Release Notes Abraxio - 21 février 2024
Vous gérez le plan de charge de vos collaborateurs ? Vous autorisez la saisie des temps dans Abraxio ? Vous êtes un expert d'Abraxio et souhaitez aller plus loin sur le sujet des arrêtés ? Cette release vous est dédiée !
Abraxio vous propose des évolutions qui vous permettront de :
- Gérer le temps de travail de vos collaborateurs à partir des absences récurrentes et ponctuelles
- Une nouvelle méthode pour préparer les arrêtés budgétaires à partir de simulations
Découvrez ci-dessous le détail des changements apportés !
Retrouvez également le webinaire utilisateurs dédié à ces nouvelles fonctionnalités
Gestion du temps de travail des collaborateurs
Absences récurrentes
Dans le module Management, vous pouvez configurer les temps partiels des collaborateurs à travers la notion de semaine type :
Le temps de travail hebdomadaire génère des absences récurrentes dans les feuilles de temps et permet de déterminer le temps de travail mensuel maximum théorique d'un collaborateur.
A noter : dans l'onglet Budget d'un collaborateur, la ligne "jours ouvrés" est remplacée par "Temps de travail (x j/semaine)" qui présente le nombre maximum de jours travaillés du collaborateur, en fonction des jours fériés de votre organisation et de sa semaine typeLa semaine type par défaut est initialisée à 5 jours par semaine du lundi au vendredi, pensez à déclarer un changement de situation sur vos collaborateurs à temps partiel pour profiter de la gestion des absences récurrentes !
Définition de la capacité mensuelle par défaut
Un utilitaire "Calculette" est mis à disposition pour vous aider à déterminer la capacité mensuelle par défaut :
- soit à partir du nombre de jours travaillés dans l'année (forfait jour)
- soit à partir du nombre de jours total d'absences de l'année.
Gérez les absences prévisionnelles et anticipez la capacité de vos équipes
Par défaut, la saisie des absences prévisionnelles n'est pas activée. Si vous le souhaitez, les absences de vos collaborateurs peuvent être recueillies et intégrées de deux manières :
1- Saisie manuelle par vos collaborateurs de leurs congés prévisionnels.
2- Récupération par API des données de votre SIRH (cette fonctionnalité est proposée sous forme d'option, notre équipe Customer Success vous accompagnera dans sa mise en œuvre).
Ce mode de saisie se paramètre depuis le module Configuration/Management dans le bloc Absences prévisionnelles :
Ce mode de saisie des absences peut être différent pour les collaborateurs internes et les prestataires externes.
1- Saisie manuelle des congés par les collaborateurs
Si vous activez ce mode, les absences prévisionnelles pourront être saisies manuellement par vos collaborateurs :
- soit depuis le tableau de bord d'accueil, via un bouton présent dans le bloc "Feuilles de temps";
- soit depuis le tableau de bord Portefeuilles, via un bouton sur le bloc "Mes projets et activités".
Cette popin permet à vos collaborateurs de saisir leurs absences ponctuelles, récurrentes et de consulter le total par mois et par an :
Et pourquoi ne pas éviter la double saisie en mettant en place un lien API entre votre SIRH et Abraxio ? Découvrez comment ci-dessous.
2- Intégration API des absences prévisionnelles depuis votre SIRH
Pour mettre en place cette intégration, accédez à la documentation technique des API Abraxio en cliquant ici.
Quel que soit le mode de saisie des absences prévisionnelles, celles-ci figureront dans le consommé dans l'onglet Budget de chaque collaborateur :
Cette donnée vous permettra d'aligner automatiquement la capacité avec l'utilitaire d'opérations en masse.
Gagnez du temps en alignant automatiquement la capacité de vos collaborateurs sur la base du consommé
Dans le module Administration > Configuration > Management > Feuilles de temps, si vous activez la saisie des temps, vous pouvez choisir d'aligner automatiquement la capacité de vos collaborateurs sur le consommé.
Si cette option est activée, à la validation des feuilles de temps des collaborateurs, leur capacité sera automatiquement alignée avec la réalité (consommé) pour le mois, et donc impactera le budget collaborateur s’il est utilisé.
Si vous n'avez pas activé cette option, suivez le guide d'utilisation de notre nouvel utilitaire d'opérations en masse.
Utilisez notre utilitaire d'opérations en masse pour aligner finement la capacité de vos collaborateurs tout en gardant le contrôle
Dans le module "Management", depuis la liste des collaborateurs, vous disposez d'un nouveau bouton "Actions" qui vous facilite le travail d'alignement de la capacité de vos équipes. Cet utilitaire vous permet de réaliser une mise à jour en masse de la capacité d'une sélection de collaborateurs sur une période donnée à partir :
- du consommé pour aligner la capacité de chaque collaborateur au réel,
- des absences prévisionnelles saisies par le collaborateur ou importées par API pour avoir une vision plus réaliste du plan de charges sur les mois à venir.
N'hésitez pas à télécharger le rapport d'exécution de la mise à jour pour garder une trace des modifications apportées !
Pour en savoir plus sur l'utilitaire de mise à jour de la capacité, consultez notre article dédié ici
Réalisez des arrêtés budgétaires grâce aux simulations
Pas facile de réaliser un arrêté budgétaire lorsque plusieurs interventions sont possibles par différents services : difficile de stopper tous les utilisateurs d'Abraxio pendant 1 semaine !
La solution ? Créer des arrêtés budgétaires sur la base de simulations.
La méthode en 4 temps :
1- Dans le module Finance, créez une simulation à partir de votre budget courant
2- Travaillez votre budget en toute sécurité, sans perturbation extérieure
3- Réalisez une archive de cette simulation lorsque votre arrêté est prêt
4- Copiez cette archive de simulation en tant qu'arrêté du budget courant.
Pré-requis :
la période de l’archive doit correspondre exactement à un exercice budgétaire
Dans l'audit des archives et des arrêtés, retrouvez facilement à partir de quelle source ces données ont été créées.
A noter : Ce processus n'intègre pas le budget collaborateur - il n'est pour le moment pas applicable aux organisations ayant un budget Collaborateurs activé.
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