Comment initialiser le plan de charges de vos équipes et gérer le capacity planning?
Préambule
Le management des collaborateurs dans Abraxio couplé aux dispositifs de gestion budgétaire et de plan de charges vous procurent des outils de pilotage avancés.
La planification des charges des collaborateurs permet de piloter précisément les projets/activités depuis leur chiffrage jusqu'au staffing de collaborateurs. La gestion du consommé apporte les outils nécessaires à l'analyse et à la réactualisation du prévisionnel.
Pour les managers, il apporte une visibilité complète sur l'activité de leurs collaborateurs et sur leurs prévisionnels. Ces éléments permettent d'agir, anticiper les points de contentions et exploiter les leviers d'optimisation.
Enfin, le capacity planning apporte un haut niveau de pilotage en permettant la comparaison temps réel entre les besoins de staffing (budget JxH des projets et activités) et la capacité à couvrir ces besoins (nombre de jours travaillés des collaborateurs). Ces analyses peuvent être réalisées au global, pour les internes et/ou les externes et par profil (macro qualification de fonctions/compétences). Une analyse court terme à 3 mois permet de vérifier la viabilité du planning; une analyse moyen-long terme permet d'établir les besoins futurs en recrutement ou renfort de prestations.
Abraxio offre la possibilité d'une mise en place complète ou partielle. Il est donc important de définir ses objectifs de pilotage et de mettre en place les éléments de configuration associés.
Définir ses objectifs de gestion
4 objectifs de gestion principaux peuvent être atteints avec Abraxio :
1. Analyser les temps passés sur les projets et activités de la DSI
Objectifs / Bénéfices | Niveau de gestion | Pré-requis et éléments de configuration |
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Depuis les modules Finance et Management, vous pourrez analyser les consommations en temps passé.
2. Analyser le plan de charge des équipes et le besoin par profil de collaborateurs
| Objectifs / Bénéfices | Niveau de gestion | Pré-requis et éléments de configuration |
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Depuis le module Management, vue Plan de charge, vous pourrez analyser la charge par collaborateur.
Depuis le module Portefeuille, vue Plan de charge, vous pourrez analyser la charge par projet ou activité.
Enfin, l'analyse du Capacity planning au sein du module Portefeuille, vous permettra d'avoir une bonne vision des besoins exprimés par type de profil.
3. Gérer la disponibilité des équipes pour identifier d'éventuels sous-staffing ou sur-staffing
| Objectifs / Bénéfices | Niveau de gestion | Pré-requis et éléments de configuration |
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Depuis le module Management, vue Plan de charge, vous pourrez analyser les staffings de chaque collaborateur ou d'une équipe en particulier.
Depuis le module Portefeuille, vous pourrez identifier d'éventuels problèmes de staffing pour un projet ou une activité donnée.
Grâce au Capacity planning, vous pourrez mesurer s'il existe une adéquation entre vos besoins par profil et la capacité à faire de votre équipe.
4. Suivre les rémunérations de vos collaborateurs
| Objectifs / Bénéfices | Niveau de gestion | Pré-requis et éléments de configuration |
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Cette dernière fonctionnalité vous permet de suivre votre budget collaborateur afin de ne pas compter en double les rémunérations de vos collaborateurs et leurs affectations valorisées en € sur vos projets ou activités.
Pour vous accompagner dans la mise en place de ces nouvelles fonctionnalités, vous pouvez vous référer à notre webinaire de démonstration utilisateurs.
Guide de mise en œuvre
Pour aborder la mise en place, il est nécessaire d'avoir identifié dans le chapitre précédent vos objectifs de gestion.
La colonne "Pré-requis et éléments de configuration" associée aux éléments retenus vous donnera la check-list des éléments à mettre en place.
Création de profils
Configurez la liste de valeurs Profil. Choisissez un nombre limité de profils. Ils doivent rester macro pour faciliter leur utilisation dans le capacity planning.
Exemple :
Créations de ressources génériques de chiffrage
Ces ressources génériques de chiffrage vont répondre à 2 objectifs lors de leur association à une ligne budgétaire :
- Définir le besoin de compétence matérialisé par le libellé de la ressource et son Profil
- Définir l'abaque de chiffrage avec la définition d'un TJM
Ces ressources génériques sont à mettre en place dans votre catalogue de ressources sur les Profils internes et les Prestations externes.
Exemple :
Création de collaborateurs
Depuis le module Admin/Utilisateurs, vous pouvez réaliser un import en masse à partir d'un fichier Excel intégrant tous les éléments de configuration des collaborateurs.
Depuis le module Management, vous pouvez créer unitairement des collaborateurs ou enrichir la qualification d'utilisateurs pour les convertir en collaborateurs.
Configuration de collaborateurs
Depuis le module Management, sur la fiche d'un collaborateur, vous devez activer le niveau de suivi souhaité :
Sur l'onglet Configuration, par périodes de gestion, vous pouvez renseigner les éléments suivants :
- Qualification du Profil
- Gestion des affectations
- Gestion de la rémunération
Sur l'onglet Feuille de temps, vous pouvez gérer l'activation de la saisie des temps :
Puis dans l'onglet budget, renseignez les éléments souhaités : rémunération, jours travaillés, TJM d'affectation
Gestion des affectations
Au niveau de chaque ligne budgétaire (de catégories Profils internes ou Prestations externes) dans les modules Finance et Portefeuilles :
- l'onglet Qualification vous permet d'établir le besoin en Profil/Compétence par la sélection d'une ressource générique de chiffrage, ainsi que le TJM par défaut (TJM défini au niveau de la ressource et pouvant être surchargé)
- l'onglet Budget vous permet d'établir le besoin de staffing en JxH et le besoin Financier en €
- l'onglet Affectations vous permet d'affecter des collaborateurs et d'établir leur plan de charges avec visualisation de la disponibilité et du reste à affecter
- Rappel : selon vos besoins de pilotage, l'affectations de charge n'est pas forcément requise. En revanche, si vous utilisez cette capacité, il est important de piloter la ligne de solde qui est l'écart entre le budget défini et le staffing réalisé.
Dans le module Portefeuilles, vous bénéficiez d'une vue spécialisée pour établir vos budgets et affecter des collaborateurs :
Suivi des temps
Pour initialiser vos feuilles de temps, retrouvez la documentation en suivant ce lien.
Pour importer des temps passés, retrouvez la documentation en suivant ce lien.
Exploitation et pilotage
Une fois en place, vous disposez de plusieurs vues pour analyser et agir :
- Module Management, onglet Plan de charges : analyse du plan de charges par collaborateur ou par équipe
- Module Portefeuilles, onglet Plan de charges/Affectations : analyse de l'ensemble du plan de charges des projets et activités
- Module Portefeuilles, onglet Plan de charges/Capacity planning : analyse des besoins vs capacité par profil
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