dès lors que vous avez à indiquer à la direction financière quelles dépenses peuvent être immobilisées, dans quelle proportion et sur quelle durée.
   
3. Objectif avancé : pilotage du budget en P&L. Ce niveau est requis si vous êtes objectivé sur le respect et l'optimisation d'un budget P&L. A noter, le double pilotage en Cashout et P&L est souvent requis pour d'une part maitriser les flux de trésorerie et d'autre part optimiser le résultat de l'entreprise. La gestion des CCA devient nécessaire si l'on souhaite avoir un pilotage très précis "à l'euro près". En effet, les dépenses de type CCA ne concernent qu'une partie du budget (maintenances et abonnements) et une fois mises en place ont tendance à devenir stables dans le temps. Le budget P&L avec et sans la gestion CCA devient alors quasi-identique.

Principes de fonctionnement d'Abraxio

Vues financières

1. Cashout : vue budgétaire par défaut orientée "coûts facturés / coûts décaissés". Elle correspond à la prise en compte de l’ensemble des flux de trésorerie (« cash ») dépensés par une entreprise au cours d’un exercice, combinant les dépenses courantes et dépenses d’investissement.

1. P&L (Profit & Loss) : vue financière des coûts dans une optique de "compte de résultat". Cette option devient disponible si vous activez la gestion des immobilisations; elle est imposée si vous activez la gestion des charges constatées d'avance. La vue P&L contient :
1. Les dépenses hors charges constatées d'avance et non immobilisées
2. La part des dépenses constatées d'avance impactant l'exercice
   
3. Les dotations aux amortissements des dépenses immobilisées impactant l'exercice, et uniquement cet exercice :

Nota : pour les exercices suivants, ces dotations ne sont pas renseignées automatiquement par Abraxio. Effectivement, elles sont en général fournies par la direction financière, de manière globale ou détaillée. Pour les exercices suivants, il est donc nécessaire de récupérer ces dotations et de les renseigner manuellement dans Abraxio. Plusieurs méthodes sont possibles : 

1. Détaillée sur chacun des projets /activités (non recommandé car ces lignes projets vont subsister jusqu'à ce que les dotations se terminent)
   
2. Semi détaillée sur un sous-budget "Dotations" sur lequel on créera une ligne par projet / activité
3. Globale : sur une unique ligne regroupant l'ensemble des dotations de tous les projets / activités de l'année précédente (méthode recommandée)
   

1. En synthèse :
   
1. Vue Budget (Cashout) = OPEX + CAPEX
   
1. L'OPEX étant la partie non immobilisable d'une dépense et le CAPEX la partie immobilisable.
2. Vue P&L = OPEX P&L + Dotations
   
1. L'OPEX P&L étant la partie non immobilisable d'une dépense constatée sur l'exercice.

Type de charge	Vue Budget (Cashout)	Vue P&L
OPEX (budget non immobilisé)	Oui	Oui Si CCA, part impactant l'exercice
CAPEX (budget immobilisé)	Oui	Non
Dotations aux amortissements	Non	Oui

Si vous n'activez pas la gestion des immobilisations, vos budgets et dépenses seront considérés comme non immobilisables et les indicateurs OPEX et CAPEX ne seront pas calculés.

Gestion des immobilisations

1. Dans la configuration du module Finance d'Abraxio, vous pouvez activer la gestion des immobilisations.
   
2. Au niveau de chaque ligne budgétaire, vous définissez alors si la ligne est immobilisable ou non. Si oui, vous définissez en complément un % à immobiliser, une durée d'immobilisation et une date de mise en service.
   
3. Au niveau de chaque facture ou coût interne, vous définissez également si la ligne est immobilisable et le cas échéant les compléments d'information. Par défaut, la politique définie au niveau de la ligne budgétaire s'appliquera sur les factures et coûts internes qui viennent l'imputer. 

1. Si vous avez activé la gestion des immobilisations et la vue financière P&L, au niveau de chaque ligne budgétaire, un nouvel onglet P&L est proposé.
   
2. Dans celui-ci on retrouve :
   
1. Automatiquement la partie OPEX de la ligne budgétaire
   
2. Le calcul automatique des nouvelles dotations générées dans l'exercice budgétaire
   
3. La possibilité de saisir des dotations résultantes d'immobilisations réalisées dans des exercices précédents
   

Gestion des charges constatées d'avance

1. Dans la configuration du module Finance d'Abraxio, vous pouvez activer la gestion des charges constatées d'avance (CCA).
   
2. Au niveau de chaque ligne budgétaire, vous définissez alors si la ligne est ou n'est pas une charge constatée d'avance. Si oui, vous définissez en complément une durée de lissage de la dépense et le jour du mois de début du lissage. Dans l'échéancier du budget cash flow, vous positionnez les montants à lisser sur la durée définie.
   

Par définition, une dépense ne peut pas être une charge constatée d'avance et une immobilisation. Ainsi,  vous ne pourrez donc pas activer la gestion des immobilisation et des CCA sur une même ligne budgétaire.

Utilisation des dotations

Configuration

Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA, la TVA sera comptabilisée dans la partie CAPEX et donc sera immobilisable. Veillez à bien configurer ce paramètre.

Edition

1. Dans l'onglet budget, le budget cashout est défini.

La gestion des dotations est uniquement disponible dans le module Finance.

Calcul des nouvelles dotations

Données de base

1. Taux d'immobilisation (% immobilisable) : généralement 100% mais par exception ce taux peut varier si une partie de la dépense n'est pas immobilisable
   
2. Durée immobilisation : généralement entre 3 et 7 ans en fonction de la durée de vie du produit induit par la dépense
   
3. Date de mise en service : sur un projet, on prendra la date de mise en production, sur un achat de matériel, la date de mise en ligne
   

Les nouvelles dotations sont calculées automatiquement et uniquement pour un exercice.

Si au cours de votre exercice vous immobilisez une dépense avec amortissement sur plusieurs années. Abraxio calculera automatiquement la dotation pour l'exercice. Les années suivantes, il faudra renseigner manuellement les dotations dans la ligne "Dotations antérieures". Généralement ces éléments sont fournis par la direction financière en début d'exercice.

Activités

1. En comptabilité, il y aura une immobilisation de 3000€ en Janvier et une autre de 3000€ en Juillet. Dans Abraxio, vous devez renseigner la date moyenne de mise en service donc en Avril.
   
2. Le montant à immobiliser est de 6000€.
   
3. La dotation mensuelle est de 6000€ / 60 mois = 100€ / mois
   
4. La dotation calculée sera donc de 100€ / mois de Avril à Décembre, soit 900€.

Dans une activité, le montant considéré dans le calcul des dotations est le montant total de la ligne budgétaire pour l'exercice.

Projets

Une ligne budget d'un projet doit être liée à une et une seule mise en service.  La politique d'immobilisation doit donc représenter la date de mise en production. Si vous avez plusieurs mises en production, il est recommandé d'utiliser des lignes budgétaires différentes.

Exemple : les exercices de mon entreprise vont de Janvier à Décembre. Je démarre un projet en Juillet 2020 que je livre le 1er Octobre 2021. La ligne budgétaire du projet porte une dépense totale de 60000€ HT que j'immobilise sur 5 ans

1. La date de mise en service est le 01/10/2021.
   
2. Le montant à immobiliser est de 60000€.
   
3. La dotation mensuelle est de 60000€ / 60 mois = 1000€ / mois
   
4. La dotation calculée sur l'exercice 2020 sera de 0€
   
5. La dotation calculée sur l'exercice 2021 sera de 1000€ / mois de Octobre 2021 à Décembre 2021, soit 3000€.
   

Dans un projet, le montant considéré dans le calcul des dotations est le montant total de la ligne budgétaire pour le projet .

Utilisation des charges constatées d'avance

Configuration

Au préalable, vérifiez que vous avez activé la gestion des charges constatées d'avance dans la configuration d'Abraxio. Pour plus d'information,   cliquez sur ce lien pour consulter la documentation.

Si vous êtes assujetti à la TVA, la TVA est constatée au moment de la dépense et non lissée.

Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA, la TVA est intégrée dans les charges constatées d'avance et lissée sur la période définie.

Edition

Dans le module Finance, dans la vue détaillée ouvrez une ligne budgétaire :

1. Dans l'onglet budget, le budget cashout est défini.

            

1. Dans l'onglet P&L, on retrouve :
   
1. La ligne de total du P&L égale à : Charges TTC (TVA) + CCA nouvelles + CCA antérieures
2. Charges TTC : cette ligne ne contient que la TVA. Cette ligne n'est présentée que si vous êtes assujetti à la TVA et que vous gérez votre budget en TTC.
   
3. CCA nouvelles : charges constatées d'avance des dépenses réalisées sur l'exercice consulté
   
4. CCA antérieures : charges constatées d'avance de dépenses réalisées sur les exercices précédents
   
5. En dessous, on retrouve la politique CCA définie et utilisée dans le mode "Calculé"
   
6. La colonne "Mode" propose 2 options pour définir les montants de CCA :
   
1. Calculé : Abraxio réalise automatiquement le lissage des CCA sur l'exercice en partant de l'échéancier du budget cashout et en appliquant la politique de CCA
   
2. Manuel : l'échéancier passe en édition et vous pouvez saisir les montants souhaités.

            

1. Dans la majorité des cas, le mode "calculé" conviendra.
   
2. Le mode "Manuel" prendra tout son sens dans les situations suivantes  :
   
1. 1er exercice géré dans Abraxio : pour saisir les charges constatées d'avance des exercices précédents (non gérés) dans abraxio, activez le mode "Manuel" des CCA antérieures pour saisir les montants.
   
2. Ligne budget portant plusieurs dépenses avec des durées de lissage différentes : c'est notamment le cas d'abonnements proratisés lors de modifications en cours de souscription

La gestion des charges constatées d'avance est uniquement disponible dans le module Finance.

Calcul automatique des charges constatées d'avance

Principe

La politique de CCA est qualifiée par les informations suivantes :

1. Durée : exprimée en mois. 12 pour une maintenance annuelle par exemple.
2. Jour du mois : par défaut, le 1er jour du mois. Permet de commencer le lissage en cours de mois et donc d'améliorer la précision du calcul des CCA.
   

Le calcul consiste à lisser une dépense sur une durée. Cette dépense est portée par  l'échéancier budgétaire (cashout).

Chaque mois de l'échéancier est considéré comme une dépense à lisser sur la durée.

Exemple 1 : maintenance trimestrielle

Prenons l'exemple d'une maintenance logicielle trimestrielle démarrant en Février 2022 avec échéance de 3000€ HT par trimestre pour une structure assujettie à la TVA.

Définition du budget cashout : 

      

Résultat en P&L :

1. La ligne Charge TTC porte les dépenses non lissées, c'est à adire la TVA. On retrouve donc 600€ de TVA par échéance trimestrielle. 
2. Chaque échéance de 3000€ HT est lissée sur 3 mois. En 2022, on retrouve donc sur la ligne CCA nouvelles, les dépenses réalisées sur l'exercice et lissées de Février à Décembre 2022.

       

1. En 2023, on retrouve sur la ligne CCA antérieures le dernier mois lissé correspondant à la dépense de Novembre 2022.

      

1. Tableau détaillé du budget :
   
1. Configurez vos vues pour afficher les colonnes souhaitées
   
2. Utilisez le bouton suivant pour passer d'une vue cashout à P&L
   
2. Détail d'une ligne budgétaire
   
3. Export Excel du budget
4. Rapports