Gestion des équipes - Opérations en masse

Gestion des équipes - Opérations en masse

Accéder aux actions de mise à jour de vos équipes

Pour simplifier la gestion de vos collaborateurs, Abraxio met à disposition des utilitaires qui permettent d'effectuer des opérations en masse sur vos équipes.
Ces actions sont disponibles depuis l'écran "Equipes" du module Management, via le bouton "Actions" présent en haut à droite :



1. Mettre à jour la capacité

Pour mettre au point un plan de charges plus juste et plus précis, vous pouvez mettre à jour la capacité des collaborateurs à partir :
  1. Du consommé
  2. Des absences prévisionnelles issues de la saisie manuelle des collaborateurs ou de l'intégration API depuis le SIRH
Quand vous cliquez sur l'action de mise à jour de la capacité, la barre du haut laisse place à un assistant qui va vous guider dans la réalisation de l'opération

Etape 1 : Configurez l'opération en renseignant les champs obligatoires :
  1. Période : mois de début et de fin sur lesquels vous souhaitez exécuter l'opération
  2. A partir : renseignez l'information source de la mise à jour
Deux options sont disponibles pour mettre à jour la capacité :
- A partir du consommé
ou
- A partir des absences.
Dans le cas des absences, un paramètre complémentaire est requis pour préciser le comportement attendu pour les mois sans absences prévisionnelles. Deux modes sont disponibles :
  1. Ignorer : la capacité ne sera pas modifiée sur les mois sans absences prévisionnelles. On ne présume pas que le collaborateur ne sera pas absent, mais plutôt que l'information n'est pas encore disponible (le collaborateur n'a pas encore saisi dans le SIRH ou dans Abraxio)
  2. Mettre à 0 : la capacité sera mise à jour avec le temps de travail maximum du mois. On présume que le collaborateur ne sera pas absent sur le mois si aucune absence prévisionnelle n'est disponible.
Etape 2 : Sélectionnez les collaborateurs à mettre à jour
Lorsque les paramètres obligatoires sont remplis, les collaborateurs dans la liste sont sélectionnables et des colonnes permettant de prévisualiser le résultat de l'opération vous aident à sélectionner les collaborateurs à mettre à jour.


Etape 3 : Exécuter la mise à jour
Quand l'opération est configurée et les collaborateurs sélectionnés, vous pouvez exécuter la mise à jour. A l'issue de l'opération, une confirmation du nombre de collaborateurs affectés s'affiche et vous pouvez télécharger un rapport d'exécution au format Excel qui contient le détail des collaborateurs mis à jour.

2. Mettre à jour les TJM

Pour gérer plus facilement les TJM de vos collaborateurs et prestataires, vous pouvez mettre à jour les TJM sur une période donnée.
Quand vous cliquez sur l'action de mise à jour du TJM, la barre du haut laisse place à un assistant :

Etape 1 : Configurez l'opération en renseignant les champs obligatoires :
  1. Période : mois de début et mois de fin (si le mois de fin n'est pas renseigné le TJM sera appliqué jusqu'au prochain changement de TJM).
  2. Nouveau TJM HT : nouveau TJM à appliquer.
A l'exécution de l'opération, le TJM des collaborateurs sélectionnés sera mis à jour à partir du mois de début et jusqu'au mois de fin s'il est renseigné.

Etape 2 : Sélectionnez les collaborateurs à mettre à jour.
Lorsque les paramètres obligatoires sont remplis, les collaborateurs dans la liste sont sélectionnables et des colonnes permettant de prévisualiser le résultat de l'opération vous aident à sélectionner les collaborateurs à mettre à jour.
Vous pouvez utiliser les fonctionnalité de filtres et de tris de la grille pour vous aider dans la sélection. 

Etape 3 : Exécuter la mise à jour
Quand l'opération est configurée et les collaborateurs sélectionnés, vous pouvez exécuter la mise à jour. A l'issue de l'opération, une confirmation du nombre de collaborateurs affectés s'affiche et vous pouvez télécharger un rapport d'exécution au format Excel qui contient le détail des collaborateurs mis à jour.




3. Mettre à jour des factures temps

Si vous devez modifier rétroactivement des TJM de collaborateurs, vous pouvez maintenant le faire depuis l'écran de gestion des équipes. 
  1. Prérequis : Modifier le TJM rétroactivement dans la configuration du collaborateur.
  2.  Puis lancer l'assistant opération de masse "Mise à jour des factures temps".
Quand vous cliquez sur l'action de mise à jour des factures temps, la barre du haut laisse place à un assistant qui va vous guider dans la réalisation de l'opération.

Etape 1 : Configurez l'opération en renseignant le champ obligatoire :
  1. Période : mois de début et mois de fin (les mois de début et fin doivent être sur un exercice ouvert à la modification du consommé, "actif" ou "en clôture").
Etape 2 : Sélectionnez les collaborateurs à mettre à jour
Lorsque les paramètres obligatoires sont remplis, les collaborateurs dans la liste sont sélectionnables et des colonnes permettant de prévisualiser le résultat de l'opération vous aident à sélectionner les collaborateurs à mettre à jour.

Etape 3 : Exécuter la mise à jour 
Quand l'opération est configurée et les collaborateurs sélectionnés, vous pouvez exécuter la mise à jour.
Les factures temps de la période sélectionnée seront recalculées avec les TJM rétroactivement modifiés pour les collaborateurs sélectionnés.
A l'issue de l'opération, une confirmation du nombre de collaborateurs affectés s'affiche et vous pouvez télécharger un rapport d'exécution au format Excel qui contient le détail des collaborateurs mis à jour.





Cas particulier : Dans le cas où vous n'avez pas activé l'option de valorisation automatique des prestataires en € (cf. configuration Finance de l'organisation), il ne sert à rien de vouloir corriger les factures temps de ces prestataires. 

Dans la configuration Finance, un paramètre permet d'automatiser cette opération, les factures Temps se mettent automatiquement à jour en cas de modification du TJM d'un collaborateur. Nous vous conseillons d'activer cette option par défaut.




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