Simulations : Principes et mode de fonctionnement

Simulations : Principes et mode de fonctionnement

Simulation : Principes

Les simulations servent à étudier de nouveaux scénarios budgétaires sans impacter votre budget courant.
  1. Soit pour un exercice complet, en vue par exemple de créer des scénarios "Idéal", "Standard" ou "Limité", ou de préparer un budget N+1...
  2. Soit pour des projets ou activités, pour chiffrer un budget de projet modificatif par exemple
Les simulations sont des copies de votre budget stockés dans des espaces « bac à sable », étanches, sans influence sur vos budgets de directions ou de projets courants. Comme pour tous les budgets dans Abraxio, les simulations sont composées de sous-budgets contenant chacun une ou plusieurs lignes budgétaires qui peuvent être modifiées unitairement puis intégrées dans votre budget courant.

Le processus global de simulation est composé des 5 étapes suivantes :
  1. Création de la simulation par copie des sous-budgets (et lignes budgétaires associées), soit depuis un exercice complet (nécessite un abonnement "Manager") soit depuis un projet ou une activité (possible dès l'abonnement "Chef de projets")
  2. Simulation "En préparation" :
    1. Modification / ajouts / suppression de sous-budgets et/ou de lignes budgétaires
  3. Simulation "A valider" :
    1. Validation ou rejet des nouveaux chiffrages, par ligne budgétaire
  4. Simulation "A intégrer" :
    1. Intégration de ces modifications dans le budget courant, par ligne budgétaire
  5. Simulation "Fermée"
    1. Simulation terminée. Disponible pour consultation.
Au sein de ce processus global, les états suivants des lignes budgétaires et des sous-budgets peuvent être utilisés : 
  1. Modification des états des lignes budgétaires :
    1. Chiffrage : travail de chiffrage en cours (état par défaut à la création de la simulation)
    2. A valider : le chiffrage est finalisé, la ligne budgétaire est soumise à validation
    3. A intégrer : le chiffrage est validé, la ligne budgétaire est à intégrer dans votre budget
    4. Intégrée : le chiffrage a été intégré dans votre budget (passage automatique via le processus d'intégration)
    5. Abandonnée (refusée) : le chiffrage n’a pas été validé, il ne doit pas être intégré dans votre budget
  1. Une fois les travaux sur les lignes budgétaires terminés, modification de l'état du sous-budget :
    1. En préparation : travail de chiffrage en cours (état par défaut à la création de la simulation)
    2. A valider : le chiffrage est finalisé, il peut être soumis à validation
    3. A intégrer : le chiffrage est validé, il est prêt à être intégré dans votre budget
    4. Fermé : le chiffrage est terminé
Lors du process d’intégration d’une simulation dans votre budget, les lignes budgets intégrées passent automatiquement à l’état « Intégrée ».

Simulation d'un budget de Direction

Créer une simulation d'un budget de direction complet

Depuis la vue globale ou la vue détaillée de votre budget, vous pouvez créer une simulation à partir : 
  1. D'un budget vide
  2. D'une copie de votre budget
  3. D'une copie d'une simulation


Astuce : Si vous souhaitez préparer votre exercice budgétaire N+1 mais que vous ne souhaitez pas prolonger votre exercice courant, vous pouvez créer une simulation à partir de votre exercice N. La méthode est décrite ci-après :

  1. Partir d'une copie de votre budget courant et l'étendre sur 2 exercices 

  1. Ouvrir l'ensemble des lignes budgétaires de tous les sous budgets de votre simulation :


  1. Couper les budgets des activités budgets de la période N 


  1. Les Coller sur N+1 :


  1. Reprenez l'étape 2 du processus global de Simulation ci-dessus.

Accéder à une simulation d'un budget de direction

Les simulations globale d'un budget de Direction crées sont accessibles via la Synthèse du module Finance :


Supprimer une simulation d'un budget de direction

Pour supprimer une simulation :
  1. Accédez à la simulation
  2. Cliquez sur  puis cliquez sur Supprimer



Simulation d'un budget de projet

Créer une simulation d'un budget de projet

Vous pouvez également créer une (ou plusieurs) simulation(s) de projet ou d'activité.
  1. Accédez au projet concerné - onglet "Gestion"
  2. Dans le bloc "Budget", cliquez sur "Chiffrer votre projet +" :


  1. Pour créer une nouvelle simulation cliquez sur "+ Nouveau chiffrage"

Accéder à une simulation d'un budget de projet

Depuis le projet concerné : 
  1. Aller dans l'onglet "Gestion" : vous retrouvez les simulations en bas à gauche
  2. Si plusieurs simulations sont créées, passez la souris sur la flèche à côté de la première simulation pour afficher les autres simulation et les sélectionner



Ou depuis l'exercice concerné : 
  1. Depuis le module Finance (1), aller dans l'exercice considéré (2) puis sur le sous onglet "Simulations à intégrer" (3) et enfin sur le sous-budget considéré (4) :


Supprimer une simulation d'un budget de projet

Pour supprimer une simulation d'un budget de projet :
- Accédez à la simulation
- Cliquez sur  puis cliquez sur Supprimer



Intégrer des chiffrages à partir d'une simulation

Dès lors que vous souhaitez intégrer a minima une ligne budgétaire d’un sous-budget de simulation, vous avez trois possibilités :
1. Intégrer un chiffrage à partir d'une simulation d'un budget de Direction
2. Intégrer un chiffrage d'un budget de projet
3. Intégrer un chiffrage projet ou de Direction au sein d'un exercice budgétaire

1. Intégrer un chiffrage à partir d'une simulation d'un budget de direction

Pour intégrer une simulation depuis une simulation globale du budget, rendez-vous dans la synthèse de votre module Finance :
  1. Sélectionnez l’onglet « Simulations » pour accéder aux simulations de votre budget 


Ce dernier vous présente l’ensemble de vos simulations de budget de direction quel que soit leur état.

  1. Sélectionnez la simulation contenant les chiffrages à intégrer en cliquant sur Globale en face de la simulation
Les sous-budgets de la simulation sont alors présentés :

  1. Les sous-budgets dont l’état est « A intégrer » seront mis en avant par un bouton d’intégration en bleu
  2. Les sous-budgets à l’état « En préparation » ou « A valider » proposeront un affichage neutre du même bouton . Ces sous-budgets resteront cependant parfaitement intégrables.
  3. Enfin, les sous-budgets de simulations de projets « Terminés » ne seront pas intégrables
  1. Sélectionnez le sous-budget de simulation à intégrer en cliquant sur le bouton "Intégrer"
Vous entrez alors dans un processus d’intégration décrit dans l'article intégrer un chiffrage issu d'une simulation

2. Intégrer un chiffrage d'un budget de projet

Vous souhaitez intégrer un sous-budget de simulation depuis un projet ?
  1. Rendez-vous dans la vue globale de votre budget projet : 


  1. Accédez à la simulation à intégrer


  1. Cliquez sur le bouton « Intégrer » du sous-budget de la simulation que vous souhaitez intégrer.
Vous entrez alors dans un processus d’intégration décrit dans l'article https://help.abraxio.com/portal/fr/kb/articles/integrer-un-chiffrage-issu-d-une-simulation


3. Intégrer un chiffrage projet ou de Direction au sein d'un exercice budgétaire

  1. Accéder à l'exercice budgétaire concerné
  2. Aller dans "Simulations à intégrer" et cliquer sur Intégrer en face du sous-budget à intégrer



Vous entrez alors dans un processus d’intégration décrit dans l'article https://help.abraxio.com/portal/fr/kb/articles/integrer-un-chiffrage-issu-d-une-simulation

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