Comment internaliser un externe ?
Méthodologie internalisation d'un collaborateur
Vous venez d'internaliser un prestataire externe dans votre entreprise et souhaitez le matérialiser dans Abraxio. Voici la méthode :
Attention : dans Abraxio, il ne faut pas recréer un nouveau collaborateur. Nous allons utiliser la notion de période. Dans le module Équipes, sélectionnez le collaborateur en question et rendez-vous sur l'onglet "configuration" :
Depuis cet onglet, nous allons "gérer" la période du collaborateur et venir "déclarer un changement de situation" :
Renseignez la date d'internalisation du collaborateur :
Attention, lors d'un changement de situation, les affectations après la date de la nouvelle période sont automatiquement supprimées. En effet, le collaborateur étant externe il ne pouvait être affecté uniquement sur des lignes budgétaires dont la catégorie Cigref était "prestations externes". Désormais, il faudrait le positionner sur des lignes "profils internes".
Voici les affectations avant le changement de période (cf. projet dev app mobile alpha)
Et après la création de la nouvelle période après août. On constate bien par exemple sur le projet "dev app mobile alpha" que les affections ont disparus
Une fois cela fait, on constate la création d'une nouvelle période (cf. image ci-dessous). Cela nous permet de venir modifier le "type" du collaborateur en "interne". Cliquez sur "enregistrer".
Il est également possible de décocher la case TJM moyen si vous ne valorisez pas vos internes
.
Lorsque la manipulation est réalisée, pensez bien à réaffecter le collaborateur sur les projets et activités sur lesquels il était renseigné en tant qu'externe.
Collaborateur soumis à la saisie des temps
Message d'erreur lors de la création de période
Le mois a déjà démarré et vous souhaitez faire le changement de période sur le mois en cours, mais le collaborateur externe a déjà complété partiellement sa feuille de temps. Un message d'erreur va apparaître vous disant que la modification est impossible en l'état. Il faut que le collaborateur supprime ses temps saisis sur le mois en cours. Vous pouvez aussi réaliser cette action à la place du collaborateur depuis le module "Équipes" > "Saisie des temps" et en corrigeant la feuille de temps du collaborateur concerné.
Impact Feuille de temps si modification en milieu de mois
Quel est l'impact sur la feuille de temps si le passage d'externe à interne se réalise en milieu de mois ? Dans notre exemple, nous déclarons le changement de période en date du 06/08/2025. Nous constatons dans la feuille de temps que la saisie des temps est bloqué du 1er au 5 août. Les temps se sont automatiquement complétés dans les absences ponctuelles. Il n'est pas possible de modifier ces éléments. Le collaborateur pourra ensuite reprendre une saisie des temps classique après sa date d'internalisation.
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