Préambule

Cet article décrit les grands principes de fonctionnement du module de Tâches  dans Abraxio, notamment les tris et affichages, les associations ainsi que les règles d'accessibilité de ces tâches pour chacun des utilisateurs.

Concernant la communication par email liée aux tâches, rendez-vous sur l'article : Modifier mes préférences de communication Abraxio

Présentation du module Tâches

1. Mes tâches : accès aux tâches dont l'utilisateur est responsable, demandeur ou observateur. Cette vue est par défaut enregistrée en favori dans l'application.
2. Mes tâches affectées : accès aux tâches sur lesquels l'utilisateur est Responsable, l'utilisateur est renseigné dans le champ "Affecté à"
3. Mes tâches déléguées : accès aux tâches créées par l'utilisateur et dont le responsable présent dans le champ "Assigné à" est différent de lui-même.
4. Mes tâches observées : accès aux tâches sur lesquels l'utilisateur est renseigné dans le champ "Observateur"
   
5. Toutes les tâches : accès à toutes les tâches enregistrées dans la plateforme auxquelles il doit avoir accès.

Tris et affichage des tâches

1. Vue Kanban : cette vue vous permet d'organiser les tâches par : 
   
1. Echéance, calculée sur la date d'échéance révisée renseignée sur la tâche :
1. En retard : affiche les tâches dont la date d'échéance est antérieure à la date du jour
2. Cette semaine : affiche les tâches dont la date d'échéance est comprise dans la semaine en cours, et qui ne sont pas en retard
   
3. Semaine prochaine : affiche les tâches dont la date d'échéance est comprise dans la semaine suivant le jour de connexion
   
4. Non planifié : affiche les tâches qui n'ont pas de date d'échéance renseignée
   
5. Plus tard : affiche les tâches dont la date d'échéance est supérieure à la semaine prochaine
2. Etat : 
   
1. A traiter
   
2. En cours
   
3. Traitée
   
4. Abandonnée
3. Priorité : 
   
1. Haute
   
2. Moyenne
   
3. Basse
   

Dans les vues Kanban par Etat et Priorité, les tâches peuvent facilement être déplacées dans l'état suivant ou précédent via Glisser - Déposer. 

1. Vue liste : cette vue peut être organisée par Échéance, Etat, Priorité, Responsable, Demandeur

Les champs Créé par, Créé le, Modifié par, Modifié le sont disponibles pour ajout dans la vue liste.

Tris

Des tris sont disponibles pour ordonnancer la vue des tâches : il est possible de :

1. monter / descendre les critères de tri
   
2. choisir le tri par ordre / croissant ou décroissant
   
3. ajouter supprimer un critère de tri

Filtres avancés

1. Échéances (par exemple, toutes les tâches comprises entre la date du jour et la fin du mois)
   
2. Scope : Périmètre de tâches en cours de visualisation :
1. Toutes les tâches : accès à toutes les tâches que l'utilisateur est habilité à voir dans Abraxio
   
2. Mes tâches : accès aux tâches dont l'utilisateur est responsable
   
3. Mes tâches déléguées : accès aux tâches créées par l'utilisateur mais dont le responsable est différent de lui-même
   
4. Mes tâches observées : accès aux tâches sur lesquels l'utilisateur est renseigné dans le champ observateur
3. Associations (cf. paragraphe Associer une tâche à un objet)
   

      

Afin de simplifier la vue des tâches, vous avez également la possibilité de masquer les tâches terminées. Pour conserver vos travaux récemment terminés notamment dans la vue Kanban, plusieurs options sont disponibles :

1. Masquer toutes les tâches terminées 
   
2. Masquer toutes les tâches terminées depuis plus d'une semaine / plus de deux semaines/ plus d'un mois

Personnalisation du module tâches

Trois axes analytiques peuvent être ajoutés sur les tâches afin de vous permettre de personnaliser le modules. Ces axes analytiques peuvent ensuite être utilisés pour l'affichage de la vue Kanban, tableau, le regroupement de niveau 2 et les tris.

Les axes analytiques peuvent être configurés par l'administrateur de votre environnement dans le module Admin > Configuration > Listes de valeurs.

Créer une tâche

Depuis le module Tâches ou depuis les encarts Tâches des différents écrans d'Abraxio, cliquez sur "+ Créer". Vous pouvez alors renseigner les champs suivants :

1. Sujet de la tâche : intitulé de la tâche limité à 50 caractères
   
2. Numéro : Les tâches sont numérotées automatiquement par la plateforme Abraxio dès qu'elles ont été créées
3. Etat : A traiter
   
4. Affectée à : Personne qui doit réaliser la tâche
5. Échéance : Date à laquelle la tâche doit être réalisée
   
6. Demandeur : Personne à l'initiative de la tâche
7. Priorité : haute, moyenne ou basse
   
8. Observateur : Personne tierce suivant la tâche
   
9. Associé à : Associer la tâche à un projet, une activité, un budget, un contrat ou encore un fournisseur

Le champ description en texte riche permet de préciser les actions à effectuer pour que cette tâche soit considérée comme réalisée.

Vous pouvez également ajouter des observateurs qui pourront visualiser cette tâche, suivre son avancement et saisir des commentaires.

Cliquez sur Enregistrer.

Pour créer une tâche sur un objet, il faut avoir un droit de modification sur cet objet (même si celui-ci est restreint). 

	Projets / Activités	Fournisseurs / Contrats	Budget
Collaborateur	X	-	-
Direction	X	-	-
Chef de projet	X	X	-
Manager	X	X	X

Ajouter une checklist à une tâche

Depuis l'onglet "Checklist", vous avez la possibilité de découper votre tâches en sous-éléments, et ainsi de faciliter son suivi.

Depuis cet onglet, vous pouvez :

1. Créer une ou plusieurs checklists et les renommer
   
2. Ajouter ou supprimer des éléments 
   
3. Ordonner les éléments (drag and drop) au sein d'une checklist ou les déplacer vers une autre checklist
   
4. Masquer les éléments achevés
5. Suivre l'état d'avancement de la checklist
   

Associer une tâche à un objet

Chaque tâche peut être associée à un ou plusieurs éléments dans Abraxio : 

1. Fournisseur
2. Contrat
3. Projet
   
4. Activité
   
5. Risques
6. Budget

Depuis les différents encarts Tâches, vous pouvez ajouter des tâches sur les fiches projets, activités, fournisseurs ainsi que depuis le module Finance.

L'ajout de tâches depuis ces points d'entrée créera alors l'association par défaut permettant de simplifier l'organisation de vos tâches : 

1. Créer une tâche depuis le module Portefeuilles : 
   
1. Au sein d'une fiche projet ou activité > Encart Tâches > + Créer une tâche : la tâche sera associée par défaut au projet ou l'activité.
   
2. Au sein d'un risque projet ou activité > Encart Plan d'action > + Créer une tâche : la tâche sera associée par défaut au risque du projet ou de l'activité
2. Créer une tâche depuis le module Fournisseurs :
   
1. Sur une fiche Fournisseurs > Onglet Gestion > Encart Tâches > + Créer une tâche : la tâche sera alors associée au fournisseur.
3. Créer une tâche depuis le module Finance:
1. Sur la page d'accueil du module Finance > + Créer une tâche : la tâche sera alors associée à l'exercice budgétaire en cours.

Consulter / mettre à jour une tâche

Vous pouvez sélectionner une tâche en cliquant sur :

1. La ligne correspondante dans la Vue Liste,
   
2. La carte correspondante dans la Vue Kanban.
   

Un volet s'ouvre alors sur la droite.

Ce volet peut être replié / déplié à tout moment et vous pouvez poursuivre votre navigation dans l'application en conservant la tâche ouverte. Seul s'affiche le numéro de la tâche ouverte.

      

En fonction de votre rôle sur la tâche, vous disposez de droits différents : 

1. Si vous êtes le demandeur, vous pouvez modifier l'ensemble des données de la tâche, renseigner des commentaires et supprimer la tâche.
   
2. Si vous êtes responsable de la tâche, vous pouvez renseigner des commentaires et modifier l'ensemble des données de la tâche à l'exception de la date d'échéance initiale, du demandeur et de la priorité.
3. Si vous êtes observateur, vous pouvez uniquement ajouter des commentaires.
   

Sur l'onglet de Synthèse de la tâche, vous pouvez visualiser l'ensemble des données renseignées lors de la création de la tâche ainsi que le dernier commentaire renseigné sur la tâche. Pour visualiser l'ensemble des commentaires d'une tâche, vous pouvez accéder à l'onglet Commentaires.

Supprimer une tâche

Seuls le demandeur de la tâche et le responsable de l'organisation (configurables par les administrateurs Abraxio via Admin > Organisation)  sont autorisés à supprimer une tâche.  La suppression est accessible sur la fiche de la tâche en haut à droite via le menu  :

Dupliquer une tâche

La fonctionnalité est accessible sur la fiche de la tâche en haut à droite via le menu  :

Toutes les informations seront copiées hormis l'échéance, les commentaires et les fichiers.

Les règles d'accessibilité des tâches

Les règles d'accessibilité d'une tâche varient selon les utilisateurs (cf. Module Administration > Utilisateurs)

Elles dépendent du type d'abonnement Abraxio et des règles d'habilitations définies (configurables par les administrateurs Abraxio via Admin > Utilisateurs) pour chacun des utilisateurs.

Scope "Toutes"

Scope "Toutes sur mes objets"

	Projets/Activités (pré-requis : accès au module)	Budget	Fournisseurs	Contrat
Collaborateur	Uniquement les projets/activités sur lesquels le collaborateur est membre	Aucun	Aucun	Aucun
Direction	Scope projets/activités "Affectés uniquement": seuls les projets/activités sur lesquels l'utilisateur est membre Scope projets/activités "Tous" : tous les projets/activités de la plateforme	Aucun	Aucun	Aucun
Chef de projet	Scope projets/activités "Affectés uniquement": seuls les projets/activités sur lesquels l'utilisateur est membre Scope projets/activités "Tous" : tous les projets/activités de la plateforme	Aucun	Si aucun accès au module : aucun fournisseur Si accès complet au module : tous les fournisseurs de la plateforme	Si aucun accès au module : aucun contrat Si accès complet au module : tous les contrats de la plateforme
Manager	Scope projets/activités "Affectés uniquement": seuls les projets/activités sur lesquels l'utilisateur est membre Scope projets/activités "Tous" : tous les projets/activités de la plateforme	Si accès complet au module Finance avec un scope sous-budgets à "Tous" : tous les budgets Sinon aucun budget	Si aucun accès au module : aucun fournisseur Si accès complet au module : tous les fournisseurs de la plateforme	Si aucun accès au module : aucun contrat Si accès complet au module : tous les contrats de la plateforme

Exemple 1 : pour un utilisateur ayant un profil Chef de projet, si le module Fournisseurs est décoché, il ne verra pas les tâches associées à l'arborescence Fournisseurs et ne pourra pas ajouter de tâche à un fournisseur

Scope "Affectées uniquement"

Exemple 2 : pour utilisateur ayant un profil Chef de projet avec un scope "Affectés uniquement" sur projets/activités, il ne verra et ne pourra créer des tâches que sur les projets/activités auxquels il est affecté (responsable, membre, responsable budgétaire principal ou secondaire)