Créer et gérer vos risques Projets / Activités

Préambule 

En qualité de chef de projet il est essentiel que la gestion des risques soit au cœur de vos préoccupations.

La gestion des risques projets a pour objectif d'identifier, évaluer, arbitrer et suivre ces derniers, sur les dimensions qui vous intéressent (opérationnelles, stratégiques...) . C'est un pivot essentiel dans la réussite d'un projet. 

 

De ce fait, la gestion des risques présente dans Abraxio a pour vocation de supporter les PMO et les Chefs de Projet dans le pilotage global des risques projets (ou activités), et ce, tout au long du cycle de vie du projet.  

Cet article décrit les différents éléments de gestion des risques dans Abraxio.

Créer et gérer les risques d'un projet ou d'une activité 

Introduction  

1. Accès aux risques

Pour accéder ou créer un risque sur un projet ou une activité, deux possibilités :

1. Projets / Activités > Onglet Suivi > Risques > Créer (méthode à privilégier) 
   
2. Projets / Activités > Onglet Gestion > Bloc "Risques"
   

2. Affichage : Matrice ou Tableau 

Notre revue des risques est composée de deux modes d'affichage : Matrice ou Tableau. D'un simple clic, vous pouvez jongler entre les vues et créer vos risques quel que soit le mode d'affichage. 

Création d'un nouveau risque 

Lors de la création d'un risque, une fenêtre latérale s'ouvre. Elle comporte un libellé du risque ainsi que 3 onglets : Identité, Evaluation et Plan d'action. En complétant l'ensemble de ces éléments, vous pourrez piloter sereinement vos risques projets, de leurs initialisation à la mise en place du plan d'action et au suivi :

1. Onglet "Identité" 

Cet onglet permet de définir votre risque grâce aux champs suivants : 

1. Libellé du risque (champ obligatoire)
   
2. Référence
   
3. Date d'apparition (champ obligatoire)
4. Famille
   
5. Description
   

2. Onglet "Evaluation"

On vient définir l'impact potentiel de notre risque sur le projet en terme de probabilité et de gravité :

1. Probabilité : très forte, forte, moyenne, faible (champ obligatoire)
2. Gravité : indolore, limité, grave, dramatique (champ obligatoire)
3. Criticité : Le niveau de criticité d'un risque est déterminé à partir du score obtenu par le produit de la probabilité par la gravité (chacun avec une valeur entre 1 et 4).
   Les quatre niveaux représentés dans la nouvelle matrice des risques sont :
   
   1. Négligeable : score inférieur ou égal à 2
      
   2. Modéré : score compris entre 3 et 6
      
   3. Important : score compris entre 8 et 12
      
   4. Critique : score égal à 16
4. Tendance
   

Pour illustrer la probabilité / Gravité, cette petite infographie peut vous aider :

3. Onglet "Plan d'action"

L'identification d'un risque ne suffit pas. Il est ensuite nécessaire de mettre en place un plan d'action afin d'éviter qu'il se produise ou d'en limiter la portée. Pour cela, vous disposerez d'un champ texte libre à compléter avec l'ensemble de vos procédures ainsi qu'une date de revue de vos risques. 

1. Etat (champ obligatoire)
2. Responsable : alimenté par défaut avec le responsable du projet 
   
3. Plan d'action 
   
4. Tâches : possibilité de créer des tâches rattachées au risque
5. Revue
   
1. date de dernière revue (champ obligatoire)
2. date de prochaine revue

Gérer vos risques au niveau Portefeuilles

1. Onglet "Revue risques"

Vous venez de créer l'ensemble de vos risques sur vos projets et activités et vous souhaitez désormais disposer d'un affichage global de ces derniers afin de :

1. Piloter et arbitrer l'ensemble de vos risques
   
2. Observer les dates de dernière revues
   
3. Evaluer l'état de vos risques
   
4. ...

Pour ce faire, accédez à notre onglet dédié "Revue risques" accessible sur le module "Portefeuilles". Il dispose lui aussi de deux modes de d'affichage : Tableau et Matrice. 

2. Affichage Tableau 

En mode Tableau, les risques sont présentés sous un format "liste" avec toutes les données des risques disponibles en colonnes. Au clic sur une ligne, le détail d'un risque s'ouvre dans un bandeau sur la droite. 

Dans cet affichage, il est possible de choisir les colonnes et regroupements que vous souhaitez afficher ("Vues" en haut à droite)

3. Affichage Matrice

En mode Matrice, une matrice présente le nombre de risques à chaque intersection probabilité/gravité. Elle est cliquable pour filtrer le tableau "liste des risques" à droite.

Aller plus loin dans la configuration d'un risque

1. Axes personnalisables

Comme partout dans notre plateforme, vous trouverez 4 axes analytiques personnalisables disponibles via Admin > Configuration > Liste de valeurs > Risques. Ces derniers vous permettront d'affiner le niveau de détail et de personnalisation de vos risques tout en vous permettant de créer vos propres vue d'affichage dans la vue tableau de l'onglet "Revue Risque". 

2. Description des niveaux de probabilité et de gravité

Dans la configuration, un champ "matrice des risques" est disponible dans le sommaire. Il permet de renseigner une description pour chacun des différents niveaux de gravité et probabilité d'un risque. Il va permettre aux différents chef de projets de se coordonner sur une définition commune afin que l'ensemble des risques disposent d'un niveau de gravité qui soit cohérent :

Cette information apparaît dans la fiche de détail de notre risque dans l'onglet "évaluation" en passant la souris sur le (i) informatif :

 

3. Export Excel

Depuis le menu contextuel (3 petits points en haut à droite), vous pouvez exporter tous les risques de vos Projets et Activités. Dans le fichier d'export, vous les retrouverez sur l'onglet dédié "Risques"un onglet dédié.  

 

• Related Articles

• Gestion des projets et activités

  Préambule La gestion de projet est une activité majeure de toute organisation. En mode agile ou cycle en V, en approche projet ou produit, sur des sujets stratégiques impliquant le management ou de plus petits sujets, la variété et la multitude des ...

• Comment initialiser le plan de charges de vos équipes et gérer le capacity planning?

  Préambule Le management des collaborateurs dans Abraxio couplé aux dispositifs de gestion budgétaire et de plan de charges vous procurent des outils de pilotage avancés. La planification des charges des collaborateurs permet de piloter précisément ...

• Organisez vos tâches et celles de vos équipes

  Préambule Cet article décrit les grands principes de fonctionnement du module de Tâches dans Abraxio, notamment les tris et affichages, les associations ainsi que les règles d'accessibilité de ces tâches pour chacun des utilisateurs. Concernant la ...

• Gestion des portefeuilles

  Préambule La notion de portefeuilles permet d'organiser ses nombreux projets et activités pour en faciliter l'accès et le pilotage. Vous pouvez travailler avec un unique portefeuille ou en créer plusieurs. Généralement un portefeuille regroupe des ...

• Simulations : Principes et mode de fonctionnement

  Simulation : Principes Les simulations servent à étudier de nouveaux scénarios budgétaires sans impacter votre budget courant. Soit pour un exercice complet, en vue par exemple de créer des scénarios "Idéal", "Standard" ou "Limité", ou de préparer un ...