Différents comportements applicatifs sont à connaitre :
1. Dans le cadre d'un projet dont les dates sont comprises dans l'exercice budgétaire :
Que l'état de ma ligne budgétaire soit modifié depuis la finance ou le projet, la ligne budgétaire étant uniquement sur le même exercice, l'état de la ligne sera modifié de la même manière.
2. Dans le cadre d'un projet pluriannuel :
Dans le cadre d'un projet pluriannuel, les changements effectués depuis "le projet" (Module Portefeuilles) modifient l'état de ma ligne budgétaire sur l'ensemble des exercices que couvre mon projet. A contrario, la modification de la ligne depuis mon exercice budgétaire (Module Finance) ne modifie pas l'état global de la ligne de mon projet, mais seulement la "portion" de ligne budgétaire qui est présente sur l'exercice budgétaire en cours.
En effet, même si le statut est modifié depuis la finance, depuis le module Portefeuilles, nous aurons une vision générale de ce statut. Ainsi une ligne dont l'état est "clôturée" depuis la finance pourra tout de même avoir un état "en cours" dans le projet, car ma ligne budgétaire est par défaut "en cours" sur les années suivantes.
Comment procéder ?
Si vous souhaitez modifier l'état complet de la ligne budgétaire pour la durée globale du projet (dans le cadre d'un projet pluriannuel) il faut donc effectuer la modification sur le projet depuis le Module portefeuilles.
À l'inverse, si vous souhaitez (toujours pour un projet pluriannuel) clôturer la ligne uniquement pour l'année en cours et permettre de saisir du consommé pour les années à venir du projet, alors il faut venir clôturer la ligne budgétaire depuis le module Finance.
Prenons l'exemple suivant :
Les dates de mon projet sont de juin 2023 à septembre 2026.
Nous sommes en juin 2024, je souhaite clôturer la ligne de mon projet pour mon exercice en cours. Je réalise l'action depuis le Module Finance.
- Que se passe-t-il ?
- Depuis le module Finance, l'état de ma ligne est "clôturée" sur l'exercice 2024.
- Depuis le module Portefeuille, le statut de la ligne budgétaire est "en cours"
- La modification depuis l'exercice ne modifie pas l'état de la ligne de mon projet lorsque mon projet est pluriannuel (2023, 2024, 2025 et 2026).
- Que faire pour clôturer la ligne budgétaire de mon projet dans sa totalité ? (soit 2023,2024,2025,2026)
- Se rendre sur la ligne budgétaire depuis le module Portefeuilles et clôturer la ligne depuis le sous-budget du projet.
Pourquoi ce comportement applicatif ?
Dans le cadre de vos projets pluriannuels, il arrive souvent que l'on vous donne des directives annuelles, des budgets de prestation à ne pas dépasser par exemple.
Dans l'objectif de bloquer sur mon année en cours la saisie de temps/ le consommé de ma ligne budgétaire concernée, il est donc possible de clôturer cette ligne budgétaire depuis le module Finance.
Il ne sera plus possible d'enregistrer des factures sur l'exercice en cours, mais vous pourrez saisir des factures sur les années suivantes du projet tant que la ligne n'est pas clôturée depuis le Module Portefeuille.