Structurer et configurer Abraxio : Guide pas à pas d'initialisation et de configuration par import

Préambule

Cet article décrit la méthode recommandée pour structurer et alimenter Abraxio, en respectant un ordre logique de configuration et d’import des données. Suivre ces étapes permet de sécuriser la reprise de données, d’éviter les ressaisies manuelles et de garantir un démarrage rapide. Pour cette présentation nous partons du postulat que vous souhaitez configurer l'intégralité de la solution. 

Avant de débuter, nous vous recommandons d'échanger avec votre Customer Success Manager afin que nous puissions vous conseiller 

Note importante sur les imports : dans Abraxio, un import ne remplace jamais une donnée existante. Les imports viennent uniquement compléter les champs libres non renseignés. Il est donc essentiel de structurer la plateforme avant les imports et d'anticiper les valeurs nécessaires dès le départ. 

Les imports sont limités à 350 lignes budgétaires afin que votre navigateur ne se fige pas. Si vos fichiers d'import contiennent plus de 350 lignes, il est alors nécessaire de découper ces fichiers et de réaliser plusieurs fois l'import.

Étape 1 : Structurer le module Portefeuille

Cette étape est essentielle car elle conditionne l’ensemble des imports à venir.

À réaliser :

1. Création des Portefeuilles
   
2. Personnalisation des cycles de vie projets / activités -> Configuration du module Portefeuilles
   
3. Personnalisation des projets et activités avec les Axes analytiques correspondants
   
4. Configuration du scoring -> Rubrique projet Besoins et valeurs apportées
   

Astuce : Anticiper le scoring 

Si vous ne connaissez pas encore vos critères de scoring définitifs, nous recommandons de créer des valeurs “à vide” (ex. : Axe 1 à définir, Critère à venir). 

Pourquoi ?

1. Une valeur de scoring non configurée avant la création des projets devra être sélectionnée manuellement et unitairement par projet après coup.
   
2. Il est plus simple de renommer ou supprimer une valeur existante que de la créer tardivement.

Étape 2 : Ouverture d’un exercice budgétaire

Configuration de l'exercice budgétaire destiné à recevoir le budget. Via Initialisation du budget annuel

Point de vigilance important

Abraxio ne permet pas de créer un exercice budgétaire de manière rétroactive.

Exemple : Si vous commencez par ouvrir le budget 2025, vous ne pourrez plus créer 2024. Il est donc crucial d'anticiper la période de reprise de données avant toute ouverture d'exercice. 

Même si vous ne comptez pas l'utiliser au départ, nous vous recommandons de configurer l'exercice précédent (ex: 2025) puis de le prolonger directement (ex: sur 2026).  

Étape 3 : Module Fournisseurs

Afin de pouvoir importer par la suite vos lignes budgétaires et vos prestataires externes, il est nécessaire d'importer les Fournisseurs de ceux-ci en amont.

1. Import des fournisseurs
   

Etape 4 : Activation de la saisie des temps (optionnel)

1. Si vous souhaitez utiliser les fonctionnalités de saisie des temps pour vos collaborateurs internes ou externes, cette étape permet de préparer la configuration des collaborateurs et des lignes budgétaires.
   

Cf : Comment initialiser le suivi des temps ?

Étape 5 : Module Equipe 

• Création des équipes
  
• Si vous souhaitez utiliser les fonctionnalités de capacity planning pour vos collaborateurs, il est nécessaire de configurer les profils. 

Il est recommandé d'anticiper au maximum les paramètres de configuration des collaborateurs avant l'import de ceux-ci. Par exemple :

1. Les axes analytiques qui seront nécessaires pour vos collaborateurs (exemple : site; type de contrat;...)
   
2. Les profils associés à chaque collaborateur
   
3. Les modes de gestion (Affectations; TJM; Capacité; Rémunération; calendrier de travail)
   
4. Les feuilles de temps et leurs paramètres
   

Si vous n'importez pas ces données dans l'import global des collaborateurs, il vous faudra venir configurer manuellement et unitairement certaines valeurs pour chaque collaborateur pour chaque paramètre.

• Préparation et import des collaborateurs internes et externes

À ce stade, l’objectif est d’avoir :

1. Une structure organisationnelle claire
   
2. Des collaborateurs identifiés
   

Étape 6 : Module Portefeuille

1. Importer les projets et activités.  
   

Étape 7 : Préparation à la gestion du capacity planning

Si vous souhaitez utiliser le capacity planning, il est recommandé de :

• Configurer les ressources et profils
  

• Créer un axe analytique temporaire dans le module Finance, portant le même nom que les ressources
  

Cet axe sera utilisé ultérieurement pour faciliter l’affectation après l’import budgétaire, car à ce jour, il n'est pas possible d'importer directement la ressources sur ces lignes budgétaires.

Étape 8 : Module Finance

Préparation et import des lignes budgétaires via le fichier d'import. 

Attention : Il n'est à ce jour pas possible d'importer directement les ressources depuis le fichier d'import du budget. 

Méthode recommandée : 

1. Utiliser l'axe analytique temporaire créé précédemment pour spécifier la ressource

2. Dans la plateforme : 

1. Créer une vue filtrée par valeur d'axe
   
2. Sélectionner les lignes concernées 
   
3. Appliquer la ressource par glisser/déposer 
   
4. Enregistrer

 Cas particulier des lignes CCA 

Les lignes budgétaires de type CCA ne peuvent pas être renseignées par import.

Bonne pratique :

• Créer en amont un deux axes analytiques temporaires sur les lignes budgétaires. L'axe 1 : indique CCA à oui et l'axe 2 indique la durée de votre CCA. 

• Ces axes permettront d’identifier facilement les lignes CCA après import et de les traiter manuellement après l'import.
  

Étape 9 : Finalisation de la configuration des collaborateurs 

Vous pouvez compléter certaines données collaborateurs en :

1. Téléchargeant à nouveau le fichier d’import
   
2. Enrichissant les champs complémentaires
   
3. Réimportant le fichier dans Abraxio
   

Cette étape permet une montée en qualité progressive sans bloquer le démarrage.

Conclusion 

En respectant cet ordre de configuration et d’import, vous sécurisez la mise en place d’Abraxio et limitez les corrections manuelles. 

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