Dans quel cas utiliser les commandes pluriannuelles ?
Dans Abraxio, une commande pluriannuelle permet de gérer l'engagé sur les exercices futurs (voir ici pour les notions d'engagé / consommé)
Elle est particulièrement utile dans le cadre de marchés pluriannuels pour lesquels vous commandez une unique prestation (ou service) en année N que vous engagez également sur les années suivantes.
Un bon moyen de savoir si une commande est pluriannuelle est d'identifier si vous allez, sur les années à venir :
- Recevoir plusieurs factures sur plusieurs années pour cette seule commande → Commande pluriannuelle
- Devoir repasser une commande chaque année pour conserver le service → Commande annuelle
Vous ne renseignerez donc qu'une seule fois cette commande en précisant les sommes engagées par année :
Lors de la prolongation budgétaire de N sur N+1, l'engagé sur l'année N+1 sera automatiquement enregistré par Abraxio.
En complément, si vous voulez être averti de la fin de la période de renouvellement de cette commande afin de ne pas oublier de la prolonger (ou de l'arrêter), vous pouvez utiliser la notion de Contrats et d'Echéances dans le module Fournisseurs : Gestion des échéances des contrats (abraxio.com)
Même si une commande pluriannuelle est très souvent liée à une Charge Constatée d'Avance (CCA), il ne faut pas confondre les deux notions.
La commande d'un service en ligne payée annuellement pour 12 mois d'utilisation effective (c'est le cas d'Abraxio par exemple) est une CCA, mais pas une commande pluriannuelle : effectivement, la commande couvre la période des 12 mois à venir, mais vous ne recevrez qu'une seule facture, sur l'exercice N. Vous n'aurez donc pas d'engagé sur N+1 pour lequel vous devrez payer une facture.
Si vous souhaitez quand même que vos dates de début/fin de commande fassent apparaitre cette période de couverture, il est très important de NE PAS renseigner de budget sur les années suivantes
Pour plus de précisions sur les CCA, vous pouvez vous référer à l'article suivant : Gestion des immobilisations, dotations et charges constatées d'avance (abraxio.com)
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