Release Notes abraxio - 20 Juin 2022

Release Notes abraxio - 20 Juin 2022

Introduction

Cette release note présente la liste des évolutions de cette nouvelle version de votre plateforme Abraxio.
C'est une version majeure qui apporte la gestion avancée de collaborateurs, la gestion des plans de charges, le staffing de collaborateurs et le capacity planning.


2 évolutions liées à la gestion des temps des collaborateurs internes peuvent vous impacter. Consultez le dernier chapitre de cette release note pour plus d'informations.

Module Management

Evolutions de la gestion des collaborateurs

Enrichissement de la qualification d'un collaborateur

      
  1. l'association à un profil de compétences (Chef de projet, AMOA, Développeur, etc.) facilitant le staffing et l'analyse du capacity planning
  2. l'activation de la gestion des affectations permettant de décrire le TJM et la capacité (nombre de jours travaillés) par mois
  3. l'activation de la gestion de la rémunération pour les profils internes (salaire chargé)

Nouvel onglet Budget

      
  1. Rémunération : salaire chargé mensuel du collaborateur
  2. Jours travaillés : capacité du collaborateur permettant de gérer disponibilités et sur-staffing
  3. TJM affectation : valorisation € du collaborateur lors d'affectations dans des projets/activités
Ces éléments ne sont pas obligatoires et doivent donc être renseignés à hauteur des objectifs de pilotage. Par exemple : si le TJM n'est pas renseigné, la valorisation sera à 0 €, si la capacité n'est pas renseignée le calcul de disponibilité/sur-staffing ne sera pas réalisé.
Un dispositif avancé permet de gérer simultanément rémunération et affectations sans compter en double.

Nouvel onglet Affections

      
Cet onglet apporte une vue 360° des affectations du collaborateur.

Nouvel écran d'analyse du Plan de charges des équipes

      
Par équipe ou pour toute la direction, vous visualisez le niveau de charge de vos collaborateurs internes et externes :
  1. Affichage de la capacité, de la disponibilité ou des affectations.
  2. Consultation en JxH, en % de la capacité ou en ETP.
  3. Plage de temps observée configurable (plan de charges à 3 mois, 6 mois, etc.)
  4. KPI filtres permettant en 1 clic de filtrer sur les collaborateurs avec sur-affectations ou sous-affectations.
  5. Affichage en rouge dans l'échéancier en cas de sur-staffing.

Mise à jour des KPI du tableau de bord

      
Ajout des indicateurs de Capacité, Disponibilité et Sur-staffing à 3 mois.

Mise à jour du tableau de synthèse des équipes

      
Ajout de nouvelles colonnes avec les nouvelles données gérées dans la plateforme (Profil, Affectation, Rémunération, etc.)

Module Ressources

Gestion de l'archivage de ressources

Pour améliorer le cycle de vie des ressources et pouvoir archiver d'anciennes ressources plus utilisées, vous pouvez archiver vos ressources.
Dans ce cas, elles resteront bien présentes dans vos lignes budgétaires passées mais ne seront plus proposées dans vos nouvelles lignes budgétaires.

Ce nouveau menu "Archiver" est proposé dans toutes vos ressources actives et inactives :
      
Dans votre catalogue de ressources, par défaut les ressources archivées ne sont pas présentées. Une nouvelle option "Afficher les archives" est disponible pour les afficher :
      

Ajout de la notion de Profil sur les ressources

Pour vos ressources JxH de catégories "Profils internes" et "Prestataires externes", un nouvel attribut "Profil" est disponible.
      
La qualification d'une ressource avec profil de compétences (Chef de projet, AMOA, Développeur, etc.) facilite le staffing et le chiffrage de vos projets/activités.

Evolution des principes d'utilisation de ressources Profils internes et Prestataires externes

Pour les expertises ponctuelles de vos prestataires, les forfaits ou toute prestation qui ne nécessite pas de staffing / gestion de plan de charges, décrivez la ressource de manière classique avec fournisseur associé.

Pour gérer le staffing de vos collaborateurs internes/externes, il est recommandé d'utiliser les ressources comme ressources génériques pour exprimer un besoin de compétence (Profil) et un coût associé. Ces ressources génériques constituent des abaques de chiffrage sur des profils types avec TJM associé. Par exemple "Chef de projet junior / TJM 500 €", "Chef de projet Sénior / TJM 700 €".
Une fois vos projets et activités qualifiés et valorisés, vous pourrez procéder au staffing en affectant des collaborateurs qui pourront porter leur propre TJM.
A noter, si vous avez utilisé des ressources "nominatives", le dispositif fonctionnera comme auparavant. Vous pourrez progressivement passer sur le nouveau principe si souhaité.

Module Portefeuilles

Fiche projet/activité

Evolution du bloc Budget

      
Dans l'onglet Gestion de votre fiche projet ou activité :
  1. Ajout des indicateurs d'avancement en JxH : Initial, Prévisionnel, Consommé
  2. Nouveau menu d'accès direct au plan de charges

Nouvel écran Plan de charges : chiffrage et affectation + visu de la synthèse des affectations

Tout en exploitant les mêmes données que votre budget détaillé, le plan de charges est une vue complémentaire et spécialisée pour travailler sur la planification JxH de votre projet ou activité.
Elle présente donc les lignes budgétaires de Prestations externes et Profils internes et apporte un cadre de travail dédié au chiffrage, à la planification, à l'affectation et  à la révision.

Chiffrage du projet
      
  1. Etablir la planification JxH du projet par profil avec calcul automatique du budget grâce à l'association avec une ressource portant un TJM.
Affectation de collaborateurs
      
  1. Affectation de collaborateurs avec visualisation en temps réel des sur-staffing et de la disponibilité
  2. Recherche avancée de collaborateurs avec recherche full text, filtrage par profil et visualisation des disponibilités
  3. Option d'affichage du consommé et de la disponibilité restante des collaborateurs affectés
  4. KPI mettant en évidence des collaborateurs en sur-staffing et les JxH restant à affecter
  5. Plan de charges en JxH ou en taux de charge si la capacité est renseignée
Synthèse du plan de charges
      
  1. En bas de l'écran, vous pouvez afficher la synthèse des affectations du projet/activité.

Evolution des lignes budgets pour gérer le plan de charges

Onglet budget :
      
  1. Ajout de la donnée Affectation : obligatoirement à Oui pour les lignes de profils internes, au choix pour les prestataires externes en fonction de si l'on souhaite gérer des affectations ou non
  2. Simplification de l'échéancier
  3. Gestion d'un TJM de chiffrage par défaut issu de la ressource et pouvant être surchargé
  4. Gestion d'un TJM effectif portant le TJM réel des collaborateurs affectés, le TJM de chiffrage restant appliqué pour les jours restant à affecter.
Ce dispositif est particulièrement évolué puisqu'il permet au départ de chiffrer ses lignes budgétaires avec le TJM générique issu de la ressource, puis de venir mettre à jour le budget automatiquement avec les collaborateurs réellement affectés sur la ligne budgétaire.

Onglet Affectations :
      
  1. Ajout de l'échéancier de staffing des collaborateurs :
    1. Budget défini en JxH
    2. Lignes d'affectations
    3. Ligne de solde (reste à affecter)
  2. Affectation de collaborateurs
  3. Visualisation du consommé

Fonction d'alignement du budget à partir des affectations ou du consommé

En unitaire au niveau de la ligne budgétaire ou globalement sur un projet/activité, un utilitaire de mise à jour automatique de votre budget/affectation est disponible.
      
      
  1. Alignement des affectations et du budget JxH à partir du consommé 
  2. Ou Alignement du budget à partir des affectations
  3. Choix de la période d'application
  4. Choix du traitement des écarts : annulation des écarts ou report des écarts pour maintenir constant le budget JxH du projet

Evolution du bloc Budget de vos rapports

Mise en évidence du budget/consommé JxH :
      

Nouvel écran d'analyse du plan de charges d'un ensemble de projets/activités

Depuis le module portefeuilles, vous disposez d'un nouvel onglet "Plan de charges" proposant une vue Affectations
      
  1. Par projet/activité sur un scope limité aux habilitations de l'utilisateur connecté
  2. Filtres des projets/activités par nature, Portefeuilles, Etape-Etat, etc.
  3. Filtres des affectations par collaborateur, Equipe, Profil, etc.
  4. Vue synthétique et détaillée en JxH ou taux d'affectation
  5. Affichage complémentaire des disponibilités et du consommé
  6. Mise en évidence en rouge des sur-affectations et des JxH restants à affecter
  7. KPI permettant de filtrer en 1 clic les sur-affectations et JxH restant à affecter
  8. En cliquant sur le picto  à gauche de chaque projet/activité, accès en 1 clic au plan de charge détaillé
  9. En cliquant sur le picto  à gauche de chaque projet/activité, ouverture en 1 clic aux tâches du projet/activité pour consultation ou création de tâches

Nouvel écran de capacity planning

Depuis le module Portefeuilles, vous disposez d'un nouvel onglet "Plan de charges" proposant une vue Capacity planning.
L'accès à cette vue requiert un abonnement Manager avec des droits d'accès sur l'ensemble des projets/activités. En effet, cette vue ne peut faire sens que si l'on a une vue complète de tous les besoins de staffing exprimés dans les projets/activités.
Cette vue présente, par profil de compétences, la capacité à produire (JxH travaillés des collaborateurs) et les besoins d'affectations des projets/activités.
      
  1. Filtre sur les collaborateurs : tous / Internes / Externes
  2. Plage de temps : à 3 mois, 6 mois, etc.
  3. Synthèse par profil en JxH ou %
  4. Mise en évidence des disponibilités et dépassements
  5. KPI permettant de filtrer en 1 clic les disponibilités et dépassements
  6. En cliquant sur le picto  à gauche de chaque projet/activité, accès en 1 clic au plan de charge détaillé
  7. En cliquant sur le picto  à gauche de chaque projet/activité, ouverture en 1 clic aux tâches du projet/activité pour consultation ou création de tâches

Module Finance

Enrichissement des données présentées dans le budget détaillé            

      

  1. Ajout de la nouvelle donnée "Affectations" indiquant si la ligne budget est à affecter/consommer par des collaborateurs.
  2. Ajout des données Etape-Etat des projets/activités permettant de créer des vues distinguant les projets en cours vs des projets en qualification ou terminés.

Calculette de chiffrage : planification sur 5 ans au lieu de 3 ans

La calculette de chiffrage était jusqu'à présent bridée sur une planification à 36 mois. Vous pouvez maintenant planifier sur 60 mois.
        

Evolutions de la ligne budgétaire

Evolutions de l'onglet budget
      
  1. Ajout de la donnée Affectation : obligatoirement à Oui pour les lignes de profils internes, au choix pour les prestataires externes en fonction de si l'on souhaite gérer des affectations ou non
  2. Simplification de l'échéancier :
    1. Affichage synthétique de l'échéancier TVA
    2. Affichage synthétique du TJM de chiffrage
  3. Pour les lignes budget avec ou sans affectations : gestion d'un TJM de chiffrage par défaut issu de la ressource et pouvant être surchargé
  4. Pour les lignes budget avec affectations : gestion d'un TJM effectif portant le TJM réel des collaborateurs affectés, le TJM de chiffrage restant appliqué pour les jours restant à affecter.
Ce dispositif particulièrement évolué permet au départ de chiffrer ses lignes budgétaires avec le TJM générique issu de la ressource puis de venir mettre à jour le budget automatiquement avec les collaborateurs réellement affectés sur la ligne budgétaire.

Evolutions de l'onglet Affectations

      
  1. Ajout de l'échéancier de staffing des collaborateurs :
    1. Budget défini en JxH
    2. Lignes d'affectations
    3. Ligne de solde (reste à affecter)
  2. Affectation de collaborateurs
  3. Visualisation du consommé

Budget Collaborateurs / Masse salariale

      
Le sous-budget "Masse salariale" est renommé "Collaborateurs".

Il contient comme auparavant les lignes budgets de masse salariale d'équipe définies à partir de ressources Profils internes avec activation de la masse salariale.

Il contient en complément :
  1. 1 ligne budget par collaborateur telle que définie dans le module Management sur la fiche du collaborateur
    1. Par défaut, l'échéancier en € correspond au nombre de jours travaillés x TJM
    2. Pour les collaborateurs internes, si l'option rémunération est activée, c'est la rémunération qui sera prise en compte
    3. => Si vous avez choisi d'afficher ce sous-budget très spécifique dans votre budget de direction, vous intégrez donc nativement dans votre budget le coût de vos collaborateurs en JxH et en € qu'ils soient affectés ou non sur des projets/activités.
  2. 0 à 4 lignes techniques de compensation : quand vous définissez des budgets JxH et € dans des projets/activités en activant les affectations, vous faites l'hypothèse que ces budgets seront pourvus par des collaborateurs. Ainsi pour ne pas compter en double, des lignes techniques de compensation s'ajoutent automatiquement pour équilibrer votre budget :
    1. 1 ligne budget pour les collaborateurs internes et 1 autre pour les collaborateurs externes portant en négatif la somme de tous les budgets exprimés dans les projets/activités.
    2. 1 ligne budget pour les collaborateurs internes et 1 autre pour les collaborateurs externes portant les dépassement de capacité. Ces lignes sont présentées si les budgets exprimés dans les projets/activités sont supérieurs aux budgets des collaborateurs.
            

Evolution de l'organisation du consommé

Le consommé regroupe des factures fournisseurs, des temps passés et des rémunérations de collaborateurs.
Pour simplifier et spécialiser nos interfaces, ces 3 types de consommés sont maintenant séparés :
  1. menu spécialisé
  2. bouton rapide pour changer de vue
      
      

Les tableaux ont été adaptés en conséquence.
A noter dans des exports Excel ou listes de consommé, vous retrouverez comme auparavant tous les éléments consolidés.

Evolution du consommé Temps

Nouveaux principes

La sélection d'un collaborateur est maintenant requise.
La valorisation en € du consommé Temps évolue :
  1. il était jusqu'à présent réservé aux collaborateurs internes, il est maintenant ouvert aux collaborateurs externes.
  2. pour les internes : le TJM du collaborateur est pris en compte (au lieu du TJM de la ressource de la ligne budget)
  3. pour les externes : par défaut, le TJM n'est pas valorisé mais une nouvelle option dans la configuration du module Finance permet de valoriser ces temps avec le TJM défini sur le collaborateur. Attention dans ce cas de ne pas imputer de facture au risque de compte en double.

Evolution du masque de saisie

Le masque de saisie unitaire est simplifié et vous guide davantage pour une saisie mensuelle pré-alimentée.
      

Evolution de l'import en masse

L'import en masse de Temps internes devient un import en masse des temps internes et externes
Le modèle d'import évolue avec :
  1. ajout de données obligatoires sur le collaborateur : vous pouvez renseigner au choix "Référence", "Email" ou éventuellement "Prénom" + "Nom" à condition qu'il n'y ait pas d'homonyme.
  2. ajout du qualifiant sous-budget
  3. suppression de la zone TJM

Imputation de facture fournisseur sur du consommé Temps pour la valorisation en €

Si vous gérez des feuilles de temps Abraxio ou importez des temps externes sans valorisation en €, c'est l'imputation d'une facture qui viendra valoriser en € les temps passés.
Dans ce cas, au moment de saisir une facture, Abraxio détecte qu'il existe des temps passés associés au fournisseur de la facture et vous propose de ventiler le montant de la facture sur les temps saisis :
      

Imputation de commandes sur un collaborateur externe

Pour un prestataire piloté en tant que collaborateur et amené à travailler sur différents projets/activités, vous pouvez :

  1. continuer à imputer des commandes sur les lignes budgétaires souhaitées
  1. imputer la commande sur le collaborateur dans le nouveau budget Collaborateur. Ce nouveau dispositif est intéressant si le prestataire est amené à travailler sur différents projets/activités. L'imputation est alors réalisée sur une ligne unique et c'est l'imputation du consommé qui viendra ventiler l'engagé.
Dans ce 2ème cas, le budget Collaborateur doit être activé au préalable dans la popup d'édition du budget de direction dans le module Finance
      

Module Admin

Nouvelle liste de valeurs Profil

Les profils sont des macro qualifications de fonctions/compétences (Développeur, Assistance à Maitrise d'Ouvrage, Chef de projet, etc.). Ils permettent de qualifier les collaborateurs internes et externes, ainsi que vos Ressources de Profils internes et de Prestations externes dans un objectif de faciliter le staffing des projets/activités et d'analyser la viabilité du capacity planning par grande population.

Cette nouvelle liste de valeur est configurable depuis le module Admin/Configuration/Liste de valeurs dans la section Management :
      

Nouvelle option pour valoriser les temps passés des prestataires en €

Pour les prestataires, à la validation de leurs feuilles de temps Abraxio ou à l'import en masse de temps, par défaut les JxH renseignés ne sont pas valorisés en €. Dans ce cas, c'est l'imputation d'une facture qui apportera la valorisation en €.
Un nouveau paramètre est disponible pour valoriser en € les temps des prestataires en appliquant le TJM renseigné sur la fiche du collaborateur. Dans ce cas, il est important de ne pas saisir de facture en complément au risque de compter en double.
Ce paramètre est configurable dans le module Admin/Configuration/Finance dans la section Consommé :
      

Evolution de l'import en masse des utilisateurs

L'import en masse des utilisateurs est enrichi des nouveaux éléments de configuration des collaborateurs :
  1. Profil
  2. Activation des affectations
    1. Nombre de jours travaillés par mois
    2. TJM
    3. TVA
  3. Activation de la rémunération
    1. Salaire chargé mensuel
  4. Période d'application
    1. Du
    2. Au
Si les utilisateurs ou collaborateurs sont déjà créés, vous pouvez à nouveau réaliser un import pour compléter les éléments non encore renseignés. 

Breaking change

Feuilles de temps de collaborateurs internes valorisées en €

Ce changement ne concerne que les utilisateurs gérant des feuilles de temps Abraxio de collaborateurs internes à valoriser en €.
A la validation d'une feuille de temps, celle-ci est transformée en consommé. Jusqu'à présent, c'est le TJM de la ressource associée à chaque ligne budgétaire imputée qui était utilisé pour valoriser en € les JxH saisis.

Avec cette nouvelle version d'Abraxio, c'est le TJM du collaborateur qui sera pris en compte. Il convient donc de renseigner ce TJM sur les fiches des collaborateurs dans le module Management.
Rassurez-vous, cette nouveauté n'a aucun impact sur les feuilles de temps déjà validées et vous serez alerté au moment de valider les feuilles de temps si vous oubliez de le faire.

Import en masse de temps internes : nouvelle zone "Collaborateur" obligatoire

Ce changement ne concerne que les utilisateurs qui utilisent l'import en masse de temps internes.
Jusqu'à présent l'import en masse et la saisie de temps internes ne permettaient pas d'associer un temps passé à un collaborateur.

Cette association devient obligatoire. Dans le nouveau fichier d'import, vous disposez de nouvelles colonnes "Référence", "Email", "Prénom", "Nom". Vous pouvez renseigner au choix "Référence", "Email" ou éventuellement "Prénom" + "Nom" à condition qu'il n'y ait pas d'homonyme.
En complément, la zone TJM est retirée du modèle d'import. Il doit être renseigné au niveau du collaborateur dans le module Management et est automatiquement exploité par Abraxio.
Rassurez-vous, tous vos imports ou saisies déjà réalisés ne sont pas impactés. Pour votre prochain import, téléchargez le nouveau modèle d'import et veillez à bien renseigner ces nouvelles zones.



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