Quelle stratégie pour initialiser la plateforme ?
Principes de fonctionnement d'Abraxio
- Abraxio est composé de 4 modules métier : Portefeuilles, Fournisseurs, Finance et Management. Ces modules sont liés entre eux et pourtant vous pouvez démarrer dans l'ordre qui vous convient et vous n'êtes pas obligé de tous les utiliser.
- Abraxio est adapté à une démarche progressive et itérative. Vous pouvez donc créer des objets avec très peu de qualification, puis revenir ensuite les compléter si nécessaire.
- Abraxio vous permet de gérer "au niveau" adapté à votre structure, autrement dit sans sur-qualité. Vous avez le choix de rester macro ou être détaillé, d'utiliser ou non certaines fonctions, et donc d'adapter l'environnement à votre juste besoin tout en gardant la possibilité d'aller plus loin plus tard.
- Enfin, Abraxio est livré avec une configuration par défaut vous permettant de démarrer immédiatement. Tous les paramètres sont modifiables ultérieurement.
Ces 4 points essentiels vous permettent d'initialiser au plus vite la plateforme selon vos priorités sans renoncer à aller plus loin ultérieurement.
Reprise de données
Abraxio dispose de fonctionnalités d'import en masse :
- Fournisseurs
- Contacts chez les fournisseurs
- Projets et activités
- Budgets
- Factures
- Temps internes et externes
- Utilisateurs
Si vous disposez de référentiels au format Excel, vous pourrez les utiliser pour initialiser rapidement Abraxio et ainsi retrouver vos données.
Les imports en masse fonctionnent en création/modification, vous pouvez donc réaliser des imports successifs.
Dans la 1ère étape d'un import, vous pouvez télécharger un modèle d'import pour comprendre le format requis et la liste des données que vous pouvez importer.
Choisir sa stratégie
3 scénarios sont généralement envisagés par nos clients :
1. Démarche inventaire
Votre priorité est de remettre à plat et d'organiser le suivi des nombreux fournisseurs, de centraliser l'information et la partager.
Initialisez votre référentiel fournisseurs avec :
- signalétique, interlocuteurs, compétences et prestations fournies
- situation contractuelle, engagements et échéances contractuelles
- documentations associées
Une fois le référentiel initialisé, vous pouvez également élargir aux fournisseurs potentiels pour faciliter le sourcing de compétences, la recherche de solutions et centraliser la documentation associée.
Cette démarche est la plus simple pour démarrer et apporte des bases solides pour élargir ensuite sur les autres modules.
2. Démarche portefeuille projets
Votre priorité est de piloter le portefeuille projets :
- Piloter les projets en cours : les décrire et suivre leurs budgets, planning et affectations
- Recenser les nouveaux besoins et préparer les arbitrages
Sauf besoin spécifique, il n'est pas recommandé de reprendre les projets terminés.
Pour aller plus loin, vous pouvez ensuite, initialiser le module Management pour gérer les affectations, feuilles de temps, rémunérations de vos collaborateurs.
3. Démarche budgétaire
Votre priorité est de piloter le budget de votre direction. La méthode de reprise recommandée dépend de votre date de démarrage dans Abraxio par rapport à la date de début d'exercice budgétaire. En effet, la complexité des budgets informatiques et le travail de suivi du consommé peuvent rendre cette opération plus ou moins lourde en fonction de cette date. Evidemment, vous pouvez aménager ces recommandations en fonction de vos enjeux et du temps que vous avez à y consacrer :
- Les 4 premiers mois d'un nouvel exercice, vous pouvez reprendre votre budget et l'amener à un niveau détaillé pour obtenir la meilleure qualité de suivi sur l'exercice en cours
- Les 4 mois suivants, vous pouvez reprendre votre budget mais en conservant un niveau de détail macro ou au niveau de ce que vous aviez avant dans Excel. La reprise du consommé pouvant être lourde selon le niveau d'information à votre disposition, vous pouvez également faire le choix de ne pas suivre le consommé pour cet exercice.
- 4 mois avant la fin d'un exercice budgétaire, privilégiez l'initialisation du budget de l'exercice suivant. abraxio accompagne cette démarche jusqu'à la validation de votre budget avant de passer dans une phase de suivi et pilotage.
Démarche globale
Vous avez besoin de tout au plus vite. Dans ce cas, suivez la Démarche budgétaire.
La constitution d'un budget permet d'initialiser au fur et à mesure les ressources, les projets et les fournisseurs. Vous allez donc constituer votre socle de gestion et pourrez ensuite venir enrichir les informations.
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