À quoi ça sert ?

Donner accès à un sous-budget se faisait jusqu'ici projet par projet, en ajoutant chaque utilisateur comme responsable secondaire dans une longue liste. Sur des périmètres à plusieurs centaines de sous-budgets, les oublis sont fréquents et se traduisent par des écarts de budget difficiles à diagnostiquer.

Vous partez désormais d'une sélection d'utilisateurs, vous visualisez d'un coup d'œil qui a accès à quoi, et vous corrigez en masse.

Comment y accéder ?

Depuis Finance → écran de synthèse budgétaire, menu ⁝ → « Auditer et modifier les accès aux sous-budgets des utilisateurs ».

L'action n'est pas proposée depuis une vue liée à un exercice budgétaire, ni si vous n'avez aucun droit de modification sur les lignes budgétaires.

Étape 1 - Choisir le périmètre de l'audit et les utilisateurs

Choisissez d'abord entre Budget (par défaut) et Simulation :

Seules les simulations « En cours » sont proposées, et la section disparaît si vous n'en avez aucune.

Sélectionnez ensuite les utilisateurs sur lesquels vous souhaitez modifier les accès aux sous-budgets (tous sauf les archivés), regroupés par équipe/rattachement par défaut.

Maximum 10 utilisateurs par action. Chacun ajoute une colonne à la grille. Au-delà, le compteur passe en rouge et « Continuer » se grise.

Un avertissement signale les utilisateurs à l'état « référencé » (sans accès Abraxio) et ceux sans aucune habilitation en lecture sur les lignes budgétaires : leur donner une responsabilité ne leur ouvrira pas l'accès pour autant. Vous pouvez les sélectionner quand même — c'est justement utile pour voir l'incohérence.

Étape 2 - Audit des accès

Un sous-budget par ligne, une colonne par utilisateur audité (identifié par son trigramme et nom complet au survol).

Dans chaque cellule sont indiqués :

• ❶ responsable principal
• ② responsable secondaire
• — aucune responsabilité

Vous pouvez afficher, filtrer, trier et grouper à volonté.

Par défaut la grille est groupée par projet et exclut les projets terminés, abandonnés, arrêtés et archivés.

Bon à savoir :

• Le filtre « Utilisateurs responsables » avec la valeur « Certains » isole immédiatement les sous-budgets où les droits divergent entre les utilisateurs audités. C'est le moyen le plus rapide de trouver les oublis !
  
  
• Un pictogramme dans l'en-tête signale les utilisateurs à habilitation particulière (accès à tout sans être responsable, ou au contraire aucun accès en modification malgré leur responsabilité).
  
  
• Un bouton Légende en haut à droite rappelle la signification des symboles.
  
  

Le sous-budget « Collaborateurs » est toujours exclu, et seuls les sous-budgets auxquels vous avez vous-même accès sont affichés.

Étape 3 - Appliquer une action de masse

Cochez les sous-budgets concernés (« Tout cocher » se limite aux lignes actuellement filtrées, un compteur s'affiche sous la grille),

Dans les trois cas, Abraxio vous demande si vous voulez également ajouter (ou retirer) l'utilisateur comme membre du projet ou de l'activité.

Étape 4 — Vérifier avant d'appliquer

Un écran de validation reprend uniquement les lignes sélectionnées, sans filtre, et affiche pour chaque cellule la transition à venir sur fond jaune : Exemple : "— → ②", "❶ → ②", "② → —"


Au-dessus, un récapitulatif chiffré : nombre de sous-budgets impactés, nombre de projets ou activités concernés, et le cas échéant un bloc d'avertissement sur les projets qui seront ignorés faute de droits.

Vous pouvez revenir en arrière à tout moment via « Retour à l'étape précédente » ou depuis le fil d'Ariane cliquable.

Étape 5 — Le rapport

Le traitement s'exécute avec une barre de progression, puis Abraxio vous propose un rapport Excel listant, pour chaque sous-budget coché et chaque utilisateur : le projet, le sous-budget, son type, l'état (succès ou erreur) et le résultat précis, ainsi qu'une colonne dédiée aux membres de projet si vous avez coché l'option.

En fermant, vous revenez sur l'écran d'audit rechargé pour constater les changements.

Points d'attention

• Un utilisateur à la fois principal et secondaire s'affiche ❶ ; un retrait lui enlève les deux rôles.
  
• Retirer la responsabilité d'un responsable principal laisse le sous-budget sans responsable principal.
• Un utilisateur promu principal est automatiquement retiré du rôle secondaire.
• Aucun retour arrière n'est prévu après application. D'où l'importance de l'écran de validation et du rapport.
• Si votre écriture est limitée aux lignes affectées, les cases des sous-budgets non modifiables sont grisées : « Vous ne pouvez pas modifier les responsables de ce sous-budget car vous n'avez pas d'accès en modification ».