Clôturer proprement un projet
Préambule
La clôture d’un projet est la dernière étape de son cycle de vie, pour la réaliser proprement dans Abraxio, nous avons identifié 12 étapes que nous vous présentons dans cet article.
1 - Mettre à jour les dates et les jalons du Gantt
1.1 : L'avancement
Dans Abraxio, chaque objet (activité, phase, lot) de plus petit niveau du Gantt définit une durée en jour et un pourcentage d'avancement.
A la fin du projet, ces objets doivent atteindre un avancement de 100%.
Exemple : mon objet a un statut d'avancement de 95%, je viens déplacer le curseur situé sous les barres horizontales pour qu'il atteigne 100%.
1.2 : Les jalons du Gantt
Pour clôturer proprement le projet, les jalons correspondant aux dates clefs du projet doivent être atteints (ex : un livrable, une instance de validation, etc.).
Exemple : Mon jalon "mise en service" n'est pas mis à jour, je clique sur mon objet et complète le formulaire .
Je clique sur le bouton oui à "jalon atteint".
Mon jalon est validé.
2 - Retirer les affectations éventuelles post fin de projet
Le plan de charge doit être équilibré, le budget JxH aligné sur la consommation réelle du projet et les affectations sur les mois futurs retirées.
Dans notre exemple, on constate des écarts entre le budget et le consommé du mois de juillet et des JxH budgétés sur le mois d'août pour la collaboratrice Line Renaud.
2.1 : Alignement du budget sur le consommé
Une discussion avec vos parties prenantes peut être nécessaire pour arbitrer les consommations enregistrées, et ainsi valider ou invalider les temps imputés sur le projet.
Pour vous faciliter la tâche, utilisez le bouton "Gérer" pour aligner le budget JxH à partir du consommé.
2.2 : Les affectations sur les mois futurs sont retirées.
Les affectations et le budget des mois futurs sont retirés sur les lignes budgétaires (en bleu) et sur les lignes d'affectation des collaborateurs.
Exemple : cliquez sur les cases du budget concernées et indiquez un montant de 0 pour qu'il n'y ait plus de budgets JxH sur le mois d'août.
Il ne doit rester aucun écart résiduel entre le budget et la consommation de vos collaborateurs.
Résultante : le budget ne contient plus d'écart de consommation sur le mois de juillet et ne contient plus de budget résiduel sur le mois d'août.
3 - Vérifier que les dates du budget et les dates projet soient alignées
Les dates du planning et les dates du budget doivent coïncider à la clôture du projet, un projet terminé ne peut plus porter de budget sur ses lignes budgétaires et son plan de charge.
Exemple : si les étapes 1 et 2 ont été réalisées correctement, vous n'aurez rien à faire à cette étape.
4 - Bloquer la saisie par les collaborateurs (clôturer les lignes budgétaires)
Afin d'éviter d'éventuelles consommation résiduelles sur le projet, nous vous conseillons de clôturer les lignes budgétaires.
Cliquez sur les cases "état" des lignes budgétaires concernées et sélectionnez "clôturée".
Vos collaborateurs ne pourrons plus imputer du temps sur ces lignes budgétaires.
5 - Clôturer ou basculer les risques d'un projet
Certains risques peuvent être clôturés et d'autres dits "résiduels" prolongés sur l'activité.
- Dans le premier cas, le statut du risque est changé en "terminé".
- Pour les risques résiduels "acceptés" , si ce risque est toujours actif en fin de projet, on va le "basculer" sur l'activité de Run correspondante avec le plan d'action associé.
Ouvrez le formulaire de gestion des risques et passez vos risques à l'état "terminé" puis recréez le risque dans l'activité de RUN concernée.
Exemple de risque résiduel : "SI le développement des logs d'analyse ne sont pas réalisés ALORS il sera difficile de garantir les SLA en production"
6 - Clôturer ou basculer les tâches relatives au projet
C'est le moment idéal pour faire du ménage : clôturez les tâches réalisées et/ou modifiez l'association des tâches.
Exemple : on modifie l'association de la tâche du projet PRO00002 à l'activité RUN 00001.
7 - Equilibrer le budget € sur l'engagé et solder les commandes en cours
Pour équilibrer votre budget, nous vous conseillons l'utilisation d'une vue comparative Budget/consommé de l'échéancier de votre budget.
Dans le module finance, ouvrez le sous budget du projet puis sélectionnez le budget détaillé. Cliquez sur "affichage" pour paramétrer une vue échéancier avec comme "donnée principale" le budget et comme "donnée secondaire" le consommé.
Un travail d'alignement du budget est à réaliser, le budget et le consommé doivent être égaux et les commandes en cours soldées.
Exemple : notre ligne budgétaire Abonnements Power BI porte un budget de 1000€ sur le mois d'avril et un consommé de 800€ sur le mois de juillet .
- Je supprime les 1000€ du mois d'avril.
- Je renseigne 800€ sur le budget du mois de juillet.
- Je solde ma commande.
Répétez cette action sur l'ensemble des lignes budgétaires.
Notre budget € est équilibré, les budgets/ consommés sont alignés et les commandes soldées.
8 - Mettre à jour les dates d'immobilisation
Nous vous conseillons de réaliser cette étape conjointement avec votre contrôle de gestion.
Exemple : dans votre budget, sélectionnez les lignes budgétaires de vos immobilisations et indiquez la date du début d'immobilisation souhaitée.
Dans notre exemple, le projet est terminé fin juillet, la date de début des immobilisations est au mois d'août.
9 - Intégrer les coûts du RUN éventuels dans les activités de l'année N+1 (scinder les lignes CCAs)
A la fin du projet, si des dépenses récurrentes ont été engagées pour le projet et intégrées au budget du projet, il est nécessaire passer ces dépenses récurrentes futures par une activité (c'est le coût du RUN).
Pour éviter cette opération, il est courant que ces coûts soient directement inclus dans une activité au moment où ils sont découverts par le projet.
Les opérations suivantes doivent être réalisée APRES que le budget N ait été prolongée sur N+1
Ces opérations sont réalisées avec votre responsable budgétaire ayant accès au module Finance.
Exemple : Suite au "Projet Alpha" qui consistait à déployer l'outil Abraxio dans mon entreprise, je vais être facturé annuellement de mes abonnements Abraxio.
Sélectionnez la ligne budgétaire portant cette dépense (ici "Abraxio abos") puis sélectionnez le sous-budget cible "IT Management"
Choisissez "Créer une nouvelle ligne"
Renseignez les champs requis :
Le mois renseigné "A partir de" permet de répartir les CCAs de la bonne manière :
- Avant ce mois, les CCAs resteront sur le Projet
- Après ce mois, les CCAs passeront sur l'Activité ciblée
Important : N'oubliez pas de faire créer le contrat de votre fournisseur et les échéances associées si vous ne l'avez pas encore fait !
10 - Passer le projet à l'état "Terminé"
Dans l'onglet "définition" du projet, passez le projet à l'état "terminé".
Il s'agit des états standards proposés par Abraxio, votre entreprise a pu les personnaliser.
11 - Puis à archiver (en fin d'année pour ne pas polluer les vues N+1)
Lorsque vous n'avez plus d'actions à réaliser sur votre projet et que vous ne souhaitez plus le voir apparaitre dans votre portefeuille, vous pouvez l'archiver.
12. Optionnel : Initialisation du REX du projet
Pour suivre le REX de vos projets, nous conseillons de créer un/deux axes analytiques au niveau du budget pour suivre son avancée.
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