Comment gérer plusieurs fournisseurs sur la même ligne budgétaire ?
Une ligne budgétaire porte un fournisseur unique mais cette donnée n'est pas obligatoire
Deux méthodes sont proposées pour vous permettre de gérer ce cas de figure :
1 - Créez une ligne budgétaire par fournisseur (recommandé)
- Avantages
- Apporte un suivi beaucoup plus fin de votre budget
- Permet de remonter automatiquement dans le module "Fournisseurs" le budget annuel de chacun d'eux et de réaliser des analyses (Top 10 / Contrats et échéances existants sur les fournisseurs disposant des budgets les plus importants...)
- Facilite grandement la saisie manuelle des commandes et des factures (sélection automatique des lignes budgétaires concernées par le fournisseur)
- Nécessaire si vous souhaitez que le "score de confiance de matching" des factures importées en masse sur vos lignes budgétaires soit élevé (pour plus de détails, consultez cet article)
- Inconvénient
- Nécessite de multiplier les lignes budgétaires par fournisseur lors de l'initialisation de la plateforme
2 - Laissez le champ "Fournisseur" vide sur les lignes multi-fournisseurs
- Avantage
- Gain de temps sur l'initialisation budgétaire
- Inconvénients
- Le budget des fournisseurs ne sera pas remonté dans le module "Fournisseurs", ce qui empêchera un grand nombre d'analyses
- Pour l'affectation des commandes et imputation des factures, la sélection des lignes budgétaires devra se faire manuellement parmi l'ensemble des lignes --> perte de temps récurrente
- Si vous utilisez l'import en masse des factures, le "score de confiance de matching" entre ligne budgétaire et facture sera bien moindre et nécessitera des recherches manuelles afin de retrouver la bonne ligne budgétaire à imputer
Bonne pratique : il est d'usage de renseigner les fournisseurs uniquement sur les lignes qui représentent un pourcentage non négligeable de votre budget. Sur les lignes "mineures" (achat de petits matériels, déplacements, ...) il est tout à fait courant de ne pas renseigner de fournisseur.
Quoi qu'il en soit, le fait de renseigner ou non le fournisseur sur la ligne budgétaire n'empêche pas d'imputer des factures ou des commandes de n'importe quel fournisseur sur cette ligne.
N'oubliez pas : vous pouvez très facilement créer des lignes budgétaires : suivez notre méthode pour vous simplifier la vie !
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