Comment passer une commande sur un collaborateur externe (ou prestataire) ?

Le passage d'une commande sur un collaborateur externe (i.e. prestataire) est possible dans Abraxio. Cependant, en fonction des options choisies sur la valorisation du temps des prestataires il se peut que la commande soit ou non consommée.

Cet article comprends 3 parties :

1. Explication du passage de commandes sur un collaborateur

Pré requis : Il est nécessaire de disposer de collaborateurs de type "Prestations externes" dans vos équipe managées.

Pour plus d'informations :  Constitution des équipes : Direction et équipes managées

Depuis le module "Finance", onglet "Budget" > "Vue collaborateur", il est possible de passer une commande sur un externe. Cf capture d'écran ci-dessous : 

Note : 

Lorsqu'une commande est passée sur un collaborateur dans la "vue
collaborateurs", celui-ci est visible dans le sous-budget d'activité "collaborateur". Pour plus d'informations : Vue collaborateurs

2. Comportement lorsque l'option "Valorisation des temps des prestataires en €" est désactivée

L'option de valorisation des temps des prestataires en € n'est pas active: 

Une fois la feuille de temps du prestataire validée dans Abraxio, nous allons ajouter la facture correspondante.

- Depuis le module Finance, onglet Consommé / Facture de l'exercice considéré, ajouter une Facture

- Renseigner un Numéro de facture, une Date, un Fournisseur. A ce moment là, l'option "Temps saisis" apparait : cliquer sur Oui. Cela va permettre d'afficher les lignes de Collaborateurs 

Choisir le nom / prénom du collaborateur pour que tous les temps saisis apparaissent. 

- Sélectionner la commande sur laquelle on souhaite imputer le consommé et ajouter le montant en euros.

- Abraxio va alors répartir ce montant au prorata des temps saisi sur les lignes budgétaires :

Dans la vue "collaborateur", nous avons donc la vision de notre commande à 66000 euros, une première conso de7150€ sur cette commande et le montant de notre engagé qui est de 66000€ soit le montant de la facture + le solde positif de notre commande: 

--> La commande est donc bien imputée du montant de la facture, son solde diminue.

 

Dans la vue du sous-budget collaborateur, les informations sont également disponibles et résumées :

La fonction d'import en masse des Factures ne gère pas l'imputation des factures sur les Collaborateurs 

3. Comportement lorsque l'option "Valorisation des temps des prestataires en €" est active

L'option de valorisation des temps des prestataires en € est active: 

Lorsque cette option est activée, les temps passés par le prestataires sont automatiquement valorisés en € sur les lignes budgétaires concernées.

Dans le cas où une commande aurait été passée sur ce collaborateur, elle n'est pas automatiquement consommée par la valorisation automatique.

Effectivement, aucune information de "Rattachement de commande" n'est proposée dans la feuille de temps Abraxio. 

Le consommé n'est donc imputé à aucune commande passée sur le prestataire externe.

Le consommé vient donc s'ajouter en complément de l'engagé. .L'engagé ne sera jamais décrémenté en automatique. SI cette option est retenue, il faudra donc penser à modifier l'engagé manuellement sur chaque commande de collaborateur.

Engagé supérieur à la commande : montant commande (66000€) + montant facture (5500€) soit un engagé de 71500€ :

 

A ce jour, si vous souhaitez absolument gérer des commandes sur les collaborateurs, nous vous recommandons donc de ne pas activer l'option "Valorisation des temps des prestataires en €" et de saisir les Factures manuellement sur ces collaborateurs.

 

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