Comment gérer plusieurs fournisseurs sur la même ligne budgétaire ?
Une ligne budgétaire porte un fournisseur unique mais cette donnée n'est pas obligatoire
Deux méthodes sont proposées pour vous permettre de gérer ce cas de figure :
1 - Créez une ligne budgétaire par fournisseur (recommandé)
- Avantages
- Apporte un suivi beaucoup plus fin de votre budget
- Permet de remonter automatiquement dans le module "Fournisseurs" le budget annuel de chacun d'eux et de réaliser des analyses (Top 10 / Contrats et échéances existants sur les fournisseurs disposant des budgets les plus importants...)
- Facilite grandement la saisie manuelle des commandes et des factures (sélection automatique des lignes budgétaires concernées par le fournisseur)
- Nécessaire si vous souhaitez que le "score de confiance de matching" des factures importées en masse sur vos lignes budgétaires soit élevé (pour plus de détails, consultez cet article)
- Inconvénient
- Nécessite de multiplier les lignes budgétaires par fournisseur lors de l'initialisation de la plateforme
2 - Laissez le champ "Fournisseur" vide sur les lignes multi-fournisseurs
- Avantage
- Gain de temps sur l'initialisation budgétaire
- Inconvénients
- Le budget des fournisseurs ne sera pas remonté dans le module "Fournisseurs", ce qui empêchera un grand nombre d'analyses
- Pour l'affectation des commandes et imputation des factures, la sélection des lignes budgétaires devra se faire manuellement parmi l'ensemble des lignes --> perte de temps récurrente
- Si vous utilisez l'import en masse des factures, le "score de confiance de matching" entre ligne budgétaire et facture sera bien moindre et nécessitera des recherches manuelles afin de retrouver la bonne ligne budgétaire à imputer
Bonne pratique : il est d'usage de renseigner les fournisseurs uniquement sur les lignes qui représentent un pourcentage non négligeable de votre budget. Sur les lignes "mineures" (achat de petits matériels, déplacements, ...) il est tout à fait courant de ne pas renseigner de fournisseur.
Quoi qu'il en soit, le fait de renseigner ou non le fournisseur sur la ligne budgétaire n'empêche pas d'imputer des factures ou des commandes de n'importe quel fournisseur sur cette ligne.
N'oubliez pas : vous pouvez très facilement créer des lignes budgétaires : suivez notre méthode pour vous simplifier la vie !
Related Articles
Comment supprimer une ligne budgétaire ?
Vous pouvez supprimer une ligne budgétaire à partir du moment où elle ne contient pas d'engagé (ni consommé facture ou temps, ni commande). Il faut donc : Supprimer la (les) facture(s) enregistrée(s) sur la ligne budgétaire Depuis la ligne budgétaire ...Comment créer une grande quantité de lignes budgétaires ?
La ligne budgétaire est l'élément Abraxio le plus fin portant la majorité des informations. Plus cette ligne est détaillée, plus vous allez pouvoir exploiter la plateforme pour piloter votre direction et communiquer. La question de la granularité de ...Comment affecter un collaborateur sur une ligne budgétaire ?
1- Vérifiez que le collaborateur est bien rattaché à une équipe managée Pour gérer les feuilles de temps de vos collaborateurs, vous devez créer des équipes, définir leurs responsables qui seront en charge de valider les feuilles de temps et ajouter ...Comment répartir une facture sur plusieurs lignes budgétaires ?
Il est possible d'imputer des lignes d'une même facture sur plusieurs lignes budgétaires. Depuis l'écran de saisie des factures : sélectionnez la facture à répartir cliquez ensuite sur "+ Ajouter une ligne" dans le bloc Facture en bas pour ajouter de ...Comment se fait-il que l'état de ma ligne budgétaire est différent lorsque je le regarde depuis le module projet et depuis le module Finance ?
Différents comportements applicatifs sont à connaitre : 1. Dans le cadre d'un projet dont les dates sont comprises dans l'exercice budgétaire : Que l'état de ma ligne budgétaire soit modifié depuis la finance ou le projet, la ligne budgétaire étant ...