Release Notes Abraxio - 17 octobre 2024
Cette nouvelle release apporte des évolutions majeures sur la gestion des habilitations :
- Refonte de la gestion des droits et des habilitations : une gestion plus fine des habilitations vous est proposée afin de mieux répondre aux besoins de vos organisations
- Nouvelle fonctionnalité de gestion de Rôle : ces rôles vont vous permettre de paramétrer facilement les habilitations des utilisateurs
- API de lecture des commandes et des factures : de nouvelles routes API vous permettent de récupérer les commandes et factures d'un exercice
- D'autres évolutions viennent compléter cette version : ajout d'un export Excel des jalons clés au niveau Portefeuilles, ajout d'identifiants fonctionnels sur les factures/commandes, modification de l'accès à la suppression des factures, ...
Découvrez leurs détails ci-dessous !
Refonte de la gestion des habilitations
1. Nouvel écran de gestion des habilitations et ajout d'options
Pour apporter plus de finesse dans la gestion des accès aux données, une refonte complète de la gestion des habilitations a été déployée :
- Une nouvelle option permet de choisir le mode de gestion des habilitations. Deux modes de gestion d'habilitations sont disponibles :
- Personnalisées : les habilitations sont définies sur l'utilisateur et lui sont propres,
- À partir d'un rôle : l'utilisateur hérite des habilitations définies pour le rôle qui lui est attribué (voir nouvelle fonction de rôle ci-après)
- La gestion des "Scope" est remplacée par la gestion des "Périmètres d'action" :
- De nouveaux scopes sont disponibles : Fournisseurs et contrats. Cela permet de gérer plus finement les accès aux données du module Fournisseurs.
- Certains scopes sont renommés :
- Equipes => Collaborateurs
- Sous-budgets => Lignes budgétaires
- De nouvelles options de gestion plus fines sont disponibles :
- Pour tous les objets, il est désormais possible de définir un accès : en consultation, en modification et en création/ suppression
- La gestion des accès aux Fonctions transverses est renommée Droits spéciaux
Sur les Projets/Activités, les droits en Modification ne sont pas encore dissociables des droits en Consultation :
Droit Modification (non modifiable) = Droits de Consultation. Ces droits seront paramétrables de manière indépendante dans une prochaine version.
Les principes d'abonnement et d'accès aux modules associés ne sont pas modifiés.
Accédez à la documentation complète dans l'article Gestion des utilisateurs > Détails des habilitations.
2. Impacts et perspectives
La gestion plus fine des habilitations va vous permettre d'affiner le périmètre des données accessibles en Consultation / Modification.
- Module Finance
- Les données des utilisateurs seront restreintes à leur scope (Consultation / Modification) dans l'ensemble des vues du module et dans les exports. Il est donc maintenant possible de donner accès à un manager au module Finance uniquement sur son périmètre budgétaire en lecture et en écriture.
- Lors de la saisie manuelle des factures ou saisie GED : la liste des lignes budgétaires proposées pour l'imputation des factures sera restreinte au scope Ligne budgétaire "Modification" de l'utilisateur. À noter : lors de la saisie GED, l'ensemble des documents reste accessible.
- Intégration en masse des factures: avec un scope Lignes budgétaires modification "affectées uniquement", les utilisateurs ne verront que les factures qui leur sont affectées.
- Module Management
- Les données des collaborateurs seront restreintes à leur scope (Consultation / Modification) dans l'ensemble des vues du module et dans les exports. Il est donc maintenant possible de donner accès à un manager au module Management uniquement sur ses équipes en lecture et écriture.
- Module Fournisseurs
- Les scopes lecture et écriture sont séparés, et les fournisseurs et les contrats sont explicitement séparés dans le paramétrage des habilitations.
- On peut donc être en modification complète sur les fournisseurs sans aucune visibilité sur les contrats.
- La lecture sur les contrats nécessite au moins la lecture sur les fournisseurs.
- Module Portefeuilles
- La création/suppression de projets et activités peut être restreinte
- Documents
- Les profils Direction et Collaborateur ne peuvent plus modifier ou ajouter de documents dans la GED.
Lors du déploiement de cette fonctionnalité, les nouvelles habilitations des utilisateurs sont initialisés comme suit :
- Les habilitations de vos utilisateurs sont paramétrées en mode "Personnalisée"
- les nouvelles habilitations sont initialisées de manière à conserver les droits actuels, par exemple :
- l'accès aux Contrats est activé pour les utilisateurs qui avaient accès aux Fournisseurs,
- l'option Création /Suppression est cochée pour tous les utilisateurs ayant des droits de modification sur les objets.
- le scope actuel "Affectés uniquement" sur les équipes et les sous-budgets devient donc Lecture "Tous" et Ecriture "Affectés uniquement"
Vous pourrez ensuite personnaliser ces droits en utilisant les nouvelles fonctionnalités, en fonction de vos besoins.
Création de "Rôle" pour gérer les habilitations
Pour vous permettre d'initialiser facilement les habilitations de vos utilisateurs, une nouvelle fonctionnalité de gestion de rôle est accessible depuis le module Administration > Utilisateurs > Onglet Rôles :
Ces rôles types pourront être créés facilement :
- à partir de zéro
- à partir d'un utilisateur (copie de ses habilitations pour initialiser le rôle)
Chaque rôle permet de définir l'ensemble des éléments d'habilitation des utilisateurs :
- les modules accessibles,
- les scopes accessibles en Consultation / Modification sur chaque module,
- les droits de Création / Suppression,
- les droits spéciaux.
L'affectation d'un rôle peut être réalisée :
- Individuellement sur chaque utilisateur depuis le module Admin > Utilisateurs sur la fiche de l'utilisateur :
Pour afficher le détail des habilitations d'un utilisateur associée à un rôle, cliquez sur l'icôneà droite du rôle sélectionné.
- en masse grâce aux opérations en masse sur les utilisateurs, accessibles depuis le module Admin > Utilisateurs > Onglet "Utilisateurs" :
- par mise à jour en masse du champ rôle grâce à l'import en masse d'utilisateurs
Le champ "Rôle" a été ajouté au format d'import et peut être renseigné à partir d'un fichier d'import. Pour plus d'informations, consultez l'article Imports en masse.
Retrouvez la documentation complète sur la gestion des rôles dans cet article : Gestion des rôles.
API de lecture des commandes et factures
Trois routes API supplémentaires sont disponibles pour la restitution de données en masse :
- GET /v1/datasets/budgets/{budgetId}/orders
Liste des commandes d'un exercice
- GET /v1/datasets/budgets/{budgetId}/consumption
Liste des lignes de factures d'un exercice
- GET /v1/datasets/budgets/timesheets/dimensions
Description du paramétrage des axes analytiques des feuilles de temps
Accédez à la documentation complète dans cet article : Abraxio APIs - Restitution de masse ("Datasets")
Autres évolutions
- Ajout des jalons de mise en service dans l'export global des projets et activités
L'ensemble des jalons de type "Mise en service" sont exportés dans l'export Excel projets et activités, disponible au niveau du Module Portefeuille :Chaque jalon est exporté avec Nom Projet / Libellé du jalon / Libellé de l'élément Parent du jalon / Date courante du jalon / Date de référence du jalon si existante, Jalon atteint (O/N).
- Ajout d'identifiants fonctionnels sur les commandes
Ces identifiants "fonctionnels" stables sont attribués aux lignes de commandes. Ils se présentent sous la forme d'une chaine de 26 caractères alphanumériques, ils peuvent être utilisés dans des outils externes à Abraxio pour identifier les objets Abraxio de manière unique. Ces identifiants sont disponibles dans les exports Excel "Données Commandes", accessibles depuis les exports du budget, d'un projet ou d'une activité.
Dans les export Excel "Données Commandes", les identifiants "techniques" (ID Commande) des lignes de commandes sont remplacés par les identifiants fonctionnels.
- Ajout d'identifiants fonctionnels sur les factures et lignes de factures
Comme pour les commandes, ces identifiants "fonctionnels" stables sont attribués aux factures et aux lignes de factures. Ils se présentent sous la forme d'une chaine de 26 caractères alphanumériques, ils peuvent être utilisés dans des outils externes à Abraxio pour identifier les objets Abraxio de manière unique. Ces identifiants sont disponibles :
- Dans les exports Excel des factures "Données Consommé", accessibles depuis les exports du budget, d'un projet ou d'une activité
- Via le menu contextuel des factures pour l'identifiant de facture (ID Facture) :
Dans l'export Excel du budget, onglet "Données consommé" les identifiants "techniques" des lignes de factures (ID Conso) sont remplacés par ces identifiants fonctionnels et une colonne ID Facture est ajoutée.
- Modification de l'accès à la suppression de facture
La suppression de facture est désormais accessible via le menu contextuel des factures :
- Ajout de champs dans les dictionnaires de données des tableaux
- la Référence fournisseur est ajoutée dans les vues Commandes et Budget détaillé,
- le Nombre de lignes est ajoutée dans les vues Revue risques, Capacity planning, Contrats, Echéances, Factures/Temps/Rémunération.
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